【引言】档案管理形式多种多样，电子档案是企业应用率非常高的一种新型形式，通常将计算机设备作为保障储存资料信息。对比电子档案和纸质档案，可知其依据的存储方式更加先进，具有较强的方便性。归档工作至关重要，主要就是将电子文件和信息转变为电子档案。企业档案管理人员在开展电子归档管理工作时，一定要依据标准要求进行操作，在降低各项因素对归档管理效果造成的影响之后，提高管理效率。
1企业电子档案归档管理现状
1.1具体依据的归档制度缺乏完善性
一些企业制定和依据的电子档案归档管理制度缺乏完善性、不具备系统性，难以为管理人员提供参考依据。现有的电子归档制度中，没能明确界定归档范围责任主体，一旦发生问题无法第一时间找到责任人；归档方法标准方面涉及的内容不全面，不仅会使具体获得的电子档案存在显著差异，也无法落实统一储存工作；电子档案形式缺乏统一性，即便是同一种介质的文件也有多种形式可以选择，极易产生重复归档问题，这样就会浪费档案资源；没能及时更新制度内容，极易与现代化管理要求不符。
1.2过于依赖设备和技术
受到多媒体技术发展速度不断加快这项因素的影响，企业电子档案归档期间过于依赖先进设备和技术，如存储、读取、传输期间会依据特殊设备[1]。但是企业电子档案存储载体也在不断变化，以往的载体逐步暴露出多项不足，一旦支持读取功能就会产生档案信息空白和缺失等问题。不仅如此，电子文件结构变得非常复杂，信息来源和形式向多元化方向发展，不仅难以处理也会出现诸多非标准信息，这就要对电子档案归档管管理人员的专业能力提出严格要求，只有在电子环境中才能提高电子档案可持续性，不利于提高管理效果。
1.3人为因素的影响程度比较大
电子档案自身的特殊性比较强，主要因为形成和归档操作是在实际应用期间完成的，同时一部分档案信息在批准之后可以查询，甚至还支持共享，所以在此种状况下可以人为修改一些信息。这种错误的做法，不仅会降低信息安全，也难以保证具备完整性和真实有效性。一些企业的管理人员流动性比较大，一旦没能做好交接工作，就会加大损坏和遗失档案资料问题的发生概率[2]。除此之外，电子档案归档工作存在一定的隐蔽性，要求归档管理人员具备较强综合能力。如果在落实归档管理工作时只是简单依靠道德约束，就会出现效果不显著的问题，一旦黑客攻击企业档案系统违规获取档案信息，将严重威胁企业电子档案安全。
2提高企业电子档案归档管理效果的重要方法
2.1完善电子档案归档管理制度，提高归档管理工作效率
企业档案管理部门在实际开展电子档案归档管理工作时，一定要结合新时期发展趋势，制定完善的电子档案归档管理制度，在严格管控操作行为的基础上，及时发现并解决问题。这就要在此期间强化档案管理人员的信息化意识，让其认识到电子档案的重要性，在依据标准要求做好归档管理工作之后，提高工作效率。在原有档案管理制度中补充电子档案相关内容，在最大程度上降低人为因素造成的影响同时，为后续提高归档管理效果提供制度保障。除此之外，全面实施归档管理制度，使该项工作具有规范性和有序性。企业档案管理部门应积极承担职责，时刻关注监督机制构建情况，并充分应用信息化技术和信息化系统，以动态监管形式为主对电子档杆归档的操作行为进行管控，保证每项工作都符合标准要求。
2.2搭建信息化档案管理平台，创新归档管理工作模式
企业如果想要提高电子档案归档管理效果，就要更新管理观念，选用具有先进性和高效性的档案管理方法，如积极构建具有一定独立性、实用性的电子化平台，并要保证该平台支持实体化和虚拟化档案管理。实际上，信息化档案管控平台运行期间，不能知识对档案中的电子信息进行管理，也要将实体档案转变成电子形式，这样可以加强联系，提高管理水平。对于电子文件而言，一定要经过归档操作才可以形成电子档案，这就要求企业在建立信息化平台方面投入更多时间和精力。
为了更好地将纸质档案转化为电子信息，就要充分利用影响学技术；在凭证化处理电子信息期间，会形成相应的档案并且也会独立出来，能够建立有效且可读性高的资料。从企业的角度出发，应将每一个部门的电子档案入口统一工作放在重要位置，通过正确使用条形码技术、影像学技术，处理不同介质和不同类型的资料，在将其转化为具有统一性的入口文件之后，以最小单位使用统一的格式进行存储[3]。不仅如此，搭建的信息化档案管理平台需要支持统一、规范、流程化处理档案的功能，同时也要精准记录和查询各类资料传输痕迹。
不能忽视电子文件载体保存方面的问题。考虑到电子档案的载体会受到保存环境这项因素的影响，档案管理人员在实际操作过程中就要选用多元化方法，对企业的电子文件进行定期检测、拷贝、存储等，既要细致查看是否存在损坏问题，也要在发现异常问题之后利用先进的检测软件获取载体信息并做好校验工作。
2.3培养更多优秀人才，降低人为因素造成的影响
企业档案管理人员自身的专业能力和综合素养不能忽视，其是影响电子档案归档管理效果的一项关键性因素。基于此，需要将提高企业档案管理人员专业能力这项工作放在重要位置，如强化档案管理人员的信息化意识、提高信息化水平，这样可以更加高效地将文件信息转化为电子档案进行管理。企业档案管理部门利用现有资源，积极组织开展专业培训活动，既要让档案管理人员了解电子档案的重要性，也要保证其具备较强的归档管理能力；强化档案管理人员的责任意识，不能出现私自修改资料的现象；引导档案管理人员时刻关注信息技术发展动态，保证实际落实的电子档案归档工作符合企业现代化发展要求。
结束语：
综上，企业电子档案是非常重要的一种无形资产，通过高效开展电子档案归档管理工作，不仅可以提高管理效率，也能保证电子档案充分发挥应用价值。企业创新发展过程中离不开档案管理工作的支持，尤其在开展电子档案归档工作时，更应选用针对性的措施解决实际问题，在加快企业档案信息化建设速度之后，满足企业长远发展要求。
参考文献：
[1]任黎.重新编制《企业文件材料归档范围和管理类档案保管期限表》的方法探索——以中国电子科技集团公司第七研究所管理实践为例[J].机电兵船档案,2021(02):23-25.
[2].我省企业电子文件归档和电子档案管理项目试点通过国家档案局验收[J].浙江档案,2020(10):19.
[3]徐佳.企业电子文件归档和电子档案管理问题及对策研究[J].中国金属通报,2020(09):123-124.
