前言：
高职院校的发展有几个重要因素，而仪器设备是其中较为重要的一个，高校只有具备大量的仪器设备，才能够保证学生知识学习的正常进行，也只有充足的仪器设备，才能够促进学校科研的发展，故而这些仪器设备对于高校的发展至关重要。因此，随着高校仪器设备的逐年增多，设备的管理也必须提上日程，仪器的使用保养很重要，设备的归档管理也同样重要。
1、高校仪器设备档案的特点
1.1涉及设备全过程
高校的仪器设备档案管理涉及仪器设备采购使用保养的全过程，从设备的采购环节开始，到设备的进校验收，再到设备的使用以及维修保养，都需要存档相关资料，这就需要存档标书、验收单、验收报告、使用记录以及维护保养记录等等资料，对于单一的设备来说资料较多，而综合到整个高校的设备，档案的量简直难以想象，特别是对于高校来说，使用的仪器设备不同于其他，主要是用于实验的仪器设备，不仅型号复杂，而且大多数属于最新科技研究应用的智力密集型，集光、机、电子于一体，涉及的学科多功能全，且硬件结构复杂同时还需要相当多的配套软件，因此高校仪器设备不仅随机纸质文件多，其中的设备功能介绍以及操作手册等至关重要。
1.2资料多
从高校仪器设备的归档内容来看，需要归档的资料不仅包括采购标书、合同、安装图纸、合格证书、随机说明书等设备相关资料，还包括设备使用时的调试、使用以及维修等记录，同时对于一些精密设备还需要定期进行保养，这就需要存档维修保养记录以及相关的维修保养时间，以便于为下一次的维修保养做准备。只有将设备的资料存档齐全，才能够在有需要时方便查找。
1.3存储时间长
从存档期限来看，高校的仪器设备不仅精密还十分先进，故而许多的仪器设备更新换代较慢，使用周期很长，就需要对这些仪器设备的相关资料进行长期存档，这对于存档工作来看是一个极大的挑战，凡事一旦涉及时间，就是一个难度较大的工作，高校设备档案的存档就是如此，贵在坚持。
2、高校仪器设备档案管理工作面临的新形势
随着时代的发展与科技的进步，档案工作已经迎来了翻天覆地的变化，在如今的形势下，高校仪器设备档案的收集模式、管理手段以及服务机制也需要相应的创新。
2.1高校仪器设备档案资源来源的整合
如今高校仪器设备档案资源不再局限于传统的纸质文件，传统的纸质文件篇幅大且使用查找繁琐，随着高校数字化建设的不断加强，档案也随之数字化，档案的载体形式也随之发生变化，数字信息管理已经成为未来高校仪器设备档案管理的重要方向。
2.2高校档案利用服务的多元化
在很长一段时间内，高校仪器设备档案管理的重点都是相关资料的归档与存储，而档案管理工作还有一个至关重要的环节，那就是档案的使用。资料的归档是为了方便进行查找与使用，在如今的教学环境下，高校仪器设备的档案查询使用不再局限于相关的管理人员以及设备的使用人员，学生也是档案使用的一部分，故而高校仪器设备的档案利用服务也应该更加多元化，要从原来现场办公方式逐渐向远程访问转化。
2.3高校仪器设备档案安全的新要求
在新形势下，高校仪器设备档案安全分为两个方面，首先是原始纸质文件的安全，地震、火灾甚至是战争都会造成大量的档案损坏，其次是档案信息的安全，随着电子档案的普及，电子文件存储方式已经成为资料归档的首选方式，相应的电子文件的不稳定性以及易泄密性也成了高校仪器设备档案管理面对的新问题。
3、高校仪器设备档案管理存在的问题
3.1仪器设备档案管理得不到应有的重视
仪器设备档案管理不受重视是高校管理中的普遍问题，对于高校来说，首要目标是教学，学校一般也主抓教学与科研，而仪器设备仅服务于教学与科研，在学校中往往处于管理的边缘地位。相应的很容易导致高校的仪器设备管理一片混乱，特别是对于一些存在分校区的高校，以及高校、院系的搬迁合并，更是设备管理一团糟，设备的丢失、遗落以及使用时找不到等问题频出。
3.2责任意识不清晰
高校的仪器设备是公有资产，教师也仅仅在使用时对设备负责，这样的情况下导致设备管理存在较大的漏洞，对于一台设备来说，仅在使用时使用人对其负责是不合理的，频繁更换责任人很容易造成设备出现故障，也很容易在出现故障时互相推诿。
3.3调拨报废没有及时更新
对仪器设备的档案科学管理必须坚持集中统一的原则，这就需要高校设置专门的档案管理人员，主要负责仪器设备采购、验收以及使用等环节的纸质材料，将这些材料进行存档。同时建立仪器设备管理的信息化平台，详细记录每台设备的信息，包括型号、出厂编号、购买使用时间等等。设置专职的管理人员，一旦设备出现调拨报废等情况，能够及时对设备的状态进行调整，使得物帐对应。但是有些高校的档案管理工作较为混乱，调拨以及报废的设备信息并未及时更改，导致很多问题，清查时，经常账务不清，为设备的科学管理带来障碍。
4、加强对高校仪器设备档案管理的对策
4.1首先需要档案管理人员切实转变观念
做好高校仪器设备档案管理工作有一个最重要的前提，那就是端正态度，档案管理工作贵在坚持，是一个与时间对抗的工作，故而要想做好档案管理，首先需要树立正确的档案管理观念。高校的管理人员要重视档案管理工作，了解仪器设备档案管理工作的重要性以及必要性，对于档案管理工作提供大力支持，同时要多询问、了解工作的进展情况。对于工作中出现的问题及时进行解决，保证档案管理工作良好运转，只有这样，才能服务好全校的教育科研。
4.2专兼职资产管理员要充分配合好
高校仪器设备档案管理工作内容繁琐且工作量大，故而除了专职的资产管理人员来说，还需要设置兼职的资产管理人员。对于高校来说，通常每个学院的仪器设备由相应的教师进行日常管理。对于这些兼职的管理人员来说，要对设备的使用负责，对于设备故障以及维修保养等情况及时进行汇报，交由专职的管理人员进行汇总与数据更新。同时兼职的管理人员也需要对于设备的日常使用负责，保证仪器设备正常的使用运行环境。
4.3构建高校仪器设备档案管理平台
对于高校仪器设备档案管理来说，基于互联网建立档案管理平台是一个非常便捷且科学的管理方式。高校可以给专职以及兼职的管理人员开设相应的权限，对于兼职的管理人员来说，仅对自身负责的设备有一定的档案操作权限，包括设备的使用保养记录更新等等，同时也具有出现问题及时上报的权限。而对于专职的管理人员来说，需要他们进行设备各种档案资料的上传，同时也需要对兼职管理人员提出的问题进行审批，特别是对于设备调转及时调整责任关系，对于报废设备及时更新状态。同时也可以开放设备档案管理平台的查询权限，这样也不必在需要时去档案室进行查询。对于设备的定期保养维护，也可以在平台设置相应提醒，避免出现遗漏。
5、结语
高校仪器设备的档案管理工作是一项系统的费时费力的工程，涉及环节多、内容复杂，每个工作环节之间相互独立又需要相互配合，故而需要大家一起努力才能够保证档案管理工作的正常运行。所以在高校仪器设备档案管理工作中，我们要做到细心、认真、及时，以做好档案工作，为教学科研提供强有力的保障。
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