随着“数字环保”进程的不断推进，环保企业档案工作的环境、内容、范围都发生了根本性变化，迫切要求环保企业更新档案工作理念、改进工作方法、创新管理模式，加快信息化管理转型，不断提升档案工作现代化水平。
一、 环保企业档案数字化管理的必要性
1. 环保企业档案数字化管理是提高档案管理效率的必然要求。随着信息技术的飞速发展和广泛应用，环保企业业务一方面涉及面更为广泛，包括环境管理、环境监测、污染防治、生态保护、环境工程、科学研究、执法监督等，这些业务开展基本实现了信息采集、传输和管理的数字化、智能化、网络化[1]。因此，环保企业数字化档案越来越呈现多样化、复杂化、专业化特点，具体表现为门类更丰富、动态性更强、数据量更大、利用需求更明显。要管好存好用好环保档案，就要求环保企业档案工作主动顺应环保事业发展、强化环保档案数字化管理，引入先进的信息技术开展档案管理工作，这对于提高环保企业档案管理工作的效率和质量具有重要意义。
2. 环保企业档案数字化管理是我国档案工作走向现代化的必然要求。“十四五”期间，档案工作数字转型已成为档案事业发展的必然趋势和实现档案管理现代化的必由之路。《“十四五”全国档案事业发展规划》对档案工作数字转型提出了明确要求，《环境保护档案管理办法》规定“环境保护部门的档案管理机构应当负责本部门档案信息化工作，参与本部门电子文件全过程管理工作，组织实施本部门档案数字化加工、电子文件归档和电子档案管理以及重要档案异地、异质备份工作。”
3. 环保企业档案数字化管理是环保事业发展的必然要求。国家对环境保护日益重视，环保档案的作用也更加凸显，政府决策、科学研究、企业发展等都离不开环保档案的支撑。
二、 环保企业档案数字化管理薄弱环节
近年来，江苏省部分环保企业陆续开展档案数字化工作，不断提升档案信息化管理水平，但要实现全面档案数字化管理，笔者发现还存在一些薄弱环节。
1. 认识不到位，现代化意识缺乏。当前一些环保企业档案工作并没有与环保事业发展同步，已不能满足新时代档案工作的需求。不管是环保企业的领导还是具体的档案工作人员，在认识上往往还不到位，思想不够解放，创新意识不强，积极主动性不够，不仅不利于环保档案的完整保存，也会成为影响企业持续发展的重要因素。比如近两年，国家档案局联合多个部门开展了“增值税电子发票电子化报销、入账、归档试点工作”，通过试点，我们发现电子发票数字化管理对企业而言，不仅高效便捷，同时又大幅度的降低经营成本，创造了良好的社会效益和经济效益。
2. 管理不到位，手段滞后。目前，江苏省内多数环保企业还是沿用原有的人工为主、计算机为辅管理模式，已远远满足不了包括CAD图纸、音视频文件等电子文件、数据库文件等各类环保档案信息化管理的需要。一些环保企业有些档案信息化硬件设备配置不足、档案管理软件功能不能适应实际工作需要等问题；个别单位只重视文书类电子档案的管理，忽视了环保业务电子档案管理等，这些都成为环保企业实现档案数字化管理的制约因数。
3. 人才不到位，力量薄弱。环保企业档案工作，从目前的情况来看，人才力量较为不足，不能适应档案数字化管理的需要。一些环保企业将档案室作为养老部门，安排一些老弱或者有关系的人员。一些环保企业档案工作者业务能力还有所欠缺，知识面较为单一、狭窄。同时，环保企业档案队伍不稳定，存在档案人员调整频繁的情况，也给档案工作带来不必要的损失。
三、 环保企业档案数字化管理策略
环保企业实现档案数字化管理，笔者结合环保档案的特点，认为可以从组织领导、制度规范、资源建设、软硬件建设、高效服务等方面采取科学有效的措施。
1. 加强组织领导。环保企业要切实加强对档案工作的领导，主动融入数字社会、数字中国建设，变革管理理念，采取积极措施，有序开展档案工作，逐步实现档案数字化管理。一是要明确档案信息化工作的分管领导，设立数字档案室机构，选优配强档案工作力量，做好顶层设计和统筹规划，保障经费，给予政策支持，定期听取档案工作汇报，及时研究解决档案工作中的重大问题、难题。二是要积极推进企业业档融合，从领导层面推进档案部门与业务部门的协同，在业务系统中同步规划、同步实施电子文件归档功能，实现档案一体化管理模式。三是要大力支持建设高水平的档案管理系统，为档案数字化管理提供有力支撑，为档案管理以实体为重心向以实体和信息并重的转变奠定坚实基础。
2. 重视顶层设计，制定档案信息化管理的标准和制度。规范制度是档案信息化建设的重要依据，是档案数字化管理的核心支撑，环保企业高效开展档案工作必须建立完善的规范制度。在档案数字化管理方面，国家档案局、省档案局已出台《电子文件归档与电子档案管理规范》、《文书类电子档案检测一般要求》、《档案数字化转换操作规程》等一系列行业标准规范，环保企业在开展档案工作时要善于科学的运用已有的规范制度。在遵循已有的政策法规、标准的基础上，还应结合自身实际，制定符合企业自身特点的尤其是环保业务档案方面的技术标准、管理制度。一方面要制定完善数字档案室人员岗位职责，系统运行维护管理制度，机房、档案数字化加工场所管理制度，数字档案室安全与保密管理制度等。另一方面可参考档案行标、地标，形成本企业各类电子档案收、管、存、用等方面的标准及实施要求，如环保业务电子文件归档办法，环境监测、污染防治等业务档案的元数据方案，档案利用标准，安全与保密管理等。制定的规范制度在得到充分的实践证明的情况下，亦可以总结申报档案行业标准。
3. 加强数字档案资源建设。数字资源建设是环保企业档案部门的一项核心工作，也是数字化管理基础。首先要求业务系统电子文件做到应归尽归、应收尽收；其次对现有的纸质文书档案，包括环境监测、生态保护、执法监督等各类系统中实体档案开展数字化加工，以及多媒体、数据库、数码照片、图形图像等各类电子文件的归档。企业数字档案馆（室）建设指南中也明确提出“一定数量的档案数据是保证数字档案馆（室）发挥效用的基础，存量档案数字化率宜达到70%以上。”
4. 搭建高水平的档案信息管理平台。面对复杂多样的电子文件生成、运行环境，要全面实现档案数字化管理目标，必须搭建高水平的档案信息管理平台。首先要明确平台的定位，笔者认为应构建一个既规范标准又兼有企业特色、实用的档案信息管理平台，实现档案信息、档案实体、档案环境、档案人流等方面数字化管理[2]。其次搭建平台应遵守“全程一体化管理原则、前端控制原则、动态管理原则、风险管理原则”，这些原则涉及流程的设计，分类方案的制定，归档范围与保管期限、元数据方案的嵌入以及质量要求等方面，系统开发时需要重点关注这些内容。第三，平台功能应较完善并具有扩展性。功能开发应遵循《电子档案管理系统通用功能要求》、《企业数字档案馆（室）建设指南》、《档案信息系统安全保护基本要求》等，并结合本单位实际和环保档案特点设计。需要强调的是，搭建平台时需对已有的各类环保业务系统进行优化升级，使其产生的电子文件来源可靠、程序规范、要素合规。
5. 开展高效的共享服务。当前，及时准确提供有关环保档案信息，充分发挥环保档案的资政作用，提升企业社会、经济效应，正在成为环保档案管理工作的又一重要任务。一是要树立档案源于企业管理活动、档案工作服务于企业发展的观念，改变传统的守摊看点、等待查档的工作方式，主动走出去，不断拓展服务渠道，创新服务方式，努力促进档案工作从以“藏”为主向以“用”为主转变，充分发挥环保档案资政襄政、公共服务等功能 [3]。二是要运用大数据、数据挖掘等技术，对档案信息资源进行深度分析和加工，实现档案信息高效精确检索和智能推送，将“环保档案库”变成“环保思想库”“环保知识库”，更好地服务中心工作、服务人民群众。
[1] 提升基层生态环境信息化水平 中国环境报
2019-06-11
[2] 杨冬权 智慧档案馆（室）——我国档案馆（室）建设的新方向[J]，中国档案，2020（11）：68-74
[3] 雷荣 论企业数字档案室建设——构建共享、融合、智能、交互的档案管理平台 [J]，机电兵船档案 2020（3）：104-106
作者简介：王艳艳； 工作单位（江苏省环科院环境科技有限责任公司）
单位所在城市：南京市；单位邮编：210000（必填）
出生年月1982年2月 学历：本科；学位：硕士；
职称：档案专业中级；高校讲师； 研究方向：档案管理学
