在数字时代到来之际企业档案数据的增长速度加快且数据数量庞大，为了企业档案数据能够得到充分的发挥，更为准确、清晰的将企业的业务成果反应出来，最终达到推动企业发展的目的，企业在对业务进行经营管理时则需要加强档案数据管理，加深对档案数据管理模式的研究和创新。文章所述的档案数据自动分类指的是对前端业务系统进行收集并将信息归档到数字档案馆中，这些档案在专业系统的作用下会实现自动组卷/件、分盒以及添加管理标识等。
一、企业档案数据自动分类管理的目标及意义
企业档案数据自动分类管理主要是让企业能够实现对档案数据的自动编整，严格以整理规则为依据对整编库中的数据进行模拟组件、装盒，自动生成档案著录项，文件标识也会实现自动添加，包括了归档章、条形码和页码等标识等，这一系列过程完成后会由管理员对以上工作流程进行检查，最终档案的整编也就此完成。企业档案数据实现自动分类管理具有以下意义：首先，可以实现对档案的全程控制、缩减人工进行著录的数量，从而降低人工带来的错误率，使得档案管理更加规范化；其次，档案整编工作效率将会得到很大程度的提高，人力、物力和成本都会得到节省；再次，档案整编工作会更具规范性，例如档案的归档章、页码和条形码等内容都会更加规范；最后，企业档案数据管理水平会由此得到提升，档案的管理、存储和利用都将得到完善和优化。
二、企业档案数据自动分类管理方案
（一）企业档案数据自动分类管理目标
4.实现档案数据模拟封装组盒，主要实现途径为：
数据模拟封装规则设计、程序设计及系统处理。
1、档案数据能够实现自动组卷/件，实现方式是通过设置数据组卷/件的规则、设计程序以及系统处理等。
2、对档案数据进行著录和编码，操作方法为，对数据著录规则进行设计，对其编码规则进行设计，同时包括了对系统的的处理。
3、对档案数据进行标识和归档管理，操作方法为，对档案进行数据标记，将档案中添加水印，并对档案中的水印展开检查和处理，格式管理，最后所有档案都生成归档文件。
4、对档案数据进行模拟封装组盒，其具体操作内容包括了数据模拟封装规则的设计，相关程序的设计以及系统处理。
（二）企业档案数据自动分类规则设置
确保企业档案数据自动分类管理功能和统一管理平台之间的紧密衔接，为了达到这一标准需要对其进行同时改造升级，具体操作途径为设计，开发和测试等都为同步进行，如果二者之间有某一功能不是一致建设的，需要对其进行二次开发来确保其统一性。
想要实现对档案数据的自动整编打印，首先要实现的是自动格式转换，自动格式转换有利于数据和电子文件能达到长期的保存，对档案数据模拟组件，分盒，添加页码标识等都是有利的。
在系统中其自动整编起到了承上启下的作用，发挥着十分重要的作用，通过自动整编可以实现自动化管理，使得人力物力都得到解放，档案数据管理人员的角色得到了转变，由一名档案整编者转变成了审查者；通过全文检索功能使得查询利用效率均得到了提升，分项功能之间关键性得到了加强，企业档案数据自动化分类管理得到了进一步实现。下面是在对系统进行设置时需要达到的要求。
系统设置组卷题名规则是“年度+部门”，数据库中有还未整理过得文件，在对这类文件进行整理时会按照系统分类字段以自动的形式加到当前卷中，不过需要注意的是，这里不包括合同资料类档案数据。
2.在对行政类，行政收文以及行政合同类数据进行组件时其规则为同一部门和保管期限以一文一件的方式保存，以文件形成的时间作为依据对其进行排序，改造设置好部门顺序。
3.在对合同类文件组件进行生产时需要遵守以下规则，同一部门的档案需要进行一文一件的组件形式，按照文件编号完成对档案的排序。
4.在对档案数据模拟盒进行设置时需要遵守以下规则，如果档案数据来自于同一部门且是同一保管期限，则按照文件的页面数量来设置盒号，盒号的编制以01，02，03以此类推的形式排序。
5.档案编号按照以下规则形式进行:全宗号+年度+保管期限+件号的形式
6.整编库中所有的数据都有其对应的电子文件，这些电子文件的格式都需要进行转换并合并文档，在进行格式转换时其转换顺序为批办单，正文，附件的顺序展开。
7.文档命名规则如下，档案编号+文件编号+题名。
8.所有文档经过PDF的转换后进行合并，合并后的档案需要对其添加档章，条形码和页码水印。
企业档案数据和电子文件归档的具体操作形式为以企业文件材料归档范围和数据保管期限表为依据进行执行，确保电子文件背景信息和元数据保管期限同电子文件内容信息保管期限是相同的。在对电子文件和数据进行收集归档时都需要严格遵守相关规定。
系统对档案数据进行处理前首先需要进行数据检查，“数据检查”功能将针对打印任务中的数据进行文件下载、文件格式转换，在检查过程分别对正常的、异常的数据予以标记。数据检查完成之后，系统就可以进行生成归档文件的操作。
三、企业档案数据自动分类管理模式
在对系统进行建设之前，企业档案管理人员在进行企业档案数据整编时大部分都是以手工操作为主，因此很难对质量进行把握，极大的影响了数据管理的效率和质量，因此有必要对数据管理加强改进。在技术的不断升级和管理要求的不断提升，企业需要在技术升级基础上对系统自动化管理水平进行提升，重视对前端的控制，使得档案数据管理更具规范性，加强质量管控，缩减人力物力投入，使得提质增效目标得以实现。图1为企业档案数据自动分类管理模式示意图。
四、结语
综上所述，为提高企业档案数据的管理质量和效率，对其进行自动分类系统，按照系统分类规则来进行电子文件的自动组件，电子文件页数统计、模拟装盒以生成著录等，以上操作对于企业档案数据管理效率的提升发挥了巨大作用，减少了档案数据管理过程中对人力和物力的使用，实现了档案管理的体质增效目标，为其高质量发展提供了巨大力量。
参考文献
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