企业将档案管理模式转变为信息化管控方式可以大为提升效率，可以丰富档案资源的存储形式，拓展存储空间，实现企业档案资源的多元化应用，这对促进企业的盈利、发展也给予积极的帮助。但企业在建设数据化档案管理系统时，有必要掌握到相关管理要点，以保障该系统的质量，切实帮助到企业的进步。如应注重档案管理系统的安全，预防一些档案信息的丢失、被盗等现象发生，才能有效保障企业的利益。
1企业档案管理信息化建设的必要性
当今是信息技术的时代，人们的生活、工作中往往会高度结合信息技术的使用，一方面方便了人们的生活，另一方面也为企业的健康发展提供了基础条件。从企业经营发展的实际情况来看，档案管理是重要的环节，如一些档案信息不仅记录着企业生产运行过程的活动，也承载这企业历史文化，可以促进企业文化的传承，帮助企业良好的运营。而将档案管理内容进行信息化转变，无疑是对档案管理工作的优化升级，可以存储更多关于企业的运营信息，随时调阅、查询，并可以有机结合数据分析技术的应用，将档案资源进行分配、整理。采用大数据进行分析，有利于为企业制定适宜的发展战略。
2、档案信息化建设过程中存在的问题
2.1档案管理工作人员缺乏信息化档案管理模式建设的重视
档案管理信息化建设是一个综合性很强的系统工程，目前从各部门档案管理的实际情况看，大多数部门档案信息化建设才刚刚起步。公司档案由于多年来一直处于封闭式管理之中，档案管理仅以保管为目的，以档案不丢失为原则，加之每个历史时期档案的整理质量要求不同、整理的规格不统一等情况形成了档案信息化建设滞后的局面。
2.2企业资金投入有限
企业进行档案管理的过程中需要大量的资金和设备作为支持。但是很多企业的档案信息化建设由于资金有限，导致信息化建设的步伐缓慢。另外，部分企业虽然也设置了相关的经费进行档案管理信息化建设，但是这些经费远远不能满足档案管理信息化建设的要求，因此影响了档案管理信息化工作的开展。
2.3存在安全风险
从信息联网技术的应用角度分析，可以便于人们传递信息资源，包括企业内部重要的档案资源等。然而基于互联网的开放性、广泛性，企业档案资源在转化为数据化存储模式后，也将面临信息丢失、损坏、被盗等风险，这对企业档案信息化管理系统的优化升级也产生了制约影响。
3、强化企业档案管理信息化建设实践要点
3.1提高企业档案管理人员对档案管理模式数据化升级的认识
企业在将档案管理模式转变为信息化管理模式后，仍需要档案管理人员积极参与到相关工作中，从而发挥出信息化档案管理模式的现代化作用。与此同时，为了更好地建设基于信息技术模式下的档案管理系统，也需要工作人员认识到数据档案管理模式的优势，并结合档案管理工作的实际情况，提出一些建设数据化档案管理模式的建议、意见等，进而促使数据化档案管理模式的建设更为完善。为了让档案管理工作人员树立正确的思想观念，企业档案部门的领导者应积极展开相关宣传工作，积极介绍数据档案管理的优势、建设信息化档案管理模式的必要性等，也可以针对工作人员展开一些培训，改变既有档案管理工作人员的落后思想，使其主动为企业档案管理方式的优化升级贡献力量。通过改变档案管理人员的思想，还利于调动员工们的积极性，使他们主动参与到档案管理模式的现代化建设工作中，提高主人翁意识。
3.2注重档案信息化建设的合理性
将企业内部档案管理方式转变为信息化模式，对推动企业的与时俱进、提高内部运行效率具有积极意义。但从实际建设角度出发，采用哪种架构、哪些设备元件也是值得认真思考的问题。如从信息设备市场的实际行情来看，可以选用的设备单元众多，一些基础硬件部分的价格相对低廉，可以满足企业日常工作所需，但该类设备元件相对低端，虽然价格低廉，可不能够保障具有长期的稳定性，很容易造成企业档案部门在管理档案时出现异常，导致信息资源丢失、损坏等问题现象发生，这不利于企业的健康持续发展，对企业的数据化分析档案信息也会造成影响；而选一些价格较为高昂的计算机设备单元，虽能够满足日常存储、确保长期稳定性运用的需求，然而在价格上不具有优势，选择这类硬件设备则容易造成企业资本投入的增加。基于此，企业建设档案管理模式的信息化系统时，应加强硬件单元的设备的对比，并有机结合企业实际情况，选择价格低、性能良好的设备，既达到预期要求，又满足经济性建设的特点。
3.3强化数据档案信息的安全保障
数据时代，大数据技术的应用范围越来越广阔，也得到越来越多企业的认可。而大数据技术应用时，主要是以数据库资源为目标，换言之，数据分析技术使用时，只有确保数据量的足够大、真实、可靠，才利于获得更有价值的数据分析结果。企业经营发展中能够，档案资源作为存储数据的主要媒介，也成为了一种重要的战略资源，保护该资源的安全尤为重要。因此，企业在建设数据化的档案管理系统时，需要强化对数据档案的安全管理，以预防档案资源的泄漏或丢失，这也是保障企业利益的有效措施。具体而言，为了预防档案新的丢失，企业应先从硬件上给予足够的考量，以主动抵御一些黑客入侵行为，有效保障企业内部档案信息的安全。如可以采用安装防火墙硬件的方式，这便可以有效阻断一些黑客的攻击。除此之外，还应在培训档案管理人员的过程中，提醒他们注重档案存储管理过程的安全，如应定期、定时进行企业内部计算机系统的查杀作业，可以采用360、腾讯管家等软件，查看电脑系统中是否有木马、病毒，一经发现应给予及时粉碎删除，从主动层面形成对企业内部档案信息的保护。另外，针对一些非常重要的档案信息，如涉及企业机密的档案资源，档案部门在管理该类档案文件时，可以采用断网存储的方式，以有效避免被外界窃取或盗用。
4结语
鉴于时代的快速发展，企业结合信息技术进行管理档案资源成为一种必然，这利于企业提升办公效率，也利于促进企业的盈利。但为了有效发挥数据档案资源的作用，企业在建设信息化档案管理系统时，还应充分提高档案管理人员的思想意识，从实践中汲取一些意见、建议；加强硬件设备的选型分析，促使档案数据化管理模式具有经济性；注重建设过程中的安全等，从而促使信息化的档案管理系统真正能够为企业的发展提供帮助。
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