新时期企业档案管理创新与改革探究
​孙廷廷 魏方仕 任朔资
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​孙廷廷 魏方仕 任朔资,. 新时期企业档案管理创新与改革探究[J]. 当代管理,202211. DOI:10.12721/ccn.2022.157224.
摘要: 我国正朝着科技化、现代化、信息化的方向发展,现代化的企业管理方式,把档案管理作为第一要务,而传统的企业档案管理和服务方式显然不能满足当前发展现状。企业档案管理的创新和服务模式,是指档案要为企业的经济和发展服务,同时也要求档案管理者要勇于变革,要转变传统的管理方式。本文主要是针对目前我国企业的档案管理模式存在的问题,并给出合理的创新和改革意见,以期能使企业更好地适应时代的发展。
关键词: 企业管理;档案管理;信息化;服务模式;
DOI:10.12721/ccn.2022.157224
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0 引言

十九大提出了要加速建设创新型国家的目标。企业作为经济发展的主要力量,要加强对自主创新的投资,用创新来推动经营,提高企业的活力,要充分利用企业作为国家创新系统的骨干力量。档案管理是企业生产经营活动的一项重要基础工作,档案管理的对象主要是企业的各类档案资料、历史档案和各类资料。在企业中,档案工作和技术创新是相互影响,因此要不断提高档案管理的质量和水平。

1 企业档案管理工作存在的问题

1.1 信息化程度低

当前,很多企业还在沿用传统的管理方式,不能充分利用数字化信息管理的优势,增加了管理人员的工作量和复杂性。同时,档案数据的使用效率也较低,企业的档案管理与企业的现代化发展有很大的矛盾,这对企业的信息化、数字化发展有很大的影响。

1.2 档案保护意识薄弱

目前,部分企业和档案管理者还没有意识到档案的安全问题,把档案管理看作是一种简单的工作,只要把档案收集、整理、归档就可以了,没有档案保护意识。

1.3 企业档案管理制度不完善

由于缺少健全的、统一的档案管理体系,导致了企业的档案管理工作受到阻碍。许多企业在开展档案管理工作中,存在着归档范围不清楚、存档时限不完备、档案鉴定体系不健全的问题。在企业档案管理中,由于缺少可依循的档案管理体系,使档案工作变得更加复杂,对档案工作的顺利开展也是不利的。这也是目前我国企业在发展中遇到的困境与难题。

1.4 归档不及时

许多公司的文件,包括各种资料、证书等,在借出之后,未按规定的时限归还。有些借阅工作不到位,导致了档案的损坏、遗失。此外,一些档案管理人员的工作责任心不强,认为档案不能按时存档,不能影响到公司的发展,也不能把档案的存档工作做好。

1.5 管理人员综合素质不达标

当前,一些档案管理工作人员的专业水平和综合素质还不能很好地适应档案工作。众所周知,企业档案涉及的范围很广,包括证书、专利文件、奖章、财务文件、人事资料以及公司重大事件等,需要在进行档案分类管理时,要有较强的责任感与耐心,以保证档案分类的科学性与实效性。

2 企业档案管理创新路径

2.1 强化档案管理工作

首先,要提高企业对档案的管理水平,在平时的工作中,一定要把档案工作的重要性宣传到位,使每个员工都能意识到档案工作的重要性。不但要做表面的宣传,还要定期举办关于档案管理的知识竞赛,还可以利用各种形式的讲座来鼓励员工,让他们意识到公司对档案管理的重要性。使职工对档案管理的重要意义有了新的认识,使每个从事档案管理的人员都能形成一种良好的档案保管意识。只有如此,才能使档案工作在企业中的地位逐步提高,使每一个人在工作中都更加注重档案管理工作。

2.2 建立健全各项档案规章制度

要想对企业的档案管理模式进行改革,必须从制度上入手,深入地研究当前的企业档案产业的规律和特征,既要激发档案管理者的工作热情。同时要把工作目标作为主要的管理基础,建立健全的档案管理评价体系,对档案工作的质量和进度进行严格的控制,有效地促进档案管理的创新。建立健全档案工作的制度和管理机制,是档案管理工作中的一项重要内容。要全面评估档案管理工作的成效和方式,使其更加科学合理,才能对档案管理员进行相应的评定,可以采用优奖劣惩的方式,提高档案管理工作的质量和效率。

2.3 构建企业档案信息开放中心

当前我国经济和科技发展迅速,信息和知识已经成为推动社会发展的一个重要力量。随着互联网信息资源的日益充裕,可以将这些新的血液注入到档案管理工作中,使其建设成为一个档案信息开放中心,极大地提高企业的档案资源利用率,促进了公司的可持续发展。在实践中,要不断地优化和创新档案服务方式,有效地运用信息化技术,促进企业档案信息资源的共享。在实际运行中,用户可以登陆公司的档案管理系统,有效地查询自己所需的资料,并针对顾客的需求进行针对性的调查,通过多种方式为用户提供优质的远程服务,使档案服务能够在时空和空间上得到有效的扩展,从而建立起高效的档案管理体系。它可以方便地运用于互联网,使有关的文件数据能够及时的更新,使企业的文件数据库能够迅速地建立起来,从而形成一个企业的文件产品,对公司的发展有极大的推动作用。

2.4 提高档案工作者的信息技术应用水平

随着信息化进程的加快,新技术层出不穷,企业必须提高档案管理人员的信息化能力,以适应社会的发展。档案工作人员要对档案相关的专业知识有较深的了解,对电脑技术、资讯管理技术的掌握也要灵活。比如,在电子文档的整理中,档案管理员要对数据库进行有效的管理,并对电脑进行灵活的操作,以适应企业的工作需要,运用档案工作来推动公司的发展。企业档案管理必须积极引进专门的技术人员,以提升工作队伍的整体素质。同时,要加强员工的培训,营造良好的学习氛围,激励员工不断提高自身的知识,推动档案工作的信息化。

2.5 创新档案服务能力

企业进行档案管理,其终极目标是支持企业发展。因此,创新档案的服务能力也应该成为公司必须重视的问题。而在如何创新档案服务能力方面,企业必须认识到档案工作的重要性。我们要充分认识到档案工作的重要意义,把档案管理视为企业的一项日常工作,以保证各项管理措施的实施。其次,档案工作在档案管理工作中的作用是提前规划、支持各种专题活动,因此档案资料的工作应该是主动的。总之,档案管理应该积极主动地为企业各个部门提供目前需要的各种资料,提高档案服务的效能,从而真正地保障企业的整体发展。最后,加强档案管理系统的远程业务能力建设。为了适应企业的现代化发展需要,企业应加大对信息技术的利用,充分利用信息技术的优势,让档案信息服务变得更加便捷,继而在提升档案部门的远程服务能力同时确保企业的稳定发展。同时,要进一步深化档案编研工作。在企业的档案管理中,档案编研是一个非常关键的工作,所以提高企业档案使用的有效性,必须保证编研工作的科学性和合理性。

3 结语

在新的发展使其,档案是企业历史发展的一项精确而又可靠的文件,它对企业可持续发展和企业的全面经营起着举足轻重的作用,正确理解企业档案管理的重要意义,探索一条符合新时期企业需要、最大限度地发挥其作用的有效途径,为公司的持续、健康发展提供了无限的动力。

参考文献

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[3]张琳.企业档案管理创新与管理服务模式改进措施[J].陕西档案,2021(05):56-58.