引言
化工企业是集管理、执行、智力密集型的企业，内部人员是重要的人力资源和国家财富，促进其稳定并长期健康发展至关重要。人事档案材料最重要的特点就是准确性与权威性，如果因为档案管理工作不规范而造成信息错误、遗漏，那么人事档案材料很大程度上就失去了其作为员工聘用、职位晋升等的参考依据。从我国许多化工企业人事档案管理的现状来看，还存在很多不规范的问题，需要采取有针对性的策略予以完善，提高人事档案规范化管理水平。
1化工企业人事档案规范化管理的重要性
1.1有利于提高档案管理效率
社会不断的发展，化工企业也在紧跟着时代的步伐，顺应时代所需，从改革开放以来进行了一系列的改革。为了广泛的吸纳人才， 化工企业人员的录取采取了合同制的方式。因此，在化工企业的工作运行之下，会出现人才流动。为了保证高效、合理的人事安排，提高人事调动的效率， 化工企业人事档案管理的规范化、合理化必须要引起重视。通过化工企业人事档案管理规划化水平的提高，才能够使化工企业管理人员及时的了解人事材料，快速掌握人才的基本信息以及履职情况，节省了大量的时间，提高了办事效率。
1.2反映化工企业发展状况
化工企业人事档案资料记录了企业员工的个人信息以及履职情况等，它在一方面也反映出了企业的经营和发展情况。拥有良好发展的企业，具有人才储备多、人员流动大的特点，且企业人事档案管理水平也展现出高效化、规范化、真实化的特点，企业的培训也比较多，企业人员的整体综合素质较高;发展较差的化工企业人才储备薄弱、人员流动性差，在企业人事档案管理上，也比较杂乱无章，人员的培训也难以保证，员工的综合素质较差。
1.3有利于吸纳人才
化工企业人事档案资料高效、规范的管理，有利于吸纳人才。通过对化工企业人事档案资料合理的数据处理，能够为企业明确目前人才招聘的方向;通过对化工企业人事档案资料的分类处理，能够为企业明确下一步需要招聘的人才类型与特点。在化工企业人事档案管理的过程中，能够对员工的考核情况进行分析，发现员工在工作中的优劣势。对于能力突出、表现较佳的员工，企业予以肯定，并进行合理的岗位升迁;对于能力较差的员工，企业进行及时的二次培训，帮助其员工更好的发展。这样有利于员工的发展，有利于提高企业员工的整体素质。
2化工企业人事档案管理存在的问题
社会经济快速发展、信息技术不断进步，需要化工企业不断适应时代变化，实现自身工作的转型。根据社会发展的方向，化工企业还必须确保工作与自身发展相一致。在这方面，人事档案管理规范化和改进在许多工作中占有重要地位。旧的个人档案管理实行的是封闭管理，工作烦琐、查询困难、应用难，已经不能满足高速发展的时代需求。化工企业是促进社会发展的重要力量，需要非常重视档案管理工作的规范化，及时发现人事档案管理中存在的需要解决的问题，并针对性地加以解决，使当前档案管理水平不断提升。
2.1规范化档案管理的重要性认识不足
目前，仍有很多化工企业在人事档案规范化管理方面不够重视，以及对人力资源管理的规范性价值出现错误判断。此外，由于管理者的不够重视，人事档案管理出现边缘化和碎片化，同时也由于缺乏可靠的人力、物力和财力支持，档案管理对于人事管理水平的促进作用也得不到有效发挥，人力资源的潜力无法有效运用，这对化工企业整体运行产生不利影响。化工企业的规模、职能在面对效率的提高、社会服务的升级等大转变中，企业的性质面临多样化。这些都需要随着时代的发展提高化工企业的工作效率，但如果不妥善处理档案管理问题，就很难进一步提高化工企业的工作质量和效率。质量缺乏保障、管理者不重视、规范化建设难以成型，无法准确评估档案管理人员的能力和工作效率，这样就无法实现人员能力的有效正确的评估及对其工作岗位的合理安排。
2.2档案管理人员专业水平有待提高
在化工企业中，大多数负责档案管理的员工都不是专业的人员，大多选择的是人力资源部门各专业口兼职的员工。对档案管理工作没有足够的经验，缺乏专业性，管理知识不够导致无法高质量的完成档案管理工作。随着化工企业的进一步发展，人员流动的频繁，这对档案管理要求更高，实现规范化、专业化的管理是不可避免的趋势。然而，由于大多数企业为了降低管理成本，没有对负责管理档案的专业员工加强补给，没有为档案管理人员提供定期的专业培训和知识的更新，这样加剧了管理混乱的程度，阻碍了管理专业性的提高。此外，一些化工企业缺乏人事管理和档案管理的系统性，档案管理制度不够完善，档案管理缺乏具体操作依据，以及档案管理人员的编制随意，这些都使人事案管理规范化化变得困难。
2.3信息化建设投入不足水平偏低
管理人员信息化水平低是困扰大多数化工企业人事档案管理的主要问题，主要有两个原因。首先，档案管理人员门槛低，缺乏信息技术培训，不能实现档案管理信息化的变化，无法用现代化手段有效提高工作效率。其次，一些化工企业不明白人事档案管理的重要性，也不明白实施规范化信息化管理系统的必要性，无法使用互联网等现代化设备有效提高文件管理的效率。此外，对现代计算机系统的重视不足使得硬件和软件无法及时更新，阻碍了人事档案管理效率的提高和信息查阅的便捷。一些化工企业已经开始意识到它们在档案管理方面的不足，并进行了相应的改革，但是改革战略仍然依赖于传统的管理思维，缺乏制度机制，管理不规范、效率低，阻碍了人事档案管理质量的提高，导致档案管理薄弱、备份不全、保密性不佳、使用难、利用率不高。人事档案管理的规范化建设并不是一下就能实现的，是需要一段较长时间。传统档案管理，收集、整理、存储、调阅和其他基本都是由人工完成，管理很落后，使用效率低下，使得规范化和现代化档案管理很难实现。
3提升化工企业人事档案管理规范化水平的策略
3.1承法治精神，优化管理机制
随着社会发展，档案将得到更规范的建设，化工企业必须建立负责档案管理岗位规章制度，并建立档案管理系统。因此，优化和改进档案管理机制是一项重要的监管保证，必须通过加强职能分工、责任划分和组织保障等措施加以优化，包括以下四个方面。第一，档案管理系统的制订，确保有效执行有关制度，以及组织、领导、工作人员到位，实现组织、管理和责任的落实;第二，加强宣传管理档案，提高档案管理法律意识，提高领导意识，相关部门明确人事档案管理发挥的重要作用和职责，改善部门与员工之间配合程度和责任意识，确保及时和准确地收集信息;第三，档案管理的责任属于部门、领导，制订奖惩制度，为人事档案管理提供规范、安全、科学和有效的工作;第四，定期对档案管理进行规范化经验交流，通过提高管理人员、改变管理制度、提高管理水平等，建立高效的档案管理机制。
3.2转变管理思维，增强服务意识
档案管理的最终目的是服务，这要求人事管理人员改变旧档案管理的思路，转变原来部门责任。第一，建议加强国家级的立法以及部门执行规则。每个部门都要有具体的工作规则、操作规范、特殊的行业专业规定。这样才能有制度保障，检查督促才会更全面。提高服务意识不仅是口头上的，一定要将其落实到行动上。档案管理才有明确的方向。第二，建立档案管理系统工程。创建分支系统、模块、专业档案软件、确定从源头收集信息的不同方法，以扩大和丰富档案收集渠道、建立标准化和系统化的信息收集系统;完善人力部门，建立安全、可靠和有效的人事档案收集渠道。第三，设立联动机制。在系统完善基础上，每个系统都实行封闭和联动共享，以获得人事管理信息。建立档案联动机制，在收集档案信息时确保人员基本信息的完整，其中包括人员学历、工作经验、工资、职称、福利、家庭状况和奖励机制。第四，强化考核机制。根据系统的适当管理，实行评估和惩罚，以鼓励和促进，提高管理效率。各部门的年度评估包括档案管理的质量，将其与工资、职称等联系起来，以进一步加强人员档案管理的意识，保证人事档案管理规范化。
3.3注重选用人才，加强队伍建设
档案管理人员是档案管理工作的建设者和具体执行者，他们的工作质量直接取决于档案管理是否标准。这是加强化工企业人力资源能力的最重要途径。在选用招聘过程中，必须具备专业化知识和业务水平，提高入门门槛;必须为档案管理人员提供定期的专业培训，或根据专业培训的需要提供高效和有针对性的培训。在人事档案规范化工作中，对积极负责的人员应该大力提拔，及时晋升。这将有助于档案管理规范化取得进展，同时提高人事档案管理水平。培训重点是基础知识、专业知识和更新技能，提高管理能力，数字化、智能化和信息化的培训，提高对档案管理规范化的认识。
4结语
化工企业人事档案管理规范化是数字化和信息化管理档案的基础。数字化和信息化建设是人事档案管理规范化建设的方向。两者相互作用是建立化工企业档案管理规范化的必要途径。规章制度的建立有助于提高化工企业的责任意识，提高档案管理规范化智能化的管理水平。档案管理工作将从原始落后的凌乱管理转变为闭合循环管理，并向着集约管理，物物联通的模式发展。建立一个开放、高效和丰富的人才管理发展模式，并为化工企业人事档案管理工作的规范化提供重要的指导。
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