引言：近年来，通过不断增加信息建设投入，档案管理的信息化水平得到了较为明显的提升。利用管理信息系统代替人工可以实现快速查询、自助借阅等相关业务，为档案使用者提供了多方面的便利。但是我们也应当看到，档案信息化发展日新月异，岗位要求、工作内容也发生了较大的变化，还有一些档案管理工作者不能适应这一形势变化，不能紧跟信息化建设步伐，对电子档案价值的挖掘和利用水平不高，电子档案的安全性得不到很好的保障。这些实际存在的问题，在档案信息化建设中必须要着重解决。
一、档案信息化背景下电子档案管理现状
1、档案管理人员的业务素质参差不齐
以往的档案工作中，由于纸质档案占据了绝大多数，只需要掌握编目、分类等专业知识就可以胜任这一工作。但是在电子档案出现并且数量不断增加后，就需要档案管理人员也要学习和掌握更多新的技能。例如要熟练使用仪器将纸质档案转化为电子档案，并且要保证档案信息不会失真；还要熟练操作档案管理信息系统。信息技术也成为新时期档案管理人员不可或缺的职业技能之一。但是对比来看，由于单位方面提供的信息技术培训机会较少，一些年龄较大的员工因为不能熟练运用信息技术，在电子档案管理过程中出现了效率不高，无法适应新工作环境的问题。
2、档案管理的标准制度不够统一
电子档案管理中相应的规范、标准，是档案信息化快速、有序、健康发展的保障。管理规范包括电子档案的移交、整理、存储、安全性保证等；业务规范包括数字档案的术语标准、资源描述、数字档案的文件格式等；技术规范包括软硬件基础设施建设技术标准、存储压缩格式、数字水印等。现阶段，档案管理部门虽然有一套规章制度，但是从内容上来看，缺少对于工作细节方面的说明，无法对电子档案管理的具体事务提供参考。例如，在纸质档案转变为电子档案过程中，对于电子档案以何种格式保存，并没有统一规定。这种情况下就很容易因为格式不统一，导致档案资源的整合、共享面临很大的阻碍。
3、纸质档案的数字化任务繁重
电子档案在管理、使用等方面优势明显，纸质档案向数字档案的转化也成为一种必然趋势。在现阶段，库存档案数字化仍是电子档案的主要数据来源，而庞大的库存档案数字化工作是电子档案管理面临的主要挑战。在具体开展转换工作时，进行数字化扫描必须购置相应的扫描设备、计算机等硬件设备。平板扫描仪扫描价格便宜，但速度慢，不适合在短期内完成数字化转化的要求。快速扫描仪适用于数字化建设，但价格昂贵，同时，相应的支持软件也价格不菲。除此之外，现阶段的工作中，纸质档案的数字化转化仍然面临信息失真的问题。
二、加强电子档案管理推进档案信息化的策略
1、通过培训提高档案管理人员的信息素养
档案事业的发展，必须要有一支高素质的档案管理人才作为支撑。当前档案工作上出现的大多数问题，归根到底还是因为在职的档案管理工作者，不能满足新时期岗位要求而导致的。因此，要想从根源上解决此类问题，就必须建立常态化的培训机制，特别要重视信息技术的专项培训。首先要做好调查，了解员工的信息技术水平，然后将其分成多组，每个小组制定一个专项培训计划，提高了培训的针对性、实效性。还有就是在今后招聘时，档案管理岗位的招聘要求中，要加上“熟练运用专业办公软件，具备较强信息技术”这一限制条件，提升档案管理队伍的信息化水平。
2、建立健全新的档案管理制度
为加强电子档案的管理工作，应制定一套相关的电子文件和电子档案管理的标准、规范。包括：依据国家有关标准，结合电子文件产生、应用的实际情况，从档案管理的基本规律和计算机技术的特点出发，制订一个包括电子档案的形成、积累、整理、鉴定、归档、利用、统计、保护等内容的统一管理机制，对电子档案的归档范围、归档方式、保管要求、提供利用、注意事项等作出规定；划定具体归档范围，落实责任部门和责任人；明确归档电子档案的整理要求、归档方式、归档时间、移交程序以及保管的要求、利用的办法等等。
3、完善信息设施支持电子档案管理
着力推进数字信息资源库的建设。一是对本单位自发文件或相关资料的电子档案归档时，要及时把电子档案挂入新的档案管理数据库；二是对上级、外单位来文及相关资料归档时，对原文进行扫描形成电子档案挂入档案管理数据库。由于纸质档案库存量大，需要数字化的档案数量庞大，对原有库存档案的数字化工作可分步进行，先对档案进行甄别，这需要有经验的档案管理人员来完成。按时间顺序，把有较高价值、利用率高的档案分类挑出来，先进行数字化，利用率相对低一些的档案放到第二步数字化。在这个过程中还可进行调节，对用户急需利用的档案优先进行数字化，以保证利用的效率。
三、结语
电子档案的信息化管理是档案事业发展的必然趋势，但是在档案信息化建设过程中，仍然会面临一些障碍和问题，例如职工的信息素养不能满足岗位工作要求，部门管理制度不能与时俱进等。为了更好的完成档案保存、利用等各项管理任务，一方面要从制度建设、硬件设施建设等方面，营造电子档案管理的良好环境；另一方面还是要抓住“人”这一核心，通过提升在职档案管理工作者的职业素养，用专业知识确保电子档案收录、归档、整理、检索、借阅、利用等各项工作顺利开展，支持档案管理事业的发展。
参考文献：
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