企业所收集与存储的档案类别较多，既有人事档案，也有关于企业项目的档案资料。若是企业规模较大，其所需存储与管理的档案资料数量便会十分庞大，因而迫切需要探寻一种便捷化、高效化的档案收集、存储、管理、查询以及利用方式。为此，文章分析了传统档案管理的弊端所在，并就企业档案管理中信息技术的运用策略进行了阐述，而后对信息技术在企业档案管理中的发展方向进行了分析，希望可为企业档案管理工作的高效开展提供参考。
1.传统档案管理的弊端所在
1.1管理理念相对陈旧
传统管理理念视域下，企业管理层并未深入探析档案管理的价值，因而对这一管理内容的重视程度不高，忽视了档案管理在企业发展中的重要作用。不仅档案未能有效利用，甚至查询与利用档案的人寥寥无几。在面临重大问题需要以档案资料作为参考时难以快速查询到所需档案。档案管理人员的管理观念也相对陈旧，不具备与其他部门协同配合的工作意识，同时，关于档案收集的时间、范围以及管理流程的制定不够清晰，因而档案管理水平的提升受到了限制。
1.2档案管理效率不够高效
传统档案管理是以人工方式为主进行档案资料的收集、整理以及查询，需要由档案管理人员进行档案的制作、分类、排序、装订，根据规格进行档案的汇总并统一贴上标签，而后还需根据整理情况进行档案登记。这一过程十分繁琐且工作量大，并且档案文件查询时需查询其所属类别、明确存放位置，再根据编号进行所需文件的查找，耗时较长，档案管理的效率十分低下。
2.企业档案管理中信息技术的运用策略
2.1加快档案管理的数字化建设步伐
实现档案管理的数字化需要以计算机作为主要工具，可将归属于不同类别的档案信息录入计算机后进行分类存储，在档案资料检索时可实现快速与精准的提取与查阅，查询与利用效率较高，也可使档案资料的存储与使用过程更为安全。基于此，企业应加快档案管理数字化的建设步伐，配备数量充足且先进的计算机硬件设备。
2.2加强档案管理人员的素质能力建设
档案管理数字化建设需要一支专业性档案管理团队，为此，企业需对档案管理人员的管理理念进行转变，强化其法律意识，从而在明确档案管理价值的基础上实现档案资料的安全管理。档案管理人员应对自身肩负的档案管理职责进行详细了解，在相对完善的档案管理制度约束下，以《企业档案管理标准》的具体要求为依据，按照《档案法》的规定规范进行档案资料的编制、整理及归档，同时，还应确定归档的具体范围，明确档案资料的保存期限，还应针对保密文件的收集、传送、存储以及销毁等各个工作环节制定出详细的流程。此外，还应强化档案管理人员的信息技术应用能力，具备利用计算机进行档案信息录入、整理以及查询的基本能力。
2.3实现档案资料的信息化
2.3.1做好档案管理信息化的基础工作
首先，应全面收集与整理档案信息，并对信息资料进行分类整理，这可为在计算机中快捷录入信息资料提供便利。同时，还应对档案资料的查询功能进行便捷化设置，可快捷进行所需档案资料的查询，从而为档案信息化的实现提供有力驱动。
2.3.2引入先进的多媒体技术
多媒体技术应用后，可基于计算机而对图文信息或音视频信息进行处理，可使档案管理更加人性化，并呈现出交互式特点，是档案信息资源得以有效开发与利用的关键技术。一要实现全文检索，除了题目关键词检索以外，还应在纸质信息完成电子信息转化之后建立一个可全文检索的数据库，从而提升档案检索的精准性与便利性。二要实现影音信息检索，无需像传统档案管理中那样利用其他设备进行音视频文件的辅助播放，可通过数字化档案管理的实现在计算机上进行直接播放。三要建立电子版档案信息，可在多媒体技术支持下，实现档案资料的主题性编制与排版，可根据档案信息、以图文形式进行档案书册的编制，提供给员工学习或正式出版，也可依托互联网进行传播，从而使档案管理规模得到拓展，管理成效得到显著提升。
2.3.3应用现代化信息存储技术
信息存储技术有多种类别，如频带较宽、可实现信息长时期存储的磁存储，可利用缩微摄影机缩小拍摄档案资料以便节约存储空间、延长保存时限的缩微存储，此外还有高容量、集图文与音视频存储于一身的光盘存储。这些现代化信息存储技术的应用均可减少档案资料存储空间，也可实现档案信息的快速化与便捷化检索，因此可结合企业的档案管理需求选择性应用。
3.企业档案管理中信息技术的发展方向分析
3.1以信息化档案管理推动企业管理创新
档案管理的一大应用价值是在企业做出管理决策时提供可靠的信息数据参考，利用信息技术进行档案管理后，可在计算机辅助下加快档案信息的整理与分析效率，可总结信息规律，提取有价值数据信息，从而可提升企业管理决策制定的科学性与高效性，这可为企业管理的创新提供一定支持。
3.2为企业资金核算与资金管理提供支持
实现档案管理信息化后，可根据档案信息数据情况进行企业销售与库存情况的精准分析与掌控，可对出货、账目等数据信息进行精准核算，可有效规避应收账款超出限额的情况发生，可避免坏账风险的出现。可通过档案管理了解账目间借贷记录情况，除了可了解企业产品存量与销量，还可准确统计出损失量等数据信息，这可为企业资金核算与资金管理奠定详实的数据统计基础。
3.3提升企业管理质效
在企业管理基础稳固性不强的前提下，可利用信息技术实时性进行企业档案信息资料的分析，从而对企业的基础档案数据进行了解，明确员工的工时消耗情况，并可在此基础上帮助企业做出各项管理决策。对于企业发展而言，财务档案信息属于重中之重，销售部、采购部以及库房部能否精准获取档案信息资料决定着企业的市场动态把握与判断能力，因而，在企业档案管理中利用信息技术，可为企业决策制定提供规范性制度及标准，可实现企业对市场变化情况的精准掌握与有效应对。
结语：信息时代背景下，企业发展过程中应契合时代发展步伐，既要实现业务管理的信息化发展，也应将信息技术融入到档案管理工作当中。企业必须对信息技术在档案管理中的应用价值进行分析，对档案管理人员的信息技术能力进行强化，并制定科学明确的档案管理目标，加快档案管理信息化的建设步伐，在所有员工的通力合作下，利用信息技术提升企业档案管理工作成效。
参考文献：
[1]马洁.计算机信息技术在企业档案资源管理中的应用[J].信息与电脑(理论版),2018,400(6):182-184.
[2]蒋欣璇,袁媛.信息技术在企业档案管理中的应用与发展方向[J].建筑工程技术与设计,2017(24):3537.
