当前,随着社会经济的飞速发展,建筑业的发展速度也得到了很大地提升,对于建筑工程的建设工作而言,建筑工程档案管理是很重要的组成部分,它在推动建筑业实现稳健发展方面,发挥着很积极的作用。所以,在日常管理工作实践中,要深刻认识到,建筑工程档案管理工作是很重要的,要明确档案资料的收集标准、归档要求、管理权责,积极强化管理工作人员的信息化管理理念,以让建筑工程档案管理工作的信息化水平得到显著提高。
一、建筑工程档案资料包含的内容
(一)准备环节的资料
在建筑工程建设初期,需要进行准备工作,在准备环节,要综合、深入地分析各种各样的档案资料,了解工程建设各环节的具体思路,然后把这些思路,落实到具体的工程施工过程中。
(二)工程监理工作过程中产生的资料
监理资料,是指对工程建设的各环节具体内容进行评估、监理过程中产生的资料,具体会涉及到施工技术、施工流程、施工质量等诸多方面。再就是,还包括很多监理明细、监理会议记录等资料。
(三)工程施工实践中产生的资料
对于整个建筑工程档案管理工作而言,工程施工过程中产生的资料是最重要的资料,这些资料对于先进建筑技术的应用,起到了很关键的引导作用。施工资料,指的是,在建筑工程建设的各环节中产生的与工程建设和施工技术相关的各类资料,施工资料管理在工程建设过程中最后一个环节的工作内容,同时,它还是监督施工质量、验证施工指标的关键资料。
二、经济新常态下建筑工程档案管理工作中遇到的问题
当前,经济新常态下,多数建筑工程档案工作,基本都是依赖手工填写,建筑工程档案资料的收集、归档等工作越来越繁重,一些管理人员对工作不负责,在工作过程中,经常是一种马马虎虎的状态,一是,书写不规整、太潦草,甚至还会发生资料漏填的状况;二是,档案资料缺失的问题,也是日常管理实践中经常遇到的问题。因为建筑工程档案管理会涉及很多分项、很多机构或者是单位,所以,管理要素是很多的,但是,总体把控工作没做好,将导致存在资料缺失的状况;三是,档案资料的内容不够细化。就现在的建筑工程档案管理而言,档案资料的内容不够细化,这也大大降低了建筑工程档案管理工作的可靠性。
三、经济新常态下如何做好建筑工程档案管理工作
(一)要切实提升档案管理的信息化水平
经济新常态下,在社会各行业的发展实践中,先进信息技术得到了很广泛地应用,这让各行业发展的信息化水平得到切实提升,档案管理工作也不例外。在建设建筑项目的时候,档案管理工作,发挥着很关键的作用,它可让工作施工质量得到显著提升,尽管如此,但是,在很长一段时间里,档案管理信息化水平的提升,几乎处于一个停滞的状态,各部门之间的交流工作没有做到位,没有第一时间对建筑工程档案管理工作需要的各种技术进行更新,致使档案管理工作难以满足当下社会的发展需求。因此,在日常管理工作实践中,要高度重视管理人员信息化意识的强化,积极在工程建设实践中,将档案管理工作落实好,积极整合各类建筑工程档案资料,创建网站,保证建筑工程档案能够得到很好地管理。再就是,要积极健全档案信息化管理系统,以让管理工作更加规范、更加高效。另外,为让建筑工程档案管理信息化水平得到切实提升,作为档案管理工作人员,还应积极做好档案资料的整合、归档等工作,比如说,储存好的档案资料,要结合具体的内容,进行分类,假设在建筑工程档案管理体系中,已经对各类文件(例如:监理文件、基建文件等等)的分类做了相应的规定,那么,无需再做规定,同时,更不可将文件的编号进行私自更改,这对于保持档案资料检索体系的完整、为资料使用者提供更便捷的查询服务,提升建筑工程档案管理信息化水平而言,都是很有帮助的。
(二)要切实做好建筑工程档案管理控制工作
一是,对于建筑工程档案资料的变更状况,要做好相应的记录。在建筑工程档案管理工作实践中,对档案资料进行变更,会让资料的完整性深受影响,因此,建筑工程档案要对建筑工程档案资料的变更状况,及时做好记录工作。二是,把档案管理督导工作状况和管理人员的绩效挂钩。就建筑工程档案管理工作而言,工作内容很繁琐,且短期内不会产生经济效益,而建筑建设过程,又特别繁忙,施工工作人员,把绝大多数的精力,都用在了工程建设方面,档案管理工作的开展,通常是处于被动的状态,因此,要做好相应的督导工作,让档案的完整性得到相应的保障。假设档案管理工作没有得到及时地督导,那么人们对档案管理工作的重视程度将有所下降,就极易出现工作堆积的状况,要用强制性的措施,把建筑工程档案管理的督导和管理人员的绩效相挂钩,让档案管理的实效性得到明显提高;三是,切实做好建筑工程档案验收工作,是让档案管理效果得到切实保证的重要一环,在验收的时候,要按照政府规定的全面验收重点建筑项目的要求,将验收工作切实落到实处。
(三)要及时优化监管措施
在建筑工程档案管理的工作实践中,对监督措施进行及时优化是很重要的。比如说,定期检查重点环节的档案数据,亦或是积极使用信息化监督方式,协助开展档案资料的全面普查工作等等,总的原则就是积极应用各种监管措施,以让档案管理工作人员的专业技能得到提高;让档案资料的整体质量得到优化,让档案管理的实效性得以提升,进而极大地推动建筑工程综合效益的提高。
(四)把档案管理工作深入到工程施工现场
就建筑工程档案管理工作而言,深入施工现场是很有必要的,应结合工程管理的实际情况,开展资料审查工作,要按档案管理的具体要求,深入到施工现场,实施档案管理工作,保证档案资料能够得到及时、完整、准确地收集、整合和归档,另外,还可在工程竣工的现场管理工作中,对比出档案管理模式存在的不足,然后进行针对性地优化和提升,让档案管理模式得以创新,管理效率得以提高。
四、总结
经济新常态下,建筑业的发展速度不断加快,建筑企业所面临的挑战越来越大。在建筑企业管理中,档案管理是很关键的组成内容,在落实相关工作的时候,要将档案管理的积极作用充分发挥出来,结合建筑工程档案管理现状,积极采取各项有效举措,让管理人员的专业技能得以提升,让管理制度得以完善,让管理效率、管理质量得以提高,让各类档案资料能够及时得到收集,让档案管理更加合理。作为档案管理人员,要持续提高自己的综合管理能力,积极强化自己的档案管理意识,高度重视、有效处理在管理工作实践中存在的问题,以让档案管理的整体水平得到明显提升。
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