前言
亲子鉴定业务档案是司法鉴定中心工作的真实记录,在该项工作的各个流程中,会形成一系列图表、照片、文字材料以及检验数据等,这些资料即形成司法鉴定中心的亲子鉴定业务档案。相关工作人员通过专业的技术,将档案归类整理,凭借信息化的技术,不断完善亲子鉴定档案管理,这对亲子鉴定相关工作而言具有积极现实意义。
1亲子鉴定业务档案的价值与作用
1.1亲子鉴定业务档案是司法鉴定部门执业能力的重要基础资料
司法鉴定部门的执业能力验证考评涉及诸多方面,比如人员技术、业务管理水平、检测设备等,司法鉴定部门的主管部门要求相关司法鉴定部门要每5年内实施执业能力考核验证,考核中必不可少的就是查阅司法鉴定部门的业务档案。拥有完善的亲子鉴定业务档案对于司法鉴定机构而言,是执业能力最好的鉴证,业务档案也是执业能力的重要载体。
1.2亲子鉴定业务档案是司法鉴定部门工作的真实记录
司法鉴定部门在各种工作中积累的第一手资料当属亲子鉴定业务档案,主要包括:①亲子鉴定报告或者法医证物鉴定意见书的签收和回执书;②亲子鉴定委托人的委托书;③亲子鉴定书面报告;④亲子鉴定书面登记表;⑤亲子鉴定过程和实验记录;⑥亲子鉴定申请人的身份证明相关材料,如身份证、户口本等;⑦亲子鉴定中的等位基因分型图谱等原始记录;⑧收费凭证;⑨其他相关材料;⑩法医物证检验鉴定报告。对于整个司法鉴定中心而言,这些业务档案能够反映出部门工作的状态和进度,是不可取代的部门工作依据。
1.3亲子鉴定业务档案是司法鉴定文书法律效力的支撑点
亲子鉴定部门是根据委托人的需求实施鉴定的,亲子鉴定机构在工作中有为委托人保管相关法律文书以及亲子鉴定资料的职责,文书的质量也在不断提升,因此这些业务档案才能成为司法活动的重要证据,为相关人员的法律工作提供合理依据。
1.4亲子鉴定业务档案是鉴定机构面临业务委托人投诉或诉讼时的重要证据
司法鉴定工作人员需要具备极高的职业道德,业务的申请人希望鉴定人能够根据自己预期的目标开展工作,而司法鉴定的法律要求是必须公平公正,亲子鉴定的文书内容也必须实事求是,所以完整科学的亲子鉴定业务档案能够为鉴定机构和人员在受到委托人的起诉后提供重要证据[1]。
2促进亲子鉴定业务档案有效管理的相关策略
2.1加大对相关管理办法的贯彻执行力度
自2006年后,全国各地陆续实行了关于亲子鉴定业务档案管理办法,这也直接说明了国家对于司法鉴定档案管理工作的重视力度,为了更加有力地推进亲子鉴定业务档案管理规范建设的工作,在相关档案管理工作中,需要加大相关管理办法的贯彻和执行力度,做到有章可依,强化工作人员责任意识,不断推进亲子鉴定业务档案规范化管理。
2.2重视亲子鉴定业务档案并增强其管理投入力度
首先要将亲子鉴定业务档案纳入司法部门档案室进行统一管理,在人员方面配备专业的专职档案管理人员和相关法医证物鉴定的管理人员,两组人员协同合作,一同做好亲子鉴定业务档案的整理、归纳、编目和保存。不断增强亲子鉴定业务档案管理的规范化、科学化管理,对这部分管理增加足够的人力物力,让相关工作能得到充足的资金支持、技术支持和人力支持,为下一步实质性的档案管理工作打下坚实的基础,这是做好亲子鉴定档案管理的前提和基础。
2.3实现亲子鉴定业务档案规范化管理
首先亲子鉴定业务档案的保管期限应该遵循司法主管部门的相关规定以及司法鉴定涉及领域的相关规定,将档案分为长期、短期、永久三个类别进行保管。从司法鉴定业务档案工作角度而言,相关业务档案管理要完整反映司法鉴定全过程,整个亲子鉴定工作过程中形成的资料要全部保存,并遵循相关档案管理规律。另外,亲子鉴定业务档案管理还要根据具体业务的时间顺序和委托客户的特征标志等进行科学的整理归档,在管理中需要考虑档案的查看、利用等辛苦,将档案作为找证据保存,非常重要的档案还需要永久保存。部分档案需要长期查证、利用的,作为证据保存至少50年,部分作为短期证据保存,需要查证利用的,保管期限最少25年,档案管理过程中要严格操作,保证档案规范完整,提升档案管理质量,一切根据相关规定立卷归档[2]。
2.4建立全面有效的管理制度和约束机制
为了保证亲子鉴定业务档案能够被完善收集、规范化管理、管理更加安全以及利用更加合理,需要不断明确档案管理的工作职责,并合理安排工作人员的工作流程,对一应工作做好程序性规划。根据司法鉴定中心的实际情况,合理制定切实可行的亲子鉴定业务档案管理制度,保证档案整理、收集、保管和利用的各项工作有条不紊地进行,对于业务档案的保管要定期检查,有效保障档案管理有效措施。
2.5搭建平台并建立亲子鉴定业务档案计算机管理系统
搭建亲子鉴定业务档案管理技术平台,并建立相关的业务管理系统,实现亲子鉴定业务档案管理的现代化操作,比如档案登记、借阅、移交、销毁等电子化操作。
2.6加强亲子档案的保密管理
亲子鉴定业务档案本身是一类特殊档案,具有保管期限一致以及保密性的特点,其管理内容中难免涉及多个人的隐私和信息,这些信息需要严格对外保密。工作人员要处理好档案开发利用和信息保密的关系,让亲子鉴定档案实现有效服务。在某些特殊情况下,需要调取一部分亲子鉴定业务档案进行利用,要严格防止当事人隐私遭受侵犯,一定要保证档案的合法性和隐秘性。
2.7强化亲子鉴定业务档案利用规范管理并做好服务
非工作人员对亲子鉴定业务档案进行借阅,需要说明利用的目的原因,并提供合法证明,并经过单位领导和相关工作人员同意之后方可借阅。为了保证亲子鉴定业务档案管理更加安全、方便,对于档案的节约制度以及利用制度要不断完善,工作人员要严格对档案进行登记管理,并定期对档案进行整理统计,对于利用者的身份需要谨慎核实,保证档案的安全性,对于合法借阅的人员,要及时提供有用信息。另外,除法律允许借阅的人员外,严禁将亲子鉴定业务档案外借,对于利用档案的单位和个人信息严格记录,如果需要复印,一定要加盖档案保管部门的印章。
2.8重视档案价值发挥
亲子鉴定业务档案主要作为部分苏州松证据和法医证据,因此在档案管理中需要重视其价值发挥,首先要加快档案信息管理进程,通过现代化技术和网络技术,以及大数据等提升档案管理水平,实现档案管理的时效性;其次做好档案利用管理流程服务,档案借阅、归还、销毁等工作要落实到位,尤其严格防止泄密事件发生[3]。
2.9细化业务档案内容
亲子鉴定业务档案管理是司法鉴定中心的重要工作组成部分之一,要想实现档案有效管理,就需要不断将管理工作细化,首先明确档案类型,介于亲子鉴定实际工作情况,不断细分亲子鉴定档案类型,为档案收集和归档提供方面,比如:可以根据资料年限、区域等进行细分,通过分类,做好档案收集、编目和归档工作;其次,根据期限统一管理,结合亲子鉴定工作要求,根据司法部门规定,制定档案期限保管分类表,做好不同类型档案的期限管理;再次,加大档案管理人员培训力度,档案管理工作涉及领域广泛,管理规范要求高,增加管理人员的业务知识培训力度,有利于档案管理工作顺利开展,可聘请专业教师进行档案管理技能讲解,或者组织骨干成员到各地区参观学习,在司法鉴定中心举行档案管理业务知识竞赛,不断提升工作人员的业务能力;最后,将业务档案格式进行统一,结合司法鉴定中心要求,制作不同类型的档案归纳表,对档案格式细分,统一管理。
3结语
综上所述,司法鉴定中心亲子鉴定业务档案管理工作与中心发展息息相关,具有专业性、成套性和社会性的特点,做好亲子鉴定业务档案管理,能够为中心提供参考价值和社会价值。相关工作人员需要不断提升档案管理水平,精进管理业务,不断增加对亲子鉴定业务档案管理的资金投入和技术投入,全面落实档案管理相关制度,注重工作的实效性,利用现代化信息技术手段,积极推动司法鉴定中心工作不断向前发展。
参考文献
[1]樊继红.略谈社保档案管理工作的瓶颈问题及对策[J].黑龙江档案,2021,(02):192-193.
[2]曹传清.新时期如何实现医保档案管理工作的规范化[J].办公室业务,2016(1):101.
[3]郝英.卫生健康系统业务档案管理服务职