1、 人力资源和社会保障档案管理的重要性
人力资源和社会保障档案的作用非常明显。在国家层面，有利于维护国家的正常秩序，让社会各界获得可靠的人力资源保障。同时，也能促进民生发展，为社会稳定和谐提供保障。人力资源和社会保障档案对个人也具有重要意义，在企业和机构员工的职业晋升、农民就业和学生发展方面发挥着关键作用。近年来，国内人事制度改革逐步深化，社会经济发展部分也逐步加快。对人力资源和社会保障档案的管理提出了更严格的要求，需要在技术、人才和基础设施等方面予以保障，为人力资源和社保部门的工作打好基础。
2、 人力资源和社会保障档案管理现状
（1） 对档案管理重视不够
档案管理是人力资源和社会保障部门工作的重要组成部分，但长期以来，由于观念落后，档案管理长期处于边缘化状态。对于人力资源和社会保障档案，主要涉及地区医疗、工作、社会保险、就学、人口流动等信息。由于缺乏妥善管理和信息化建设步伐缓慢，档案往往难以归档和使用，不利于人力资源和社会保障档案的作用。
（2） 文件内容不完整、不全面
在人力资源和社会保障档案的收集方面，迄今为止仍执行传统的收集标准，如个人简历、评估和鉴定、自传信息、教育程度、获得的证书、政治历史记录、审查材料等，以及认证，参加中国共产党和共青团等奖惩材料。人力资源和社会保障包括许多方面。然而，随着时代的变化和人们观念的转变，对人力资源和社会保障档案的需求也存在一些差异。要增加人才类型、专业技术、管理能力、综合心理素质和人格发展。但现阶段缺乏这部分档案，无法保证档案的完整性和全面性。
（3） 档案管理制度不完善
从人力资源和社会保障档案管理现状分析可以看出，社会保障和求职基本上是主要方面。对于社会保障而言，档案有各种类别和数量。在进行档案管理时，多个部门通常会结合其性质和类别采取分类管理措施。虽然这种管理模式可以维护档案管理的秩序，但由于涉及部门众多，很容易出现沟通问题，难以协调实际工作。对于个人工作档案或学习档案，会分散在多个档案管理员手中，管理制度不完善，沟通不到位，给档案的完整性带来了不利影响。
（4） 落后的归档管理方法
在人力资源和社会保障档案管理过程中，基本遵循档案管理等传统管理方式，难以应对日益增加的档案管理工作量，人员操作容易出错。这不仅增加了人力投入，而且无法确保档案管理的标准化。此外，交接工作量过大，无法保证实际工作效率。此外，信息技术在人力资源和社会保障档案管理中的应用也存在问题。现代管理设备尚未配备齐全，无法提高档案管理的质量和效率，从而影响人力资源和社会保障档案的开发利用。
（5） 档案管理人员素质不高
在时代发展和社会进步的过程中，人力资源和社会保障部门的工作量大幅增加，档案管理工作呈现出琐碎和复杂的特点。为了满足实际需要，许多没有通过专业学习的人将被临时聘用，因此档案管理的效果将大大降低。由于人力资源和社会保障档案不受重视，负责档案管理的人员流动性强，缺乏足够的档案管理知识，因此需要提高专业技能水平。这不能保证高质量完成人力资源和社会保障档案管理，不利于档案使用价值的充分体现。
3、 人力资源和社会保障档案管理办法
（1） 明确档案管理计划
为了提高人力资源和社会保障档案的管理水平，需要制定科学合理的工作计划，以解决过去不同部门各自为政的问题。通过制定完善的档案管理计划，应敦促各部门加强交流、沟通与合作。在相互合作和正确规划下，促进人力资源和社会保障档案管理的高效化，为档案资源的开发、整合和利用创造条件。当然，人力资源和社会保障部门的领导也应该对档案管理给予足够的重视，充分认识档案的价值和良好管理的意义，通过加强领导和统筹，为档案管理奠定良好的基础。
（2） 加快档案管理基础设施建设
在人力资源和社会保障档案管理过程中，需要优化环境，配置完整的档案管理设施和设备，通常保持办公室和档案的独立性，在档案中安装空调、除湿机等，并落实防火、防盗和防虫措施，为档案管理提供更好的条件。档案室应配备专业的计算机设备，并指定专人负责管理。这是因为人力资源和社会保障档案涉及大量内容，具有很强的保密性，工作复杂而乏味。档案管理人员面临着更大的工作压力。对此，人力资源和社会保障部门需要加大资金投入，优化工作环境，从设备设施性能入手，帮助档案管理人员减轻工作压力，提高档案管理效率。
（3） 改进文件管理系统
结合人力资源和社会保障档案管理，建立配套的档案管理制度，配备更多专业的档案管理人员，避免人员不足影响档案管理的正常开展。通过采取这样的措施，可以有效解决一人多用的问题，更好地协调各部门的工作，确定每个人的具体职责。此外，通过完善人力资源和社会保障档案管理制度，确保档案的收集、整理、存储、查询和利用更加规范，档案管理人员也可以有章可循、有法可依，确保了工作的规范性和科学性。同时，要实行健全的激励和考核制度，调动每位档案管理员的积极性，督促他们全身心投入档案管理工作，使人力资源和社会保障档案工作质量得到保障。
（4） 提高档案管理信息化水平
目前，信息技术已广泛应用于各行各业，大大提高了人们的工作效率。通过人力资源和社会保障档案管理信息化建设，可以保证档案管理的质量和效率，最大限度地为社会发展服务。对此，我们应该创建一个完善的档案数据库，以促进档案的更高效收集、统计、整合和利用，突破档案管理的时间和空间限制。要发挥网络技术在人力资源和社会保障档案统计、收集和存取中的作用，重视其安全性。这是档案管理信息化建设的重要内容。有必要重点防止非法复制导致的数据泄漏。在人力资源和社会保障档案数据库建设过程中，应将硬件设备配置和专用网络建设放在首位，以确保档案管理系统的顺利实施，帮助档案管理人员简化工作任务，更好地管理人力资源和社会保障档案。
（5） 提高档案管理人员的综合素质
人力资源和社会保障档案管理的质量在很大程度上取决于档案管理人员的素质和能力。如果档案管理人员缺乏丰富的档案知识，专业技能不强，档案管理意识不强，就很难保证档案管理的高质量。对此，人社部门应加强人员培训，根据档案管理工作实际调整培训内容，确保档案管理人员在培训学习中有所收获，既掌握最新的档案管理知识，又了解现代设备的操作方法。此外，对于档案管理人员而言，还应意识到档案管理的变化，主动加强学习，提高责任感，规范人力资源和社会保障档案管理中的操作，提高档案管理质量。只有这样，才能更好地利用档案资料，促进社会保障事业的进一步发展。
4、 结论
总之，新时代人力资源和社会保障档案管理面临着新的考验和挑战，但当前档案管理仍存在诸多问题。在这方面，我们应该尽快改变我们的想法。我们不仅要增加人力物力的投入，确保改善档案管理所需的硬件设施，还要加强档案管理人员的培训。只有这样，才能为人力资源和社会保障档案管理的发展奠定良好的基础，为我国社会保障事业的发展创造更加有利的条件。
参考文献：
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[2]贾延红.新时期人力资源和社会保障监察档案管理探究[J].办公室业务，2019 （18）：160.
