人力资源和社会保障体系的档案管理直接关系到人民群众的切身利益，档案管理的有效性直接决定着人力资源和社会保障体系的整体运行。然而，在社会保障基金极度膨胀的过程中，档案数量也在不断增加，这大大增加了社会人力资源管理和社会保障体系档案管理的难度，因此，为了更好地服务于民生和社会，要加强对人力资源和社会保障体系档案管理的研究。
1、人力资源和社会保障系统档案管理现状
1.1分散式文件管理
档案管理分权是人力资源和社会保障体系档案管理中的一个重要问题。在调查研究中发现，一些大城市的人力资源和社会保障部门已经统一，但在一些小城市，人力资源和社会保障部门仍然处于分离状态。因此，人力资源管理资料和社会保障管理资料配备了不同的档案。由于部门之间的分支机构较多，各部门的职责、运行和存储条件不同，这使得档案的集中管理面临更大的实质性问题，难以实现资源的共享和利用。如果部门之间存在严重脱节，甚至出现各部门各自为政的现象，必然会导致档案管理科学性的降低。同时，也会出现重复投资、重复建设、重复管理等问题，造成人力物力的严重浪费，大大增加档案管理成本。
1.2档案整理方式落后
人力资源和社会保障系统的档案管理主要是管理个人档案，具有档案数量大、咨询次数多的特点。这就要求在进行档案管理时必须采用科学的管理方法，以帮助管理者减轻工作压力，提高档案管理效率。但从目前的档案管理和整理方法分析，主要采用按“件”整理或按“卷”整理的方法，虽然这些方法各有优点，但也有一定的缺点。例如，如果档案按“件”管理，很难统计，工作量相对较大，同时，这种排序方法仍然是一种比较繁琐的排序方法，容易出现文件错误。“卷”管理方式易于保存，但形成文件繁琐，不利于档案的使用和保密。由此可见，目前人力资源和社会保障体系的档案管理方法还比较落后，这些传统的管理方法在未来还需要进一步完善。
1.3缺乏档案数字化管理
现在是科学技术的信息时代，因此，人力资源和社会保障系统的档案管理也应广泛应用信息技术，建立自己的软件管理和系统规划。这不仅可以完善档案管理的人力资源和社会保障体系，而且可以更好地为人民服务。然而，显而易见的是，我国档案信息化和数字化的发展水平还比较低。例如，信息系统在数字化管理的建设中缺乏准确性，检索程序更加繁琐，甚至容易发生数据丢失。此外，人力资源信息无法实时更新，数据库室尚未实现完整的数字文件管理。许多人力资源和社会保障体系档案管理工作仍然需要以书面形式记录，这不仅占用了太多的时间，而且极大地影响了人力资源和社会保障体系档案管理的效率。
2、加强人力资源和社会保障体系档案管理的措施
2.1档案的集中统一管理
一是要建立专门的人力资源和社会保障体系档案管理中心，专门负责档案的收集、整理、存储、开发和利用，对分散在以前部门的档案进行全面检查，在高度统一的管理下，使档案管理更加规范、高效，更好地服务于民生。二是今后要建立咨询、借阅、装订、归档一体化的规章制度，要求相关档案管理人员按规定办事，确保档案的集中统一管理。三是作为人力资源和社会保障单位的领导，必须高度重视档案管理工作，成立由各级领导组成的档案管理工作小组，统一领导人力资源和社会保障系统的档案管理工作。第四，加强档案基础设施建设，为人力资源和社会保障体系的档案管理配备必要的设备，这也是保障管理高度统一的必要条件。
2.2改进文件整理方法
首先，改进档案资料的收集和整理方法。人力资源和社会保障监督机构正式立案后，档案管理人员需要从受理立案到案件完成实施，开始收集案件的文件和资料。同时，案件办结后，还应全面检查收集的文件资料是否齐全，如果发现不完整，应及时补充，与本案无关的材料应及时移除并整理。其次，对档案进行分类总结。例如，可以根据档案的位置、公司和管辖权对档案进行分类归档，使档案管理更加明确。最后，在人力资源和社会保障体系档案管理中，有必要建立统一的归档标准，以避免因不同的归档人自身的理解和主观判断造成档案归档的差异。在备案过程中，要明确文件标题的统一起草方法，确保标题简洁明了，并覆盖就业表、劳动合同鉴定书等，避免日后发生纠纷，为后续文件的开发利用创造便利条件。
2.3提高档案管理人员素质
在人力资源和社会保障体系的档案管理中，档案管理人员负责档案的收集、整理、存储、鉴定、统计和利用等一系列工作。因此，要想提高档案管理人员的素质和社会保障体系，档案管理人员必须具备较高的素质。笔者提出以下建议。一是选拔合格人员从事档案管理工作。这些人员必须具有良好的精神动力、强烈的责任感、政治警惕性和纪律性。同时，他们能够熟练、准确、勤奋地掌握档案管理业务，这是提高人力资源和社会保障体系档案管理质量的前提。第二，加强培训。从档案管理的特点出发，在人力资源和社会保障体系中，开展各种业务培训。如果有必要组织档案管理人员学习相关文件精神，从理论知识和实践技能两个方面提高档案管理人员的工作能力。此外，还应加强档案管理人员的道德修养，以促进我国人力资源和社会保障事业取得更高的成就和进步。
2.4提高档案数字化管理能力
在新时期，人力资源和社会保障体系的档案管理必须实现从传统管理向数字化管理的转变，以更好地提高档案管理的效率，更好地为人民和社会服务。具体而言，数字档案管理就是全面开展数字档案建设，利用电子扫描技术和信息软件系统，实现纸质档案向数字档案的过渡。例如，在档案信息采集过程中，为了实现档案信息与业务信息系统之间的数据转换，可以与OA系统、电子金融系统、指纹采集系统等进行数据转换，以便更有针对性地采集档案信息。
结束语
人力资源和社会保障系统档案管理工作与民生息息相关，关系到人民群众的切实利益，但由于人力资源和社会保障系统档案数量庞大，管理复杂，因此今后必须要从实际情况出发，全面贯彻党中央相关规定，以服务社会为目的，对人力资源和社会保障系统档案管理做出更深一步的研究，这样才能真正推动我国人力资源和社会保障事业工作可持续发展，同时也保证我国的社会稳定。
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