建立健全企业法律风险防控体系的对策与思考
杨继平
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杨继平,. 建立健全企业法律风险防控体系的对策与思考[J]. 法学学报,20223. DOI:10.12721/ccn.2022.157025.
摘要: 企业法律风险主要是指企业因不遵守法律法规,或规避法律监督、遗漏法律审查、不遵守法律规定行使权利等而造成经营损失、法律打击甚至破产的风险。基于此,针对现阶段企业在应收账款、专利、合同管理、劳动纠纷等方面遇到的法律风险,构建完善的公司法律防控防御体系十分必要。
关键词: 企业;法律风险;风险防控
DOI:10.12721/ccn.2022.157025
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引言

新时期,有必要加强在企业中有效开展法律风险防控、进行合法合规稳健经营。在法律风险防范过程中,要结合企业发展实际,科学制定更高效的法律风险防控措施,不断提高企业各项工作效率。本文结合实际研究进行了具体探索,旨在通过有效的分析,进一步提高企业法律风险防范的把控能力。

1企业经营管理中的法律风险概述

1.1劳动人事法律风险

根据《劳动合同法》的相关规定,在企业管理过程中,高概率的劳动人事法律风险主要是未签订劳动合同导致员工发展风险不明和诉讼风险、工伤事故导致的赔偿法律风险、员工离职后侵犯原公司商业秘密的法律风险等。

1.2合同风险

所谓合同风险,是指由于业务部门在客观事实、权利义务及违约责任设置及技术方面、法律法规方面缺乏全面、准确的意思表述而产生歧义,或引起误解;在签订合同后对合同的履行过程缺乏监管,对合同履行是否符合签订合同目的和预期效果缺乏研判,对是否需要签订补充协议或如何签订补充协议缺少规划而产生纠纷,或不可避免地引发诉讼等,从而对企业的经营效果,企业规划和扩张产生巨大影响的风险。如果是招投标项目,还应考虑国家相关法律法规具体规定和地方规章规范。

若企业的管理者或业务负责人及具体的合同执行者法律意识不足时,在签订和履行合同时很可能会出现一系列合同风险及法律问题。

另外,实用的合同不在于合同要素是否具备,而在于是否符合本企业的经营管理规划及对企业经营管理各要素是否理解,将规划和要素依法依规体现在合同约定的各项条款当中,同时依据市场规律及相对方的具体情况,设置权利义务及违约责任,签订符合本企业总体规划和经营目标的合同,才是对本企业适用而有效的合同。若对企业的经营规划和经营目标和合同相对方缺乏必要的了解,则可能在合同主体、权利义务、违约责任、争议的解决方式及合同的可操作性及量化评估研判等方面存在一系列法律漏洞,留下争议的空间及漫长的诉累之中,不仅不能助力企业发展,反而可能断送企业大好的发展前景或迟滞企业的发展,甚至造成巨大的损失。

如果企业在以上风险发生时缺乏风险意识,事前不能妥善规划,事中缺乏研判和纠偏签署补充协议,事后又不能选择正确的处理方式或未设置处理机制,则当风险发生时,只能追究损失责任,承受高昂的损失风险、发展风险及诉讼风险。

1.3财务和税务风险

企业经营中的财务和税务风险主要是指企业在不同类型的财务活动中,由于各种不可控的风险因素或不可预测的财务状况而遭受损失的风险。例如,在经营管理活动过程中,由于各种不可预测或不可控制的因素,财务和税务活动中会出现流动性风险、不能按时纳税、收款异常等风险。

1.4专利法律风险

企业管理过程中的专利法律风险主要是指与专利工作相关的行为或事件,对企业管理和市场竞争产生不利的法律影响。如产品开发阶段信息收集不充分或权属协议不明确带来的风险,专利申请阶段专利布局不合理或专利保护方式不当带来的法律风险等。

1.5人力资源管理风险

在国有企业的管理过程中,人力资源管理风险也非常普遍。目前,我国的《劳动法》和《劳动合同法》逐渐趋于完善,因此,在签订劳动合同时,相对严格和规范。但由于大多数国有企业经营管理者自身法律意识不足,规则意识不强,在人员聘用和管理使用中,困于领导意思及平衡各方利益等,在签订劳动合同及相关待遇保障方面,容易与合同约定、法律规定、企业规章制度发生不可调和的冲突,造成内部管理混乱,甚至引发众多投诉或诉讼,造成企业人力资源成本激增,增加了人力资源管理风险的概率。

人力资源管理风险不仅包括劳动争议,还包括其他类型的风险,但劳动争议是人力资源管理风险中非常重要的一部分,其他类型的风险与之类似。

1.6企业兼并的法律风险

企业兼并涉及公司法、劳动法和劳动合同法、反不正当竞争法、税收征管法、知识产权法等法律法规,操作复杂,对社会影响较大,潜在的法律风险较高。并且,其中关于特种行业的经营权转让标的大、价值评估难、转让手续繁琐、廉政风险大,虽然规范了转让程序和要求,但操作中的法律风险仍然巨大,需要给予倍加注意。

但归咎下来,在企业兼并过程中主要存在如下一些风险:报表风险、财务风险、负债风险、资产风险、合同风险和诉讼风险。

在兼并过程中,兼并双方首先要确定目标企业的兼并价格,其主要依据便是目标企业的年度报告财务报表等方面,但目标企业有可能为了获取更多利益,故意隐瞒损失信息,夸大收益信息,对很多影响价格的信息不作充分准确的披露,这会直接影响到兼并价格的合理性,从而使兼并后的企业面临着潜在的风险。

对于兼并来说,兼并行为完成后,兼并后的企业要承担目标企业的原有债务,由于有负债和未来负债,主观操作空间较大,加上有些未来之债并没有反映在公司帐目上,因此,这些债务问题对于兼并来说是一个必须认真对待的风险。因此有必要在收购前,聘请第三方开展实实在在的财务尽调,以便于分析风险和防控、做好风险控制预案。

另外,在兼并过程中,目标公司对于与其有关的合同有可能管理不严,或由于卖方的主观原因而使买方无法全面了解目标公司与他人订立合同的具体情况,特别是合同履行的真实情况,包括关联交易,这些交易合同将直接影响到买方在兼并中的风险。

在很多请况下,诉讼的结果事先难以预测,如卖方没有全面披露正在进行或潜在的诉讼以及诉讼对象的个体情况,那么诉讼的结果很可能就会改变诸如应收帐款等目标公司的资产数额。

因此在兼并前,有必要聘请第三方对目标公司进行实在的法律尽调。

1.7投融资的法律风险

企业投融资的法律风险主要有: 融资诊断与评估阶段的风险,如决策风险、评估风险、信息不全不真实的风险;寻找融资渠道阶段的风险,如融资骗局风险、虚假融资的道德风险、市场竞争风险;资金运用阶段,如流动性风险、收益率风险;资金归还阶段,如违约风险、诉讼风险。

1.8企业改制的法律风险

此处的法律风险是指企业改制行为对改制行为的参与者或利益主体产生的各种法律责任的可能性。这种风险从责任性质上看,有承担民事责任或遭受财产损失的风险、承担行政责任的风险、承担刑事责任的风险;从承担责任与风险的主体的身份来看,可以分为原企业出资人(面临的国有资产转让后对价不能收回或国家追究)的责任风险、企业债权人的(受偿不能的)风险、企业新股东或资产受让人面临的(受让资产存在瑕疵或原企业存在隐形债务需要承担)风险、资产评估机关面临的(资产评估不实的)资产评估风险、企业职工面临的(失业下岗或身份置换而得不到补偿)风险等。

企业在进行改制的过程中应自觉以改制的司法解释作为制定改制方案的依据,产权归属和债务承担的安排应依照司法解释的内容作出,并以其作为评估改制行为的标准,一方面可以避免或减少日后的纠纷,另一方面在发生纠纷以后也可减少诉讼中的法律风险。

1.9企业家的犯罪风险

在企业理财、投资和贸易过程中,企业家的犯罪风险是多方面的,主要包括贿赂犯罪(金钱交易)、滥用职权犯罪、诈骗犯罪、挪用公款犯罪、涉税犯罪等等类型。

2法律合规风险成因分析

上述法律风险产生的主要原因是:一是由于未能及时掌握业务相关法律法规的变化,未能按照法律法规更新管理规章制度和程序,违规生产经营不仅会造成内部矛盾重重,不和谐因素众多,内耗增加,而且会纠纷不断、诉讼不断、维权成本及诉讼成本增加,不仅造成巨大的经济损失,还会受到行政处罚,甚至追究刑事责任。二是因未严格遵守法律法规要求,安全环保、质量计量、劳动用工、知识产权等经营管理受到行政处罚或起诉。三是因未按规定办理、变更、年审相关经营资质和重要权属证书,导致无证经营、超范围经营、资源权属权益受到侵害。四是在企业合规管理体系中,由于管理部门多头管理,职责分工不明确,管理环节不到位。五是法规遵从性没有真正有效地与企业业务相结合,缺乏适合实际业务的完整合规体系。六是未综合考虑和审查企业内部经营管理的人、财、物、事、组织架构等因素,也没有考虑对市场经济主体、交易规律、法律法规及规章的规定、政策及行政行为对生产及交易的引导等各种要素的综合评估。

3提高法律风险防控水平的应考虑的因素及措施和制度体系建设

作为集团公司的企业,业务广泛,因而面临的法律问题和事务也多样复杂,法律风险可能发生在人事管理或业务领域的各个方面。并且企业法律风险和其他风险往往是相互伴随、相互转化的。因此,法律风险防范是一项全面、系统、全方位、多角度的防范工作,必须从制度完善、内控机制建设、人才组织建设、市场信息收集等方面入手,运用全方位、全程化的管理手段,完善企业法律风险防控体系。

3.1建立健全法律事务工作机制

集团公司的企业作为服务和支持主营业务发展的市场化企业主体,应建立科学规范的法律事务工作制度和工作流程,规定企业法律事务管理的职责、权限和程序。逐步建立法律风险管理的职能体系,确保各项法律风险管理职责的落实。适用于整个集团的规章制度应由法律顾问和法律事务机构起草,或者对现有的规章制度进行合规性审查、合法性审查,以确保所有制度符合现行国家法律法规和上级部门的规章制度,提高规章制度的效率,并确保企业的规章制度与法律事务工作机制相协调。

集团下属子公司也具有独立的法律主体资格,可以独立从事商业活动,承担独立的法律责任。在集团子公司、分支机构设立法律事务机构或聘任专门的法律事务工作人员办理法律风险事项,关系到集团公司整体法律风险管理机制的有效落实。研究制定集团公司与子公司、分支机构上下联动的法律事务工作制度,可以有效加强信息更新和沟通机制的形成,有效避免因信息沟通不及时、不顺畅给企业整体利益造成不必要的损失。

3.2建立法律风险分析和评估体系

集团公司应按期统计与企业相关的法律事件,综合分析评估原因、发展趋势,预判可能出现的状况和评判可能出现的影响,制定处理该事件的方案,妥善处理该事件,及时总结经验教训。通过对案例的定期分析,有必要在结案的同时总结规则和经验,以提高制度完善的效果。在集团公司、子公司层面,应自行或委托中介机构,以法律风险尽职调查的形式深入企业生产经营和日常管理,每年对法律风险进行一次整体评估,分析重点风险领域,或不定期就具体事项召开风险审查评估会议,摸清风险发生规律,提出法律风险防范措施。每份法律风险评估报告应当每年以书面形式报送主办单位党委备案,同时,对涉及标的金额特别巨大、企业重大利益的交易,应当开展专项法律风险评估活动;风险评估要充分讨论论证,然后形成最终的风险评估报告,可以作为集团党委或管理层最终决策的参考。

3.3加强法律事务专业人才队伍建设

1.加强专业培训。受限于目前上级部门对产业单位人员输入的管控,集团公司应充分利用现有人员围绕法律事务开展有针对性的业务培训,结合企业的行业特点和风险特征,以及企业的主营业务和风险概率,加强和提升企业经营管理者、业务部门负责人及法律事务从业人员和风险控制人员的业务素养和专业技能。对于从事法律事务的工作人员,在鼓励他们的同时,引导他们对业务领域的前沿问题进行专题研究,突破行业领域的传统问题,提出建设性的解决方案。制定有针对性的培训计划,为其参加升学、考试、培训等提供必要条件。对于正在报考或已取得企业法律顾问资格的员工,与考试相关的费用可由企业承担,并可适当给予奖励,以激励员工不断进取,为企业做出更大贡献,实现个人价值,充分发挥其在法律作风管理中的积极作用。

2.加强对外沟通。积极与当地行业协会、商会、人民法院、人民检察院、相关行政职能部门和社会中介组织沟通联系,通过信息交流和反馈,掌握最前沿的法律风险形式,通过相关案例的学习交流,掌握法律风险防控的经验、教训,制定和不断完善优化企业法律风险防控的制定设计。

3.法律力量的凝聚。正确处理公司法务与外部律师的关系。企业法务作为企业的内部的法律人,可以全程参与企业的管理,可以充分发挥企业的事前预防、事中控制和法律宣传教育的巨大优势。企业聘请的社会律师作为外部法律人,虽然很少参与企业管理,但在风险管理的市前预防和事后补救中处理诉讼纠纷,具有公司法务人员无法比拟的优势。因此,企业应通过科学的方法和途径,妥善协调和处理外部律师与企业建立法律顾问制度的关系,在建立和完善企业法律风险管理体系的同时,充分利用外部力量协助处理企业的具体法律事务,形成企业内部与外部互补的法律保障机制。

3.4应注重法律风险防控和化解的制度建设

1、应建立企业的合同管理制度

企业的管理制度的责任人应当是企业的法务人员或者顾问律师.法务人员或者顾问律师合同管理的具体职责是在合同需求部门提供合同基本资料后的合同起草工作;对较大标的额合同或者合同结构内容比较复杂的合同,提交法务人员审查、修改。

对于企业签订的合同不仅要重视合同的订立,尤其要重视合同履行过程的细节管理,重视合同履行过程中权利义务及违约责任部分的证据及时收集整理,通过协商沟通,畅通合同的履行,同时警示和提示合同相对方诚信履约、全面履约,避免合同纠纷,从而保障企业的经营效率和成果,达到双赢或多赢。

另外,也要注意合同复印件及履行合同涉及的文件复印件的收集、整理、保管,最后建立档案的制度安排。

2、应建立企业人力资源管理法律风险防范案卷制度

为了防止在劳动仲裁中搜集证据困难,企业应规范人力资源管理制度,按照《劳动合同法》和《劳动争议仲裁调解法》的要求,梳理人力资源管理的新思路。在劳动争议案件仲裁和诉讼中,与争议事项有关的证据属于用人单位掌握管理的,用人单位应当提供;用人单位不提供的,应当承担不利后果。很多情况下就直接推定员工的仲裁或诉讼请求成立了。因此,在“两法”已经全面实施的情况下企业应格外重视人力资源管理法律风险防范案卷制度,同时注重对企业工作群、微信群及电子邮件的管理。

从法律的角度看,该制度至少应包括以下案卷: (1)劳动规章制度案卷(内含民主程序制定、已通过公示等材料) (2)工资发放案卷(内含工资标准、代扣保险费个人所得税单据、员工的工资签收单,如果银行代发工资的,还应保留银行转账单等) (3)劳动处罚案卷(内含处罚所依据的劳动规章制度、违反劳动规章制度的证据、处罚通知的送迭回执、被处罚员工的申辩材料等) (4)培训案卷(内含培训协议、企业支付专项培训费用的发票、劳动合同复印件等) (5)竞业禁止和保密协议案卷(内含劳动合同复印件、竞业禁止和保密协议、经济补偿金发放记录,如果银行代发补偿金的,应保留银行的转账单据) (6)工伤待遇支付案卷(内含工伤事实报告、工伤认定书、劳动能力鉴定书、工伤待遇拨付表、停工留薪期工资福利发放等) (7)离职人员案卷(内含证明离职原因的文件、离职人员交接表、离职人员薪资发放表等).

4、建立知识产权法律风险防范机制

生产部门要及时总结发现生产过程中的新技术、新工艺,发现后及时通报法务人员或顾问律师。由技术人员、法务人员和顾问律师协同向企业汇报,企业决策后,向国家专利管理部门申请专利。业务部门在对外交往时应注意其他企业侵犯本企业专利权的事件。对于具备驰名商标条件的商标积极向工商局申请。在签订商标权许可使用、转让合同时,按照企业的合同管理制度办理。

5、应建立诉讼(或仲裁)案件管理制度

(1)实行建立诉讼(或仲裁)案件统计制度。根据统计,及时发现企业管理中的漏洞,改进企业管理措施,减少诉讼(或仲裁)的发生。

(2)实行建立诉讼(或仲裁)案件案卷制度.案卷至少应包括以下材料:起诉书、答辩状、代理词、开庭笔录、证据材料、判决书等。

(3)实行建立诉讼(或仲裁)案件沟通制度。发生诉讼(或仲裁)后,相关部门与法务人员或顾问律师定期沟通,使法务人员或律师及时详细地了解案件的来龙去脉,也使法务人员或顾问律师的意见及时地反馈到职能部门,提高职能部门防范法律风险的自觉性。

6、应建立企业职工法律培训机制。

建立企业职工法律培训机制是法律风险防范的重要方面,通过让员工了解自己岗位所需要的法律知识,可以在合同谈判、劳动规章制度制定时就有意识地去预防法律风险.员工法律意识的提高将更有利于企业利益的维护,及时防范及避免法律风险.通过法律培训和咨询顾问,对企业法务工作进行调查和交流,有针对性的了解企业的法律问题和需求,与职能部门联合制定解决方案,以培训和实践相结合的方式,更好的满足职能部门的需求,更有效的解决企业存在或可能发生的法律问题。

结束语

随着市场经济体制的不断完善,一个公平竞争、公开透明、商品和要素自由流动、平等交换的现代市场体系将逐步形成。市场经济是法律经济,是法律规则,商务语言是法律语言。集团公司作为全面走向市场的企业,必须善于系统地运用法律手段规范经营、规避风险、维护自身合法权益,以确保企业的可持续发展和长远根基。

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