前言：医院行政档案中有很多有价值的资料和信息，能够对医院体制改革及发展进程进行记录，同时也能对医院的管理理念、精神、传统、文化等方面加以体现。对于医院管理工作来说，做好行政档案的长期保存及有效的开发利用，可以促进医院行政管理的改革发展，同时对于医院精神文化的传承也有着积极的影响。所以，医院档案管理人员要对行政档案长期保存提高重视，认识到档案的价值和作用，进而不断提高档案管理水平。
一、医院行政档案的作用价值
医院行政档案具有重要的作用和价值，是医院文化精神传承的重要基础，可以为领导提供决策依据。医院档案是在医院长期发展中逐渐积累形成的，记录了医院不同阶段的发展情况，对于医院当前管理及未来发展都有着重要的借鉴和参考价值。档案能够对医院不同时期的行政管理特点加以体现，在医院文化精神构成中十分重要。通过对医院不同时期行政档案的挖掘分析，可将医院发展脉络厘清，为医院正确的发展方向和决策提供参考依据。医院行政档案能够为医院的有序运行提供理论依托[1]。通过文字类文档为主的档案分析研究，可对其中的理论价值加以挖掘。行政档案也有着时效性的特点，反映了医院某个时间段内的社会需求及发展背景，其现行价值及长远价值都非常可观，能够为医院的科学发展及有序管理提供理论依据。尽管很多过去的行政档案对于新时期的发展要求无法满足，但是仍然能够对医院产生积极的影响，其主要体现在医院很多现行管理制度，都是以过去行政档案为理论依托。医院行政档案还具有较高的教学、法律价值。在教学管理中，可以将其作为重要的教学资料，能够促进医院管理方式、管理理念、服务理念的创新和优化。在依法治国理念不断深入推行的背景下，国民法制观念日益提升，医院行政档案中的法律价值也逐渐得到凸显，在医院各类事故及医疗纠纷处理中，也能够发挥重要的作用和价值。
二、医院行政档案长期保存的问题
在医院行政档案长期保存中，面临着一些难以忽视的问题。由于载体比较多样，导致保存工作量增加。以往档案管理中主要采取实体档案长期保存的方式，但是需要面对防虫、防潮、消防等多重要求。在随后档案信息化建设中，产生了更为多样的档案保存载体，因此实行了实体档案、电子档案并存的双轨制管理方式。但是也会面临硬件损坏、资料丢失等问题。在新时期对于档案管理水平也提出了更高的要求。在档案长期保存中，不能只是简单的存放在硬盘或库房中，而是要档案资料能够发挥出其应有的价值。要求在档案保存中，能够深度挖掘行政档案的价值，采用多元化的方式，确保在医院长期发展中，能够将行政档案的参考和凭证价值充分发挥[2]。因此，对于档案管理水平也提出了更高的要求。现有保存技术的时效性比较短，在档案信息化发展中，电子档案已经成为主流形式，部分医院也进行了电子档案单轨制管理方式，将实体档案完全抛弃，都采用电子档案保存。而保存电子档案使用的信息系统，在结构、操作系统、技术不断更新换代的前提下，原有保存技术及内容可能会失效，因而导致档案保存技术时效性比较短。此外，在行政档案长期管理中，信息安全风险也大大增加。尤其是在电子档案应用的前提下，档案数据资料内存不断增大，为了节省储存空间，往往使用比较小的移动硬盘，高密度储存大量内容。这就会导致信息安全受到威胁。如果存储设备发生损坏，其中大量的档案资料就可能损坏和丢失。
三、医院行政档案长期保存的对策
为了实现医院行政档案的长期保存，需要对电子档案保存进一步强化。对档案收集归档的规范化程度加以提升，在兼容性、大小、格式上确保高度的一致性。在网络安全技术、数据安全技术、系统安全技术上不断完善，定期维护和检查，测试系统的稳定性，及时查找和修补系统存在的bug，并制定好应对措施。运用数据备份、数据加密等技术，确保数据安全。医院应当不断提高档案管理水平，对档案保管和利用之间的关系做好协调。运用第三方管理服务平台，使医院库房及硬件压力得到缓解。强化医院行政档案服务利用开发，建立信息共享平台，整合行政档案资源。政府部门可以作为建设主体，明确信息开发利用服务的重点方向，采取档案资源整合，提升医院档案集约化程度。医院及相关部门应当不断加大投入力度，使档案保存基础更为完备[3]。利用充足的资金支持，在网络、软件、硬件、库房等基础设施方面进行优化和升级。引入数码照相机、文档扫描设备等，提升档案数字化转化的效率。加强信息系统搭建的完善性，确保各项功能符合应用需求。采用独立网络维护信息安全，提升档案管理效率。医院还要加强档案收集力度，确保档案信息真实性和有效性。档案管理部门要做好档案审核工作，对审核流程机制加以完善。档案管理人员要定期培训，提高档案管理的能力和意识，强化档案服务能力水平。在档案信息收集整理中，要确保真实性、可靠性、时效性。在档案信息管理上，要定期检查，专人负责，从而确保档案长期保存的效果符合要求。
结论：档案管理是医院管理工作中的一个重要的环节与内容，对于医院管理水平的提升及未来发展都有着重要的影响。对于医院来说，行政档案具有较高的作用和价值，因此需要加强管理和应用。不过，在医院行政档案长期保存中，仍然存在一些问题和不足。对此，应当采取有效的对策加以改进，保证医院行政档案长期保存的有效性。
参考文献：
[1]郜惠子.探讨新形势下如何提高医院行政档案管理的工作效率[J].临床医药实践,2018,32(21):177-178.
[2]邹素新.加强医院行政档案管理人员素质要求的重要性分析[J].商品与质量,2019,37(26):155-156.
[3]陈婵红,黄超芳.医院行政档案管理存在的问题及创新策略探讨[J].兰台内外,2018,16(5):132-135.
