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实现档案管理工作的规范化、科学化、法制化路径

陈岩

富裕县档案局

摘要: 在新时期,档案管理工作逐步引起人们的重视,但实际开展档案工作时,对于档案资料的收集与整理消耗了大量的人力和物力,致使在档案服务中的投入相对减少,这无疑会对档案资料的利用率造成影响。为了改善上述发展局面,相关管理人员应正确认识档案工作的重要性,抓住档案工作的重点,适度引入新技术和新的管理手段,实现档案工作的规范化和科学化发展,同时也应结合档案管理的实际状况,设立相对完善的档案管理制度,做到有章可依,实现档案工作的法制化发展。
关键词: 档案管理;科学化;规范化
DOI:10.12721/ccn.2021.157002
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档案工作开展的过程中,由于相关管理人员的认识不足,致使档案工作的效率和质量偏低,无法发挥其自身的价值。而实际上,从长期发展中来看,档案工作对于企业发展和社会发展均有一定的促进作用,即档案资料可以为企业的决策工作提供可靠的信息参考,保障企业决策内容的可靠性,从而促进企业的良性发展,这对于社会发展来说也具有积极作用。为保障档案工作的科学化和规范化开展,应不断探索档案工作的发展路径,增强档案管理的整体效果。

一、档案管理的价值分析

在企业管理中,档案管理承担着收集和管理企业发展资料的重任,其中涵盖了企业发展历程中的全部资料信息,是见证企业发展历史的重要凭证,也是为企业战略决策提供依据的重要基础。对于一个企业而言,档案管理水平标志着企业的管理实力和发展实力。研究表明,档案资料中的内容具有较强的研究价值,相关管理人员通过分析前期的发展资料,可以制定出更为科学的发展对策和发展战略,有助于帮助企业明确自身的发展方向。具体而言,档案资料可以为企业管理人员提供可靠的参考依据,使其透过资料信息了解企业某一阶段的发展状态,并且通过资料研究找出企业发展中的不足,对企业发展策略做出调整,从而促进企业的健康发展。此外,也可为社会组织提供企业相关的发展成果,让更多机构了解到企业的发展动态,这有益于为与其他机构和组织的合作创造良好的条件。

二、档案管理工作存在边缘化风险

与其他管理工作相比,档案管理的价值表现相对缓慢,在开展档案管理工作时,很难在短期内受益,致使企业领导人员忽视档案管理的重要性,在指导工作时,也未对其做出正确对于引导,这让相关的管理人员认为档案工作仅是简单的收集资料和保存资料,档案资料的利用率极差。上述问题的产生必定会导致档案管理工作弱化的问题。同时,由于档案管理人员的责任感缺失,具体开展工作时,存在管理态度消极的现象,这无疑会影响档案管理的效率和质量,对档案工作的开展造成极大影响。长此以往便会在企业中形成档案工作无用的错误思想,严重阻碍档案管理工作的创新与发展,使其处于企业管理的边缘化。

三、档案管理工作规范化、科学化、法制化发展的路径

1、发挥档案资料价值,增强档案管理规范化

全面加强档案管理工作的根本目的在于,充分发挥档案的作用价值,为实现建设小康社会的目标服务。档案利用工作是档案自身价值得以实现的直接手段,做好档案的开发和利用是档案管理自身价值的重要体现,档案开发利用已经成为全社会重要的不可或缺的信息资源。要加强档案的开发利用,实现信息资源的共享,就必须加强档案基础管理。

档案员除了在档案收集、整理、鉴定、保管等方面下功夫外,应着重做好档案的编目、检索、编研工作,编制较适用的检索工具,建立健全检索体系和档案文件汇编等参考资料,及时、系统、完整地提供、满足档案利用工作的需要,实现档案工作的规范化开展。在此基础上加强对档案的保管工作,随时准备为利用者提供所急需的档案。重要、珍贵的档案要备有微缩或复制件,以代替档案原件提供利用。同时加强档案库房设施建设,减少外界条件对档案造成的损害。在管理好档案的基础上,档案管理工作也要适应社会需求的变化,寻求更为有效的服务新途径。

2、积极引入新技术,实现档案工作的科学化

信息技术以及网络技术快速普及使得人们的信息获取方式发生了较大的变化,档案工作作为管理信息资料的重要工作内容,也应结合当前人们的信息获取需求,对档案管理工作进行创新,直面社会发展所带来的新挑战,借助新技术实现档案管理的科学化发展。考虑到档案管理涉及到的管理内容较多,且在信息时代的背景下,信息产出量也在大幅度上涨,这为档案管理人员带来了极大的管理压力,而信息技术与网络技术的应用则可以有效简化信息收集流程,提升信息收集和整合的效率,这不仅能够缓解相关工作人员的作业压力,还可在一定程度上增强档案管理效率。

为使档案资料的利用率得以有效提升,还应对档案资料的检索操作进行科学化的设计,保障关键词提取的准确性,在检索相关的词汇时,能够汇集所有相关的档案信息以供工作人员使用。而借助信息技术进行档案管理时,还需面临来自网络中的安全威胁,考虑到此类问题,进行档案管理时,应对相关的电子档案进行加密处理,对于一些机密性档案应设置相关的访问权限,确保档案信息的安全性。档案工作的科学化管理实际上就是结合管理实际,完善档案管理实务,提升档案管理效率的过程。

3、建章立制,促进档案工作的法制化发展

法制化是做好档案管理工作的基础,要做好档案管理工作就必须以依法治档为根本,实现档案管理制度化。档案管理设备的现代化,档案种类和载体的多样化特点决定了档案管理方法要不断改革,只有坚持与时俱进,才能适应新形势,开创档案管理工作的新局面。因此,日新月异的形势对档案工作人员在业务知识、科学知识以及管理操作能力等方面都提出了新的更高要求。档案事业的发展必须坚持走依法治档的道路。只有实现档案管理的制度化,档案管理工作才能发挥应有的作用。在此基础上,各部门都要建立健全档案管理规章制度,档案管理工作才能做到因地制宜、灵活有效。

结语:科学规范的档案管理只有坚持与时俱进,才能适应新形势的需要,开创档案管理工作的新局面。科学规范的档案管理可以不断地提升一个企业的管理水平,做好档案的开发和利用工作,不但可以实现档案管理工作的自身价值,而且可以为经济发展和社会进步做出应有的贡献。展望未来,机遇和挑战共存,机遇大于挑战,只要我们抢抓机遇,避免消极因素带来的不利影响,充分发挥管理优势,坚持走中国特色社会主义档案管理道路,必定会实现档案管理工作的规范化、科学化、法制化。

参考文献:

[1]董妹.事业单位档案管理规范化的思考[J].办公室业务,2017(13):113.

[2]邢灿.新形势下档案管理工作的规范化探讨[J].办公室业务,2017:93.