1 数字化档案管理概述
在数字化档案管理模式下，需先通过拍摄或扫描等技术将传统纸质档案转化为电子档案，再以电子形式保存在电脑里。接着，借助专业软件进行电子档案管理，并利用互联网实现档案共享。此种基于数字化科技的档案管理模式已逐渐取代传统模式。数字化档案管理能显著提高工作效益、档案信息利用率和信息共享率，并根据用户需求进行大数据分析，发掘档案信息的潜在价值，从而全方位支撑企业运作。
2. 数字化档案管理优势
2.1 自动化办公节省资源消耗
数字化档案管理实行无纸化办公，大部分工作可由计算机系统、办公软件、信息技术及大数据技术自动处理。这既提高了档案管理质量和效率，也解放了人力，降低人为错误，避免了人力成本、管理成本、时间成本的损失。
2.2 实现档案资源高效共享
一份电子档案可通过网络同时传递给多个用户，各部门、各岗位人员可同时查阅和使用档案，加速工作进程，有效降低时间成本，实现档案信息的高效利用。
3 当前企业数字化管理的困境
3.1 业务为主，忽视档案管理重要性
部分企业过度关注主营业务，包括高层领导和各级管理人员在内，对档案管理缺乏足够重视。另外，一些企业领导存在数字化认知不足、管理观念陈旧等问题，未能认识到引入数字化档案管理的深远影响。因此，要么未实施数字化管理，要么在引入过程中因人、财、物、技、制等因素缺乏支持，导致数字化管理进展缓慢，效果不佳，甚至可能造成资源浪费。
3.2 档案管理标准缺失，制约效率提升
数字化档案管理的高效运行，离不开完备的管理标准。该标准应明确档案收集、录入、管理、调用等各环节的具体要求，以确保档案管理的规范化和标准化。然而，部分企业尚未建立此类标准，导致后续工作出现诸多不规范、不及时、不完善的问题。例如，计算机系统中的档案目录信息或档案数量与实际不符，档案调用、借阅审批流程混乱等。这些问题严重影响企业数字化档案管理的效果，无法满足实际需求。
3.3 数字化技术应用水平较低，影响发展进程
尽管部分企业已采用数字化档案管理模式，但在实践中仍暴露诸多技术问题。如不同企业对数字化档案管理的需求存在差异，但部分企业在搭建数字化档案管理平台前，未充分考虑自身需求，盲目借鉴他人经验，导致平台投入使用后出现诸多不合理、不适用的问题。此外，部分单位所购档案管理软件并不适用于其实际需求，导致利用率低下，且部分档案管理系统存在信息安全风险。这些技术问题不仅限制了档案管理水平的提高，也在一定程度上阻碍了企业的发展步伐。
4 数字经济背景下优化企业档案管理策略
4.1 强化对数字化档案管理的重视程度
4.1.1 充分认识数字化档案管理的重要意义
在信息化时代背景下，企业主要管理者要充分认识到信息的重要价值。尤其对于档案信息而言，不仅具有显性价值，还具有较高的隐性价值与潜在价值。如果能够利用数据化技术对其隐性价值进行高效开发与利用，档案信息势必可以发挥出巨大的职能作用。比如，运用数据信息查询工具，从以往的档案资料中提取一些失败的经验教训或者宝贵的成功经验，将其运用到一些重要工作的前置化管理、突发事件应急处理、优化改革方案等环节当中，可以帮助相关负责人做出正确决策，规避各类风险，使企业获得更快、更好的发展。因此，从企业管理团队到档案部门，要全面加强对数字化档案管理工作的重视程度，以“十三五”规划纲要为依据，推动数字化档案管理工作在企业内部的高效、有序开展。
4.1.2 为数字化档案管理机制的运行提供全方位支持
第一，资金投入。
企业要针对建设数字化档案管理平台及相关费用进行成本预估，建立起专项资金台账，做到专款专用，确保设备购置、技术引进、人才队伍建设等相关工作的顺利推进。
第二，技术投入。
企业可以寻找优质第三方合作机构，也可自行组建信息技术团队，用于建设数档案管理云存储平台，为实现数字化档案管理提供物质基础与技术支持。
第三，人力资源。
人力资源不仅仅局限于档案管理部门，而是通过在企业内部开展宣传教育、业务培训，配合推行相关管理举措，构建起全员参与的数字化档案管理体系，确保各项与数字档案管理相关的制度规定、业务流程、执行标准做到全员知晓、全员执行、全员落实。
4.2 完善数字化档案管理标准
企业在制订数字化档案管理标准时，需要关注以下几个方面。
4.2.1 明确档案管理创新目标
相关负责人要充分结合本单位实际情况，例如设备选择、系统内存、软件开发、信息安全措施等，明确后续工作目标。只有优先明确了这些问题，才能建立起一套成熟稳定的数字化档案管理系统，使各项现代技术的优势与作用得到有效发挥。
4.2.2 明确工作质量标准
在此环节中，主要涉及档案资料的收集、整理、分类、存储、查询、借阅等节点。针对每一个工作节点，都要制订相应的执行标准，并且明确相关负责人，确保人员安排合理，工作职责清晰，执行标准有章可循，管理工作有法可依。例如，在档案收集环节，要在相关文件名称当中标注出档案提交时间与档案主要内容。以便于在后续档案信息调取与应用环节中，做到快速查询检索，提高工作效率。
4.2.3 制订档案管理流程
数字化档案管理流程内容要与质量标准体系相匹配，确保每一个节点都有人监督，有人审批，有人承担责任。比如档案借阅需要由经办人、部门领导、档案管理人员三方共同签字确认方可调用。
4.2.4 完善各项配套制度
除了档案查询、借阅、归还等制度流程以外，还要推行与之相关的奖惩制度、审核制度及考核机制，全方位、多角度促进数字化档案管理品质的提升。
4.3 提高数字化档案管理技术水平
4.3.1 保护数字化档案管理平台的适用性
企业要依据自身实际情况，打造个性化数字档案管理平台，确保平台功能模块、存储空间、登录方式、数据库更新、信息安全这几个方面均符合实际需求。
4.3.2 提高档案信息的安全性
在构建数字化档案管理平台之初，就要为系统配备完善的信息安全防护技术，例如安装防火墙，网络病毒查杀软件，定期更新病毒库等等，从源头上提高局域办公系统的安全性与可靠性，阻断网络病毒或者黑客攻击的入侵渠道，避免档案信息遭到恶意破坏或者外泄。
4.3.3 开展信息安全知识培训
在企业内部运行数字化档案管理之后，各部门、各岗位人员都要参与其中，成为电子档案的使用者。因此，档案管理部门要定期组织全员培训，讲解与数字化档案管理相关的信息安全知识、操作方法、制度流程等，增强全体人员的信息安全意识及网络病毒防护技能。
5 结语
在数字经济时代，传统的企业档案管理模式已经不再适应新的发展需求。对此，相关部门及人员有必要本着与时俱进的理念，树立起大数据思维与信息化意识，遵循档案管理工作内在运行规律，探索符合新时期的档案管理创新模式。力争呈现出优质高效的工作状态，使档案信息的综合价值得到最大限度的开发与利用，助力企业更好地履行社会职责，为社会发展与经济建设作出积极贡献。
参考文献
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