档案馆当中记录的文件资料种类复杂多样，涉及到当地的发展历史、文化建设、政治建设内容，需要根据时代发展进程，不断更新相应的档案资料。因此，传统的档案管理工作方式已经无法满足档案馆的发展需求，还需要积极展开创新研究工作。
一、档案管理工作的难题及电子信息技术的应用优势
在优化档案管理工作内容及形式时，档案馆需要先分析出目前档案资料管理工作的难题。并遵循与时俱进的原则，研究解决问题的方法。
1、管理工作难题
从档案管理工作的实际情况当中可以看出，目前存在的主要问题就是档案管理工作任务量较大，给员工带来了较大的工作压力。同时，传统的档案管理工作质量及效率受到人为因素的影响比较大，存在一定的安全风险隐患。因此，新时期各个档案馆都在积极研究将电子信息技术融入档案管理工作中的方法。不过，这还需要档案馆做好资金预算工作，引进专业的计算机工作设备。另外，网络环境的复杂性问题也是影响档案管理工作有序开展的关键所在，比如，网络病毒问题，就是档案管理人员新时期需要解决的基本问题之一。
2、技术应用优势
电子信息技术在档案管理过程中，非常明显的一个作用就是使档案管理更加专业化，改变了传统的比较杂乱的管理模式，能够更加科学有序地对档案进行分类和整理，这对于提升档案管理的水平具有十分重要的意义。同时，利用电子信息技术进行档案管理有利于实现人们对资源的共享与使用，解决了人们查询档案时受到的各种限制，极大地方便了人们的查询和使用，可以提高受众对档案馆管理工作的满意度。另外，科学应用电子信息技术可以减轻员工的日常工作压力，降低管理工作的难度。让档案管理人员可以将更多的精力放在档案资料的开发利用上，发挥出档案的实际使用价值，推动新时期档案馆各项工作的可持续健康发展。
二、电子信息技术在档案管理工作中的应用方法
结合目前档案管理工作的优势及不足，档案馆应当积极结合自身工作的实际情况，对档案管理工作的内容及形式展开创新研究。
1、数据收集及整理技术
为了进一步提高工作效率和工作质量，可将电子信息技术应用到档案内容的管理当中，具体应用包括：档案文件目录存储、检索和复制；档案内容信息存储和检索；档案文件的编目、统计和汇总；档案文件关键词自动标引；档案借阅管理与咨询服务；档案文书立卷与管理；档案文件目录打印。基于传统的档案管理方法以纸质档案为主，因此，在前期构建网络工作平台时，应当采用信息扫描技术，将纸质资料录入到系统当中。基于电子信息技术具有可视化的特点，档案类型逐渐朝着多样化的方向发展。比如，可以存储图片、视频等档案。这还要求档案馆建立相应的管理机制，规范档案的存储格式。避免出现格式不兼容的情况，影响档案的使用。
2、数据备份及安全管理技术
为了保证档案信息的安全性，需要对档案信息进行备份，防止当档案信息数据丢失后，影响人们的正常使用和影响档案信息的完整性。因此，电子信息技术成为档案备份中一种常用的技术方法，通过对档案信息有关数据进行汇集，并将其储存在专门存放档案信息的硬盘或者磁带等介质内，即便是在后期管理过程中出现丢失或者损坏现象，也可以保证档案信息的顺利使用。另外，在安全管理环节，应当安装安全防火墙软件，并对系统设置登录权限。根据档案资料的不同保密等级为用户设置资料的查阅及下载权限，全面保障档案资料的存储及取用安全。
3、技术的优化研究
传统的档案管理工作面对日益复杂的市场环境和不断上升的信息量要求，其局限性越来越突出。因此，在档案管理工作中，管理人员要在观念上顺应信息化时代潮流要求，转变自身传统的工作思想观念。首先，档案管理工作者要结合时代发展情况，遵守与时俱进的原则，积极学习和更新档案管理观念，且在思想上对档案管理工作给予重视，支持电子信息技术在档案管理中的应用，保证工作的顺利进行。其次，档案管理工作人员要不断总结以往的工作经验，分析工作的优势及不足，重新分析档案管理业务的处理流程，实现各个档案管理部门之间的信息共享和档案管理部门与各行业之间的信息及时传递。对大量档案信息资源进行多元、科学、有序的整合，为社会提供有用、有效的档案信息资源。具体还可以与其他地区的档案馆建立联系，共享工作经验，推动技术创新工作的顺利开展。
4、其他注意事项
为了更好地采用电子信息技术开展工作，管理部门需要制定完善的统筹规划方案，根据自身的发展需求以及特点，编制规划内容，丰富管理方式方法。在使用电子信息技术的过程中，数据信息量很高，属于较为系统并且烦琐的工作。所以，管理人员应当充分根据档案馆的发展状况，制定关于电子信息技术的应用方案，做好各方面的规划工作。例如：在馆藏情况排查的时候，需要全面了解原始档案的载体特点、类型以及数量，保证真实性。并及时做好对过期档案资料的清理工作，避免人们使用过期档案展开学习或工作。如果档案馆在信息化建设过程中存在启动资金不足的问题，还应当及时寻求政府部门的帮助。
结论：在应用电子信息技术开展档案管理工作时，需要构建网络管理工作平台，利用信息技术完成数据的收集及整理工作，具体应当结合档案的内容及存储年限进行合理的分类。并应当做好数据备份的工作，建立安全防御机制。全面保障数据存储及使用环节的安全，避免出现数据丢失或泄露的情况。另外，档案馆要重点开展人才培训工作，组建一支专业的档案管理团队，积极结合时代发展需求对电子信息技术进行优化和创新，整个工作环节要注重于保障档案资料的真实性。
参考文献：
[1]杜金明.浅析电子信息技术在档案管理工作中的应用[J].数码设计:下,2019,(3):149.
[2]何文清.电子信息技术在档案管理中的有效应用[J].数字化用户,2019,(11):64.
