进行归档管理工作的前提就是保障工作的规范性，通常应关注资料的真实性、及时性和全面性三个方面。为保证各部门员工都能配合档案管理人员完成归档管理工作，殡葬服务中心必须要在内部管理制度当中优化档案归档管理机制。通过制度来体现归档工作的重要地位，提高员工对该工作的重视程度。
1.构建规范化的文件材料归档管理体系
当前，个别单位和部门之间还缺少健全的文件材料的形成归档制度，文书部门、业务部门及相关工作人员不知道向殡葬档案管理部门上交什么，什么时间归档。档案部门也没有统一管理规定，包括材料的格式统一问题、材料的分类方式等方面。再加上，很多管理人员自身缺乏创新发展的意识，没有结合时代特点优化档案归档方案，工作态度不端正。而管理制度没有及时完善，也会导致管理效果不理想。为了尽快改变这种状况，必须建立起符合本单位实际情况的各种门类和载体的殡葬案卷类目、归档范围、保管期限等相关的表格，以保证应当归档的殡葬资料齐全归档。
健全管理体系的关键就是要了解殡葬档案的特殊性，规范工作流程。新时期比较常见的方式是：采取一收、二卡、三挂钩的方法。一收是指坚持平时清，平时跟踪有关领导和业务人员，催要应当归档的文件；二卡是在有关部门通过文书部门打印材料时，文书部门应当立即在材料份额上预算出归档的材料，在殡葬文件整理完毕后进行盖章时，应当把归档的殡葬文件材料直接卡下来；三挂钩，即文书、业务部门通过介绍信等事宜，获悉有关人员外出开会、参观学习、调查或者指导考察等活动相关信息后，便于他们主动进行挂钩，请他们把外出公务活动中形成的有关材料带回归档，及时进行登记，收回档案卷类目，进行对号入座，填好殡葬档案的文件处理单，再分发到有关部门进行办理，并由文书人员出具已经交付的证明材料。工作中应尽量避免设置兼职人员，以统一管理工作团队的素质与水平。
2.殡葬档案文件材料归档的三纳入原则
在新时期实际制定归档计划时，为保证工作的合理性，确保工作的有序开展，应遵循以下三个方面的基本原则：
2.1纳入程序
要按照规定的程序完成材料归档工作，方便及时发现工作中出现的不合理的地方。通常应从材料的形成、积累、立卷、归档工作流程中，合理确定工作的顺序。找到各项工作之间的关联性，以程序化管理为基础，落实管理任务，安排管理部门协助档案部门有序展开归档工作。
2.2纳入计划
为避免工作任务繁多复杂，应当将归档整理工作纳入单位的管理计划当中。首先，要了解所管辖区域的人口出生率、死亡率。其次，从大众对殡葬档案归档的了解程度、文化水平等方面，分析现阶段档案归档工作的难度。合理制定归档方案，找到提高工作效率与质量的方法。
2.3纳入责任制
提高归档工作水平时，要关注全体工作人员是否具备责任意识，积极完成组织结构建设，确保员工能够意识到自身岗位与档案归档工作之间的关系。可以配合人员管理制度来端正员工的归档工作态度，通过设置责任机制，约束员工的归档行为，避免由于人为因素出现档案归档不及时、档案失真、信息泄露等问题。最后，应定期进行工作评估，考察工作团队的素质及能力是否满足殡葬服务中心新时期对文件材料的归档要求，及时做好岗位调动管理、引进新人才，以解决工作难题。
3.提升文件材料归档管理的水平
从殡葬档案管理的角度来分析，在归档工作中，提升管理质量与水平的方法就是要落实四同步任务，做好同步管理，并守好归档管理工作的三个重要关口。
3.1落实四同步任务
在新时期展开文件材料的归档工作时，要完成四个同步。具体包括：下达任务与提出文件形成归档要求同步；检查工作进度与检查文件材料的形成、积累、整理、归档情况同步；验收、鉴定科技成果、与验收、鉴定文件材料同步；上报登记和评审奖励科技成果，全优工程、优质产品与档案部门出具证明材料同步。
这是新时期规范化展开归档工作，保障工作质量的必要条件。要完成同步管理任务，必须要在殡葬服务中心构建统一的管理平台，为各部门之间建立有效的联系，以相互监督为基础，保证各部门的工作质量达标。同时，可以借助信息技术将纸质资料转换成电子资料，为各部门之间的信息及时传递奠定良好基础，还能有效简化归档整理工作流程。
3.2守好三个“关口”
三个关口主要包括：鉴定关和验收关；上报成果关；“晋职升级”关，着力点在于将内部管理制度与档案管理任务有机结合起来。首先，要关注资料是否完整、真实，要层层审核，并采取负责人签名的方式。通过检查签名来判断该资料的内容、格式等方面是否经过了审核。其次，归档工作涉及到目录编撰、拟定档案标题、存储管理等工作，要关注资料的保密性和安全性。有序完成任务后，应按照规定的流程登记、申报成果。这项工作要从公平性、合规性的角度出发，进行严格的审核，避免出现冒领成果的情况。最后，为激励档案管理人员，可以为他们提供升值加薪的机会，要根据工作的实际开展情况，确定考核标准，公开标准、过程、结果，避免引发争议。
结语：进行殡葬档案的文件材料归档工作，需要完善管理机制，明确工作顺序，确定每个部门的工作职责。同时，应当落实三纳入原则，从程序化管理、拟定工作计划以及提高员工的责任意识等方面，推动归档工作的顺利开展。必要时，可以考虑应用信息技术处理档案资料的可行性，展开对归档工作、检查管理工作等多项任务的同步管理，应让各部门之间相互促进、相互监督，把好工作的质量关。
参考文献：
[1]郭春英.殡葬档案管理过程中的文件材料归档措施分析研究[J].数码设计（下）,2020,9(2):142.
[2]刘祎.加强文件材料归档收集工作的几点思考[J].山东档案,2020,238(5):42-43.
