早在2009年，国务院国资委下发了《国资委关于进一步推进中央企业信息化工作的意见》（国资发【2009】102号），在工作计划、制度建设、实施方案等方面对中央企业的信息化工作提出了要求和指导。2021年国资委下发的《关于进一步深化法治央企建设的意见》对信息化、数字化工作提出了更加具象的要求，明确要求中央企业着力提升数字化管理能力，运用区块链、大数据、云计算、人工智能等新一代信息技术，深化合同管理、案件管理、合规管理等重点领域信息化、数字化建设，实现法律合规风险在线识别、分析、评估、防控。因此，推行合同管理的信息化、数字化建设，既是企业发展的内生需求，也是落实国资委信息化管理要求的一项重要举措。
一、合同管理信息系统相比传统合同管理的优点
合同管理信息系统，是指一类可以将合同拟稿、合同审批、合同签订、合同履行监控、合同归档等合同管理动作进行电子化、数字化、智能化的计算机软件。其实现形式可以是本地化部署的软件产品，也可以是部署在云端的SaaS产品。目前市面上的常见产品有蓝凌智慧合同管理平台、SAP Ariba、一诺智能合同云平台、企企通合同管理系统、璞华采云链等等。
以蓝凌智慧合同管理平台为例，作为一款本地化部署的合同管理信息系统，将合同全生命周期管理分为合同准备、合同起草、合同评审审批、合同签订、履约监督与合同终结六大部分，六大部分有机构成了整个合同管理流程，并凸显了以下几大特征：
（一）模式化程度高
合同示范文本、常见备用条款、常见审批意见等均嵌入合同管理系统中，对于使用者而言，只需要通过点选、拖拽等方式调用，无需重新撰写；对于审批者而言，对于直接调用的条款和范本，不需要再重新审核，大大提高了审核效率。
（二）安全性高
从合同文本真实性的角度，相较于纸质合同，电子合同通常采用区块链技术保证合同文本的真实性，确保用印文本和评审文本一致，杜绝了篡改合同的可能，也不再需要鉴定印章真伪、判断骑缝章吻合度等形式保证合同真实性；从签约主体真实性的角度，签署电子合同时通常需要对签约主体或被授权人进行人脸识别认证，很大程度上杜绝了假冒签约主体签订合同或其他形式的无权代理、表见代理出现的可能。
（三）协同性强
一份合同的形成对内需要签约主体内部多部门协商，对外需要与合同相对方针对合同条款进行多轮磋商谈判。合同管理信息系统一般都具备完善的协同办公能力，可以满足多人同时编辑修改，并且每条修改都有据可查、可回溯，可以较为忠实和完整地记录合同形成的客观过程，对于判断合同形成背景、法律属性（如是否是格式条款）大有裨益。
（四）拓展性强
合同管理信息系统搭建完成后，各项功能都可以根据需求的变化进行再开发或再优化，整个系统都可以随着技术进步和新需求的提出不断完善升级。
（五）可动态跟踪
在纸质合同时代，跟踪合同进度只能通过询问经办人，或另外搭建填报系统，由经办人手动填报后进行跟踪，各类数据无法实时更新，且错误率较高；而合同管理信息系统在设定好合同维护框架与合同的关联关系后，仅需要经办人定期维护特定数据，就可以既跟踪某单个合同的进度，又跟踪与之关联的其他合同，全过程一个数据只需要填报一次，各种统计报表只从一个源头调用数据，不再需要人为填报，切实实现了“数据多跑路，人员少跑腿”。
（六）辅助功能多
由于电子数据易调用，好管理，电子合同管理系统可以从各个角度抽取合同数据进行分析，主动输出各类报表，相较于手动制作分析报表，电子报表不仅效率高，而且准确率高，可以为决策层决策提供更准确的数据支撑。
二、合同管理信息系统应用的必然性
（一）企业在合同起草和审查上降本增效的内在诉求
近年来随着社会经济的发展，各行各业的行业集中度都有持续提升的趋势，强者恒强，马太效应非常突出。而企业的扩张，必然伴随着合同规模的不断膨胀。以笔者所在的单位为例，每年需要审核各类合同2000到3000份，其中大部分为固定范本合同，用传统方式审核会做很多重复性工作，浪费大量时间。通过电子合同管理系统，可以将合同模板内嵌，模板部分不可编辑，仅需要填入特定商务信息即可完成合同起草，这既方便了起草工作，减轻了审核负担，也降低了出错概率。
（二）企业加强履约监控以防范重大风险的需求
企业的发展壮大必然伴随着各项政治风险、金融风险、商业风险的考验，同时管理层级的增加，也客观上强化了管理层通过信息化工具后台监控企业运行的需求。在此前提下，传统的填表上报由于生成慢、错误多、人工成本高等劣势已经不能满足实际管理要求，通过数字化手段实现管理目的成为大势所趋。
（三）企业通过数字化管理手段提升精细化管理水平的需求
早在2020年，国资委就启动了国有重点企业对标世界一流管理提升行动，计划用2至3年时间，推动中央企业和地方国有重点企业基本形成系统完备、科学规范、运行高效的中国特色现代国有企业管理体系，行动的主要目的之一就是推动企业管理持续迈向精细化。落实到基层具体工作上，精细化管理经常体现在上级单位下发的各种提炼管理动作和各类分析、总结、复盘工作，以期提高整个集团的整体管理能力。这种工作多是即时性工作，因此需要数字化手段保证工作成果的准确性和即时性。
三、电子合同管理系统的推广困境
（一）部分相对方配合意愿不强烈
笔者所在的企业属于建筑央企，处于产业链的中游位置。对于下游分包商，供应商等，尚可以推行电子合同，但对于建设单位、银行等强势方，则难以主动推行，只能顺应对方的要求签订合同。对于这部分合同，如果纳入电子合同系统的管理范畴，则需要手动输入更多参数，并且即便如此也无法适用电子合同管理系统的全部功能。
（二）搭建电子合同管理系统需要较高成本
搭建电子合同管理系统，虽然节约了打印、快递、通勤等单次成本，但搭建系统本身需要的资金成本并不算低。以笔者所在的单位使用的系统为例，如要实现上述全部功能，预计将发生上百万元的开发成本。此外，由于部分功能（如企业资信查询）是通过外部接入的方式由其他合作方提供，这类功能一般为按次收取费用，更容易增加使用成本。
最后，对于拥有其他自动化办公软件的企业而言，适配和兼容电子合同管理系统也需要付出一定成本。系统开发完成后，软件商也会每年收取一些维护费和使用费。
四、电子合同管理系统的发展方向展望
（一）第三方服务数量进一步提高
目前主流电子合同管理系统已兼容部分第三方服务，如查询公司资信状况时，会链接到企查查、天眼查、启信宝等第三方查询工具；调用合同模板时，可以链接到法天使等合同模板提供商等。可以预见未来第三方服务数量会越来越多，比如为证明合同文本完整性和签约主体真实性，可以链接到公证处，自动生成相关公证文书；为了降低员工学习成本，可以设置相应接口链接企业微信，直接通过企业微信调用系统功能等等
（二）功能可视化比例进一步提高
众所周知，相较于文字，各种图表更方便大众从宏观上把握事物的基本信息，此外随着移动通讯技术的普及，也催生了“低精度，高频次”接触各类工作信息的需求。可以预见，未来的合同管理系统一定会在合同审批、履约监管等多方面对数据来源进行二次处理，将各类文字、数字智能转化为图标、图形，供用户进行审批、决策。
（三）合同审查和履约监督更趋自动化、智能化
随着法律法规和行业规则的不断完善，需要注意的风险点也越来越多，合同审核人员亟需各类工具辅助合同审查，智能识别合同是否符合各项规则的要求，以免挂一漏万；另一方面，合同数量的不断推高，使得人工监控各个合同履约变得越来越不可能，也必须依靠系统进行智能跟踪，并对到达风险阈值的合同进行主动预警，及时申请人工干预。
五、结语
作为国民经济的主体与支柱，国有企业不仅应当在生产经营口和研发创新上有所作为，也应该在管理上锐意进取，向社会各企业输出先进的管理经验。合同管理数字化、智能化是提升企业管理效能及全员劳动生产率的重要手段，相信在以合同管理信息化系统为代表的信息化建设的加持下，国有企业将更实现更加高质量的发展，切实实现行稳致远。
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作者简介：何倩，女，汉族，硕士学历，中国天辰工程有限公司，法律合规部部长。
