传统的纸质档案不仅会给日常存储和取用工作增加负担，而且无法及时清理过期的档案，也会影响档案的实际使用价值。基于此，档案管理部门开始研究将纸质档案转换成电子档案的方法，希望能够科学提升档案管理工作的效率。
1.社会保险档案的特点及数字化管理优势
社会保险是关系到公民切身利益的，目前市场上的大多数事企业单位都会为员工缴纳社会保险。而对社会保险的档案进行系统化的管理，就是相关管理部门新时期的主要工作任务。
1.1社会保险档案的特点
在进行社会保险档案的整理工作之前，档案管理人员应当先对这种类型的档案特点进行详细的分析。首先，社保档案内容具有动态性。我国社会保险业务包括养老、医疗、失业、工伤、生育等，涉及人员众多，范围广泛，随着人员工作时长的增长和工作岗位的变换，社保档案的内容也在不断变化。其次，社会保障对象主要包括企事业单位在职人员、个体工商户及自谋职业者等，并且随着国家综合实力的提升和社会的发展进步，社会保障的范围也会越来越广，管理对象的社会性将会愈加凸显。这在给人们的日常生活提供基本保障的过程中，也显著增加了档案管理工作的负担。基于此，如何科学优化新时期的社会保险档案管理方案，就是相关工作人员新时期研究的主要问题。
1.2介绍数字化管理优势
为了能够规范社会保险业务档案管理，充分发挥档案的服务作用，人力资源社会保障部和国家档案局共同制定了《社会保险业务档案管理规定（试行）》，可见国家对于社保事业的重视程度。因此，提升社保档案管理质量，对于社保事业发展是具有重要意义的。
而与传统的档案管理形势相比，应用信息技术手段实现数字化的管理工作，可以实现数据信息的实时更新。而且，在档案管理团队需要同时使用一份档案展开工作时，可以同时在线查阅相关信息，解决了传统档案在借阅方面存在的不足之处。同时，数字化管理工作可以节省档案馆的存储空间，通过对信息技术的应用，还可以在现阶段实现对档案数据的永久保存，有效提升档案管理水平，这满足了社会保险档案管理工作的基本需求，在新时期有着良好的应用前景。
2.科学展开社会保险档案数字化管理的途径
数字化技术在社保档案管理中的应用是具有里程碑意义的。以人力资源管理部门的工作情况为例，应用数字化的管理方法，不仅将大大提升社保档案管理的效率和质量，还能够减轻社保档案管理工作人员的负担，提升工作的现代化水平，更好地为广大人民群众服务。
2.1规范档案管理流程
长期以来，纸质档案始终是社保档案的主力军。随着信息化建设的深入，纸质档案应加快向数字档案转化的速度，并且要保持纸质档案与数字档案的并存并行，为社保档案提供双重的安全保障。对新接收的社保档案，要从接收起就做好数字档案的备份工作，保证档案内容的准确录入，便于档案后续的查找借阅，同时保障社保档案管理各个环节的规范性。在具体应用数字化技术进行档案管理时，需要预先规定档案的存储格式，包括如何拟定文档的标题，对档案数据如何分类等方面的问题。通常可以通过员工社会保险的缴纳年限来进行分类，方便了解每位人才的社保缴纳时长。
2.2构建档案数据库
在城市化发展进程中，城市人口逐渐增多，人力资源管理部门需要整理的人才个人档案信息也不断增加。基于我国目前正在研究档案的数字化管理技术，人力资源管理部门可以通过与第三方信息技术公司的合作，建立智慧社保大数据平台，实现社保业务的一体化联动支撑。在纸质档案转化为数字档案的基础上，建立虚拟档案中心，并进行规范化的管理。其次，通过与银行信用系统、公安机关的户籍系统等进行信息交互，实现更大范围的资源共享，形成人力资源与社会保障综合信息基础数据库，扩大社保信息的存储范围，同时支持数据的抽取、转换和整合。在这个过程中，需要保障数据信息的真实性，并利用数据交换处理技术打破系统间的壁垒，形成一体化运营架构。在实现“一人一档”，进行数据分析和档案资源开发利用的基础上，为开展社保档案的数字化、集约化、动态化管理奠定技术基础。最后，可以通过智慧社保平台为人民群众提供个性化增值服务，一方面利用系统平台规范社保管理的操作，另一方面则要满足广大人民群众不断变化的新需求。
2.3应用现代化技术
实际上，档案管理工作最基本的属性就是服务属性。因此，应用数字化技术进行档案管理工作的优化时，应当以落实服务属性为基本原则，重点关注人们对于社会保险档案的使用需求，科学引进现代化技术来对档案数据实现全面的管理。比如，可以使用条形码/二维码技术。为了能够使数字化管理下的社保档案管理更为规范，档案管理部门可以使用条形码或二维码，联合微信小程序功能来记录社保档案的流转记录和经手人信息。档案需求者通过扫码查阅或借阅档案的方式来获取档案信息，当需要归还时，小程序能够自动发送提醒，从而避免逾期归还档案而产生的个人信用问题。与此同时，通过这种方式，在很大程度上能够确保社保档案的安全性和保密性，有助于提升社保档案数字化管理质量。
结论：基于社会保险档案与人们的个人切身利益有密切的关系，因此，人们对于档案的使用频率也比较高。如何为受众提供良好的档案管理服务，就是目前档案管理人员需要研究的问题。这就要求管理部门能够意识到信息技术的重要作用，积极建立网络数据库，并规范档案资料的存储格式和分类方法。在适当的环节引入现代化技术，比如条形码、二维码技术，为档案存储安全和档案取用的便利性提供基本保障。
参考文献：
[1]姚金玉.试析社会保险档案的数字化管理[J].中国战略新兴产业,2018,(10):181.
[2]陈学维.社会保险档案管理数字化管理方法探讨[J].人力资源管理,2018,(7):120.
