社会日益发展之下，档案管理事业由手工管理发展至一体化管理阶段，档案管理所需的人力及物力资源更多、所占用空间也更大，并且纸质档案存在难以长时间存储的弊端。信息时代背景下，档案管理也实现了信息化，这是指采用数字化方式进行档案管理，并通过网络化发展实现档案资源的全面与深入开发与利用，从而彰显档案管理在社会发展及经济增长中的重要作用。
1.信息时代背景下实现农场数字化档案管理的必要性分析
在计算机、网络、多媒体以及数据库等多种技术发展之下，诞生了档案管理数字化这一新型档案信息形态，可运用数字化形式进行原本存储于不同载体及不同区域的信息资源的存储，并依托于网络进行数据信息的共享与利用。
1.1办公自动化条件下档案管理数字化需求较为迫切
自办公自动化实现以来，农场可在信息数据的基础上、依托于网络利用新型科学技术构建网络化档案管理系统，从而实现网络化发展。在计算机普及应用下，诞生了大量的数字档案信息，因而农场的档案管理需要加快数字化建设以满足当前阶段的工作需求。
1.2数字化档案管理比传统档案管理更加先进
1.2.1可推动农场经济效益的增长
经济高速发展之下，信息量大增，农场的档案管理工作量日渐增大，然而其所应用的办公方式却相对陈旧，需要设置多名档案管理人员，且投入较高的办公成本，因而会使档案管理的成本显著增加。实现农场档案的数字化管理后，可利用电子档案进行传统纸质载体的替代，可利用计算机进行电子档案的存储，大大节约了档案存储空间，档案存储成本得以降低，并且档案调取与查阅更为便利，无需进行大量纸质资料的复印，因而档案管理人员及纸张浪费的情况可得到有效缓解，可间接提升农场的经济效益。
1.2.2利于农场办公效率的提高
农场档案管理数字化的实现，可及时进行档案资料的收集、归档与利用。传统档案管理模式下，需要在归档完成后方可进行信息内容的了解，而数字化档案管理实现后，可在计算机及网络支持下随时对当前情况进行了解。档案管理数字化的实现也可进一步简化档案资料查询流程，可随时随地获取世界各地的信息资源。在此种突破了时空界限的信息流通方式之下，数字化档案管理便可突破消除信息界限，档案资料库也由保管地转化为信息控制中心，可实现更加便利与高效的信息查询与利用。
2.数字化档案管理实现的难点所在
2.1资源浪费严重
部分农场在档案管理数字化实现之后，仍进行纸质文件的保留，因而呈现出了“双套制”的档案资料保存现象，虽然数字化档案管理实现后可于网络进行高效的文件传输与利用，然而由于内容相同的纸质与电子文件的同时存在，极大了浪费了档案管理的人力及物力资源，档案存储成本也有所增加。
2.2电子文件归档存在难度
由于部分农场所应用的档案管理系统与办公自动化系统存在互不兼容的现象，因而电子文件的归档存在一定难度。这是由于两套系统的设计单位不同、设计标准不一，于存在差异性的软件环境下应用时，数据转换无法实现，因而电子文件归档困难，在原始数据的收集及录入方面均存在不小的难度。
2.3电子文件难以长期存储与管理
电子文件虽然操作简便且可实现快速传输，并且存储所占用空间较小，但由于其对软件系统及硬件设备的依赖程度过高，难以直接读取，且电子文件易于修改且可不留痕迹，易出现信息数据丢失或遭到病毒侵袭等多种不安全问题，因而电子文件的长期存储与管理会受到不利影响。
2.4数字化档案未实现高效利用
部分农场的档案管理人员由于缺乏电子文件管理意识，档案管理观念陈旧，常会利用传统管理模式、采用人工方式进行档案信息的检索与查阅，且将计算机作为信息录入、编辑与打印的工具，档案管理思维局限于眼前档案，未依托于网络实现信息资源的全面获取与快速传递，因而人力及物力资源浪费现象严重，同时也未实现电子档案可利用价值的深度挖掘，因而数字化档案的利用效率还有待提升。
3.确保数字化档案管理实现的重要举措
3.1加强系统工程建设，有效共享信息资源
对于农场而言，档案管理数字化工程较为系统，既要进行数字化建设的设计、分析需采购的硬件设备型号、开发软件系统，还涉及系统管理、档案信息备份、信息查询以及安全管理等多项工作，需要构建一个完善性的档案管理系统。由于农场运营中所产生的信息数据量较高，要确保信息录入与存储多项功能的实现，因此，档案管理系统应具备双服务器、采用磁盘陈列存储方式，并具备可高速集中扫描的扫描仪，还需兼具光备及磁盘备份等多项功能。此外，还需对档案查询系统进行科学设置，利用触摸式显示屏实现快捷的档案查询，将文件上传到网络，从而实现信息资源共享，以此提升档案信息利用率。
3.2构建电子与纸质文件的横向通道，强化网络安全管理
为解决“双套制”文件存储问题所导致的资源浪费，可于纸质文件与电子文件之间构建横向通道，采用文本或映象的方式进行电子及纸质文件的共同存储，同时，还应以实际档案管理需求为依据进行相应管理制度的建立与完善。除了要对档案资料归档与保密制度进行构建之外，还需建立数字档案鉴定制度及网络安全管理制度，以便于提升档案管理数字化建设的规范性与安全性。其中，安全管理制度的建立最为关键。安全管理包含软件及硬件管理两部分内容。一方面，应对信息存储载体质量进行严格把控，以实现电子文件的长期保存。另一方面，需应用多级权限设置及密码管理，利用加密通讯技术、布设防火墙等多种方式实现档案管理系统保密性的提高，以免电子文件遭到恶意篡改或损坏。
3.3组织专业化档案管理团队，提高其档案管理能力
档案管理数字化建设技术性极强，需要专业化档案管理人才。因此，农场的档案管理部门应吸纳掌握专业化计算机知识的人才加入，还应对档案管理团队的整体素质进行提升，通过信息技术强化班的开展，保障档案管理人员的计算机应用与档案管理能力可得到全面提升。应构建档案管理团队体系，将管理型人才作为基础，加快复合型及专业技术人才的培育，从而确保农场档案管理数字化的快速实现。
结语：农场数字化档案管理的实现属于任务艰巨且极具系统性的工程，需要政策法律的支持，还需掌握一定的技术及管理能力。农场档案管理部门应在国家信息化建设全面开展的大环境下，实现档案管理工作机制的创新，通过加强档案管理数字化建设推进档案管理信息化的实现，从而将档案信息资源的价值更好的展现出来，开创农场档案管理的新纪元。
参考文件：
[1]刘畅.关于农场档案管理信息化的探究[J].农技服务,2017,34(10):200.
[2]李玉英.档案管理数字化的必要性[J].大科技,2017(7):20.
