机关事业单位的档案有着繁杂多样的内容，并且需要及时更新，档案管理工作尤为重要。随着信息技术的飞速发展，我国档案管理工作已由传统模式转变为数字化模式。大数据时代的来临为改进档案管理提供了新的机遇，在此背景下，机关事业单位的档案管理人员应当把握时机，坚持勇于创新的工作精神，结合单位具体需求与特点分析档案工作的现状，并进行优化创新，推动档案工作的信息化建设，提升档案管理的网络化水平，为机关事业的发展提供助力。
1 档案管理数字化过程中面临的问题
1.1 技术问题
首先，档案管理数字化过程中的一个主要问题是技术问题。实现档案管理的数字化需要引进专业的计算机技术、网络技术和数据库技术，这些技术的运用，提高了档案管理的效率和精确性。但是，技术的更新换代速度非常快，这就给档案数字化管理带来了一定的难度。一方面，档案管理人员需要不断学习新的技术，以适应技术的不断发展；另一方面，由于技术的复杂性，数字化过程中可能会出现各种技术问题，如数据转换失败、数据遗漏、数据失真等。
1.2 管理问题
档案管理数字化不仅仅是技术的转换，更是管理方式的转变。数字化档案管理需要一套全新的管理模式和管理方法。然而，目前很多单位在管理方面存在一定的问题。如管理意识淡薄，对数字化档案管理的重视程度不够；管理制度不健全，导致数字化档案管理混乱；管理方式落后，无法适应数字化档案管理的需要。
1.3 安全问题
数字化档案管理也带来了新的安全问题。一方面，数字化档案对存储设备的要求较高，如果存储设备出现故障，可能会导致数据的丢失；另一方面，数字化档案容易被修改和窃取，如果数据被篡改或者窃取，可能会造成严重的后果。
2 1档案数字化建设中常见的问题
2.1档案数字化建设体系不完善
现阶段，我国许多单位应用数字化信息技术的意识和能力不足，尚未建立健全档案数字化建设体系，难以实现数字化转型的目标。一是尚未做好统筹规划工作，没有安排专人负责档案数字化建设工作，分工不明确问题突出，导致具体工作的推行以及落实的过程中受到阻碍。二是档案基础设施不完善，没有充分应用各种软硬件设施推动档案数字化建设工作，许多档案资源仍然以纸质化的形式表现。尤其是扫描设备的性能不健全，更是影响了单位“存量数字化”以及“增量电子化”工作。三是经费、人力资源的投入力度不足，档案数字化建设停滞不前。一方面，经费投入不足使得档案工作环境难以满足数字化建设的要求。另一方面，人力资源的投入不足，使得人才培训、引进等工作滞后，影响了档案数字化建设工作朝着常态化、规范化的方向发展。
2.2文件档案的利用率不高
机关事业单位的档案数量种类众多，而文件档案的利用率不高，则使得文件档案管理工作没有发挥应有的价值。首先，档案内容十分繁杂，涉及事业的日常管理、生产、服务和科研等内容。这些内容很大一部分只是单纯的存档，没有利用价值。其次，针对事业单位的科研工作，许多文件在存档之后，没有进行数据化的整理，导致许多科研信息没有进行公布。这样就使得许多教学科研工作的资料和文件重复，许多科研人员还需要花费大量的时间来重新进行研究前期的成果，使得人力资源有一定的浪费。最后，对于职工管理来说，许多基层管理人员所进行的有关职工管理工作的经验总结、学术论文等，都会在系统中存档。这些文件档案是事业单位管理工作的宝贵经验。应该通过文件档案管理工作的不断细化和完善，来加强文件档案的利用率。
2.3档案数字化建设的信息安全性低
事业单位作为社会发展事业中的重要部分，档案信息数量庞杂，再加上事业单位部门档案管理人员的能力不足，直接影响档案数字化的信息安全性，难免会出现信息泄露或者档案信息化建设不足的现象。
3 档案数字化建设的措施
3.1 建立健全档案管理数字化建设的体制
建立健全的档案管理数字化体制是推进档案数字化建设的关键。体制建设应当以促进数字化档案管理工作顺利进行为目标，从整体上对档案数字化建设进行规划、组织和实施。在体制中应明确数字化档案管理的任务、目标、原则和具体的实施步骤。
制定数字化档案管理的任务：将传统纸质档案管理转化为数字化档案管理，实现档案管理的数字化和信息化，提高档案管理的效率和利用水平，更好地服务于各单位和社会公众。
确定数字化档案管理的目标：建立一个完整的数字化档案管理体系，实现档案信息采集、整理、存储、检索、利用和共享的全过程数字化管理，提高档案管理效率和质量，并为各单位和社会公众提供高效便捷的档案服务。
确定数字化档案建设的具体步骤：数字化档案建设应遵循“统筹规划、分步实施、逐步完善”的原则，具体实施步骤包括：建立数字化档案建设管理机构、制定数字化档案建设规划和实施方案、选购数字化档案建设所需要的硬件和软件设备、建立数字化档案数据库和管理系统、培训数字化档案管理人员、开展数字化档案鉴定和管理工作等。
3.2 应用信息加密技术以及数据库技术
为了保障档案管理数字化的安全性，需要应用信息加密技术和数据库技术。
信息加密技术：对数字化档案信息进行加密处理，防止非法用户对数字化档案进行非法窃取、篡改和删除。常见的加密算法包括对称加密算法和非对称加密算法两种。其中，对称加密算法是指加密和解密使用同一密钥的加密算法，如AES算法等；非对称加密算法是指加密和解密使用不同密钥的加密算法，如RSA算法等。数据库技术：建立数字化档案数据库和管理系统，实现数字化档案数据的存储、检索、管理和维护等功能。在数据库技术的应用中，需要采用数据存储技术、数据备份和恢复技术、数据索引技术等，以提高数字化档案数据的存储效率和管理质量。
3.3 提高档案管理人员的专业素质和能力
档案管理人员的专业素质和能力直接影响着数字化档案建设的水平和质量。因此，需要采取以下措施提高档案管理人员的专业素质和能力：加强档案管理人员的培训：组织专业的信息技术培训和档案管理培训，提高档案管理人员的计算机操作能力、网络应用能力、数字化档案管理能力等。提高档案管理人员的意识：加强数字化档案管理重要性的宣传和教育，使档案管理人员充分认识到数字化档案管理的重要性和必要性，增强其责任感和使命感。建立档案管理人员的考核机制：建立数字化档案管理人员的考核机制，通过考核促进档案管理人员的专业素质和能力的提高。
3.4 创造良好的档案管理数字化环境
良好的数字化环境是实现高效档案管理的前提条件，为了创造良好的数字化环境，需要采取以下措施：加强硬件设施建设：选购性能稳定、质量可靠的计算机、服务器、网络设备等硬件设施，为数字化档案管理工作提供稳定可靠的基础设施支持。完善软件设施建设：选购适合本单位需要的档案管理软件，提高数字化档案管理的工作效率和质量水平。建立健全数字化档案管理制度：建立一套完整的数字化档案管理制度，明确各个岗位职责和权利，规范数字化档案管理工作流程，确保数字化档案管理工作有序开展。
4结束语
总之，加强档案数字化建设是当前档案管理工作的重点之一，通过建立健全的数字化档案管理体制，应用先进的数字化技术和设备，提高档案管理人员的专业素质和能力水平，创造良好的数字化环境和完善的信息使用工作流程，将有助于实现高效、准确的数字化档案管理。同时，还要注重数字化档案的长期保存和可持续发展，以确保数字化档案的可靠性和可用性。
参考文献
[1] 新时代中学档案数字化管理现状与对策. 林永辉.参花(下),2022
[2] 医院档案管理数字化发展面临的问题及对策. 李琳.黑龙江档案,2021
[3] 数字化档案管理的实践与探索. 盛雅苑.档案管理理论与实践-浙江省基层档案工作者论文集,2021
[4] 数字化在不动产档案管理中的应用探讨. 吴立群.黑龙江档案,2021
