“诚信”作为和谐社会24字口诀内容之一,可以看到其在安国立邦中的重大意义,对于企业而言对企业品牌打造、社会信誉维护和企业长足发展有着重大影响,对于个人而言“人无信不可安身立命”,而“诚信”的基石为“合同”或称“契约”,一份好的工程合同或“契约”,可以保护甲方双方共同利益,使项目顺利履约,实现建设相关方各自目的,为此企业应严肃对待合同“评审”“谈判”“签约”“变更”和“总结”工作,提升合同管理水平、加强风险问题分析、做好合同风险防范。
1、合同风险分析
随着科技创新建筑工程使用功能呈现多样性,专业性越来越高,而工期要求越来越短,以及近年来国家对环境保护的决心,行政主管部门对现场施工要求越来越严,业主及供应商对项目管理专业水平越来越高等等,注定项目履约合同风险无处不在具体表现在如下几个方面:
1.1合规风险,项目手续不全不合规,项目招拍挂不完善或批件尚未完成,投资方急于上项目,应招未招或违法招标,违法分包或转包导致合同无效,企业投入得不到回报,企业利益受损,甚至导致企业信誉遭创;
1.2签约方资信瑕疵,业主资金不到位,资金来源不能保证;供应商资信风险,经济势力单薄,履约能力欠佳,劳务力不足或供应产品不达标,导致无法正常履约,法务纠纷不断,导致诉讼风险;
1.3从业人员业务水平低下,思想麻痹,合同风险意识淡漠,重施工轻资料先干活后算帐不注重相关证据保管,后期费用主张困难;重实体轻资料,忽略资料时效性,不能及时提出索赔签认,导致举证不能利益受损;重口头轻书面,轻信口头承诺,影响后期权利主张,施工现场不注重拍照录像视频等资料留存,导致分包无底线窝工及签证索赔;重备案轻保管,特别是履约人员流动性大,合同交底不及时不全面,职责不清,资料保管不规范,业务不能做到无缝衔接,出现管理盲区,事件发生背景不清楚,甚至不看合同与签约方做出不利约定,导致项目权益受损;
1.4合同经济风险,针对工程总承包项目,我国自今年3月1日才发行工程总承包计价规范,面对新的承包形式,发包人需求、功能定位不准、规模变化较大、专业界面不清、设备采购内容不详、承包范围概算审批与项目实际情况脱离,施工企业盲目追求概算尽用,签约前与工程设计协同不利,设计优化或方案比选工作滞后,效益测算不科学,设计管控预判不及时,导致超概成为合同主要风险。
2、合同管理水平提升
项目承接后在全寿命周期内,合同充斥着履约方方面面,因此合同管理须有一套完善的有机管理系统,它关系着项目正常履约,牵动着企业命脉,完善的合同管理应从全员素质教育、岗位设置人才培养、组织体系建立、业务研究水平提升来着手,实现企业合同风险防范机能。
2.1全员素质教育人员素质提升,除合同日常管理研读合同文件外,还应及时掌握合同文本背后的相关信息,对履约过程中出现的非正常现象及时以有效合约形式进行信息往来,为顺利履约保驾护航,为此从业人员业务水平应与时俱进不断提升,企业应就国家法律法规及相关政策进行及时宣贯,针对合同风险典型案例及时分享,合同管理日常应知应会开展定期培训,提升全员业务水平,同时将业务水平高责任心强的人员安排到合同管理关键岗位,重点把控合同风险筛查与关键风险、重大风险事项跟踪指导。
2.2企业应建立完善的合同管理制度制定管理办法,涵盖几个方面:(1)职责分工;(2)合同审查、签订、履行、变更管理流程及工作要求;(3)合同审批层级权限;(4)合同用印要求;(5)合同文本登记、存档、借阅、查询管理;(6)合同交底;(7)合同总结;(8)检查、追溯、追责等。制度文件围绕提高合同管理水平,规范操作行为为核心,设立合同管理专岗,定期对合同相关人员进行培训,更新涉及合同法律法规知识等内容。
2.3健全合同管理组织体系,建立网格联动式组织体系,应具备的功能为识别、监督、管控、应急和联动,围绕各级功能配备责任组织,如识别阶段的评审团队,监督和管控阶段企业基层操作团队,应急和联动阶段的企业层级对接团队,相关人员拟定风险处理方案,制定责任分工与工作时间要求一旦发生风险事项,相关团队成员应互联互通,迅疾作出反应,严禁办事拖沓相互推脱扯皮不作为,保证组织体系高效运行。
3、合同风险管控
加强组织建设,强化全员合同风险防范意识,依法签约、合规操作,规避过程中合同纠纷,维护施工企业权益和信誉。有专家说过合同管理一定要在“诉讼”阴影下来对待本职工作,话糙理不糙,对待合同各业务人员须内心充满敬畏:
3.1充分认识到合同评审的关键作用,合同签订之初做实对方的资信调查,施工合同是具有风险投资因素在内的复杂经济合同,严禁营销端盲目追求订单忽略业主方资信调查或违规操作导致合同无效,防止业主资金来源没有保证,导致进场投入没有回报,或履约不畅扯皮纠纷诉讼,企业权益不受法律保护造成严重经济损失;针对下游分包分供合同防范低价中标心理,防止供应商资信瑕疵履约能力不达标陷入履约困境,遭受业主经济索赔损失;
3.2树立合同就是双方当事人为保障合同履行而依法设定的法律环境观念,不断细化合同条款,尤其是违约、索赔和争议,严密工程变更、材料设备供应、工程款支付、价款调整、质量保修内容。防范囿于合同字面内容审核,忽略签约背景,及合同约定完整性,为此组织多业务系统合同评审至关重要,模拟项目全过程实际操作,严密筛查合同风险,鉴别合同风险级别,对突破企业底线高风险合同坚决予否决;
3.3提高合同谈判能力,科学组织谈判团队,注重谈判技巧,注意方式方法和技巧,合同谈判应建立在平等、互利、互信的基础上,坚持等价、公平的原则,权衡轻重、抓大放小,保证企业效益最大化和全面履行抓大放小,以法律法规为准绳,换位思考有理有据说服对方,求得理解,化解合同风险,争取将重大合同风险转变为可控的一般风险,针对谈判争取失败的重大合同风险,予以重新评判,如通过过程中技术操作可化解或可转移风险,提前做好风险防控方案,在项目落地后及时做好交底工作,做好过程中风险监控和落实工作;
3.4强化合同交底作用,签约后应第一时间向项目履约团队进行交底,交底内容不限于合同文件解读,须有合同风险筛查结果及管控建议,交底业务覆盖到工程承包合同、劳务合同、专业分包合同、租赁合同等与项目履约相关的所有合同文件,建立风险事项清单,定期跟踪预判及应对;
3.5把好履约阶段风险防控关,履约团队制定风险防控责任机制,制定工作目标细化责任分工,日常注意合同信息及时准确反馈,为上级决策提供必备条件,在合同条件发生变化时,及时做好资料签认处理,注重过程相关资料搜集并注意资料时效性,一切约定必须落到纸面上。强化全员合同意识,依据合同要求,规范操作,履约完毕及时进行项目复盘总结,注重风险事项处理经验分享及签约建议,实现合同风险管理闭环。
结束语:合同风险管理工作是一项长期综合管理工作,是一项动态管理工作,企业一方面要依法经营,另一方面要提高自我保护意识。未来的建筑市场竞争将更加激烈,要想在竞争环境中站稳脚跟,并长足发展,就必须提高自我,做好合同风险防范,灵活风险管理手段,提高合同风险管控能力,追求完美履约,实现企业经济利益。