世纪中文出版社

引言

在我国社会经济快速发展的过程中，我国各行业发挥着举足轻重的作用，推动我国提前进入现代化发展阶段。当前企业的物资设备采购管理模式、方法以及具体工作方式都面临着一些挑战，甚至还存在诸多影响因素，亟须探索兼顾成本与效率的现代化管理策略。

一．企业物资采购成本的管理与控制

物资采购成本是在采购流程中产生的成本。企业的采购基本流程可以划分为制订采购计划、发生采购行为、监督采购过程、跟踪生产企业的提货业务、商品入库、仓储保管、出库和配送供销结算等。企业物资采购的成本建立在采购流程上，发生的费用有些成本是可见的，有些成本是不可见的，所以在整体上，企业物资采购成本管控的对象可以分为显性成本和隐性成本两方面。

1. 显性成本

显性成本包括采购计划编制的成本、原材料或成品、半成品的成本，以及采购管理成本、运输成本、验收成本和仓储成本。显性成本就是发生在整个采购流程中能够显而易见的成本。以采购计划编制成本为例，采购计划编制成本有利于企业预测和掌控生产计划的优劣，采购计划的制订需要建立在设备生产需求的基础上。显性成本按类别从名称上即可看出，它是能反映在账面上的，并且能直观展现的采购成本。它能够清晰展现在财务报表中，对于企业的财务管理来说是重要的决策依据。

2. 隐性成本

隐性成本是相对于显性成本而言的，它不反映在账面之上，因此很容易被人忽视，但其确实对企业的成本管理产生了一定的影响。隐性成本由于本身是不可直接看到的，如时间成本、缺货成本和库存积压成本等，常常容易被忽略，但其在成本控制中非常重要。

二、物资采购成本管理与控制中的问题

第一，国有企业物资采购管理制度不完善。目前，国有企业尚未针对物资采购管理工作建立相应的、完善的制度体系，没有在物资管理中有机融入精细化管理的理念，各环节的管理岗位责任、管理工作内容不明确。第二，物资采购管理理念落后。为实现对物资采购成本的有效控制，国有企业在完成物资采购工作后，应做好库存管理工作。一方面，从本质上来说，这些外购物资是国有企业的资产，若是保存不当导致物资遭受损坏，则会直接给国有企业带来经济损失；另一方面，如何优化物资的有效管理值得思考，比如多项目并行的情况下，急需电缆来不及采购，则可以采取就近项目调拨的形式，既减少了库存积压，也有利于优化企业生产成本，盘活企业的资源。但同时企业物资采购成本控制也存在一些问题：

1.采购计划性不强，部门协同效果差

在制订采买计划时，各个部门之间的协同作用不强，尤其是大企业的部门繁多，采购计划的制订和审批更加烦琐，加上一些物资仅涉及部分部门，一般都是部门制订采购计划然后交由上级审批，这样一来，就导致了部门之间的协同作用不强，而且存在着较大的管理缺陷。企业内部是否有完整的物资采购制度非常重要，对于整个公司层面采购制度的建立，涉及到设计部门、采购部门、质量管理部门和法律部门等，完整高效的采购制度能够保证后续采购活动有据可依，高效运转。在制度建立过程中，需要各部门经验人员充分讨论，定期优化，制度切实可行的制度和管理规定，一定程度上也能考虑到各种采购情况，做到全面完善。

2.采购内容缺乏全方位的信息管控

在国有企业中，需要采购的物资种类繁多，内容复杂。因为缺少全方位的信息管控，导致物资采购的成本较高，尤其是部门之间的采购互不相通，这就导致一部分采购内容可能出现同质化和重复的问题。若后续出现类似项目类型，可以充分借鉴以往的经验，对于不同设备的价格应当依据选型进行调整。一般来说，采购计划是整个项目的主心骨，是后续采购活动的准绳依据，一般不轻易发生调整，在信息管理方面，也应该全面围绕计划进行信息管控。对于不同项目设备采购的采购计划，应当进行归纳总结和审批，敏感信息也应当在要求范围内注意保密。对于多项目管理，应当采取信息系统进行专业化的信息管理，注意信息平台的搭建和数据积累。

3. 分析与评价采购成本

企业在一套完整的物资采购流程中，采购成本的控制是核心环节，要想切实控制成本，就需要前期把握采购计划预算的制定、过程中注意谈判价格的技巧、事后复盘项目流程和数据积累，这块可以通过系统完成数据的收集，但是前提是要设计相应的数据模块。要想对项目采购成本进行全面分析控制，就需要全面掌握项目物项的相关信息，包括设备需求参数、多方报价、质量（以往的使用反馈）等。这些信息是企业降低采购成本的重要基础，只有在掌握各项目物资需求的基础上，才能根据物资需求的类型、数量等进行供应商调查、选择，有预见性地对本次物资采购的成本进行评价，为制订物资采购计划、制定成本管控措施提供决策依据。

4. 控制采购价格

在总承包项目整体采购过程中，控制好设备采购价格是实现项目盈利的关键点。控制采购价格是在设备材料或者服务满足质量和交货期的基础上，通过比选不同供应商价格等，综合选择性价比最高的产品，进而控制采购价格。采购价格控制还需要分析不同设备、材料或者服务在不同采购周期可能出现的价格波动，选择在充分竞争的环境下，能够尽可能争取价格谈判空间的时候购入，对于电力企业而言，大型设备的占比和控制价格工作尤其重要，可能把握住20%的重要设备就实现了80%的成本控制，在不重要且数量繁杂的小设备及材料上可能很难实现大幅度的价格优化。对于优化供应链、实现成本节约和质量保证有决定性的作用。

5. 控制采购数量

控制采购数量是保证电力企业的设计、采购、供货、建造等流程处于一个动态的平衡中，对于计划的周密制定，能够避免冗余的材料采购，以防止资金浪费，而对于材料类的供货，如果不做到提前计划和采购，则会在关键环节供货不及时而影响生产。所以根据生产计划和企业的未来发展适时调整采购货物的总量，也能够达到很好的成本控制效果。

6. 控制运输方式

不同的交通运输方式会直接影响货物运输的效率。根据物资的紧急情况不同，选择合理的运输方式，才能够提升物资采购成本控制的效果。比如，对于大型且精密的主设备，对于道路条件有一定的要求，如进行陆运会涉及道路障碍物的处理，有时还涉及政府审批，选择多式联运更符合项目到货要求；若项目在海外，大批量的货物运输多采用远洋货轮运输。但是若数量有限且比较紧急，则采用空运的方式，通过权衡不同运输方式及成本，能够控制好物资采购成本。

7. 控制入库及付款方法

控制入库管理和付款管理，对于控制物资采购成本中的隐性成本有很大的意义。入库时间节点以及付款方式直接关系到物资采购的效率及质量，会对物资采购成本产生较大的影响。

三．企业物资采购成本控制的重要性

1. 决定企业销售状况和利润

物资采购成本控制给企业带来的经济效益和利润是非常可观的，而通过科学的采购理论和方法能够控制采购价格，如分析采购的货源是否超出规格要求、所使用的材料是否符合工程需要，通过分析加工方法、加工工艺等是否必要、是否可靠，能甄选出最有利于企业生产的设备和工具。

制造费用、营销费用下降，利润空间自然就上升，而这也直接影响到企业的销售状况和发展利润。科学的物资采购成本控制，能够保障采购环节的整体费用显著地降低，尤其是购买费用和订货费用在物资采购成本中占比庞大，通过成本控制，能够降低企业的生产成本。

2. 保证企业的流动资金充足

物资采购成本控制能为企业开源节流，并且去除其中过度的资源及能源的消耗。在物资采购中，采购过程、库存过程以及人员沟通等都会产生各种隐形的成本，因此物资采购成本控制就是通过多种途径来杜绝资金浪费的管理。物资采购成本管理关系到企业成本控制的成败，采购成本每降低1%对企业所产生的经济效益都是非常显著的。从资产负债表分析，库存是一种资产，库存越大，占用的资金就越多。但物资存于仓库中，无法获得回报，而且容易贬值，加上物资采购耗费大量的资源，在成本一定的情况下，固定资产投入增多，流动资金必然会减少，而流动资金的减少往往会导致企业的销售流程、营销流程等循环不畅，进而对企业的长远发展产生较大的不利影响。

四．企业物资采购成本管控的基本原则

1. 合法性原则

物资采购需以公平、公正、公开为原则，公布采购信息并扩大物资采购的范围。在物资采购中，需公开物资采购的程序，保证物资采购的整体过程公开透明。

2. 可靠性原则

物资采购渠道需正规可靠，并保障整体采购的实际效果。物资采购对接的商家应当是专业可靠的，在订立物资采购合同之前需对采购方的资质和信誉度进行调查。

3. 一致性原则

物资采购数量和金额需一一对应，保证账面准确，做好资金管理。

4. 精确性原则

要合理控制物资采购的数量和质量，以减少因为库存过多、质量参差不齐等问题产生的不必要的成本损耗。

五、企业物资采购成本的管理与控制策略

（一）从采购到售后的一条龙管理

1. 根据需求合理地制订采购计划

在实际采购前需要制订完善的采购计划，全面掌握各部门对物资的需求信息及物资的使用情况，包括物资需求、物流运输、储存、分配、保养、售后等一系列流程，都需要纳入物资采购计划范畴，实现从物资采购到售后的一条龙管理。在制订物资采购计划时，需要企业综合考量市场的价格波动、库存成本的影响因素，合理规划采购时间，制订完善的采购计划，为后期各项物资采购活动提供有效的参考。

对物资采购的管理，还需要制定相应的采购管理制度，通过规章制度规范企业的物资采购流程，实现对采购全过程的优化，保证采购效率及采购行为的规范性，避免因采购管理不规范导致企业额外成本支出的增多，有效地满足各部门对物资的需求。

2. 完善企业内部管理体系

就目前企业存在的物资采购计划管理组织体系不健全、制度不完善的情况，要在现有的组织和制度的基础上，不断完善和优化，并保障物资采购计划能够顺利有序地执行。在国企内部，可以构建一个负责物资采购计划的管理委员会，形成一个覆盖各部门、各机构的组织体系，在各个部门的协同管理下，有条不紊地落实物资采购计划的各项流程，同时建立在企业的实际情况之下，也需要听取不同部门对采购的意见。根据每个部门、各个人员在物资采购计划管理中的不同职责，合理征询有效的管理意见，并不断促进物资采购计划管理方案的健全和完善，从而保障日常物资采购计划管理工作得到切实有效的实施。

（二）公平招标保证买卖双方的利润合理

企业在物资采购的过程中，要想有效地控制成本，需要通过多方对比和选择，挑选性价比最高的供应商展开合作。采取竞争性谈判的方式，需要企业成立一个专门的谈判小组，该小组成员主要包括采购责任人、评审专家、法律专家等成员，由专家谈判小组确定邀请参加谈判的供应商，及时向其传递谈判文件。采购人员应根据谈判文件的规定及时接收供应商递交的响应文件，及时与供应商展开谈判，并由小组成员针对供应商的响应文件进行评审，随后采取集中谈判，或者对单一供应商采取分别谈判的方式进行谈判，在谈判时需要供需双方积极交流合作意见，谈判内容包括采购价格、售后服务、运输方式、合同条款等。

在进行竞争性谈判的过程中，需要根据不同供应商的报价，选择最合适的供应商，不能刻意压缩供应商的利润，也不能随意选择供应商，尽量保证买卖双方利润的合理性。要想达到这一要求，需要提前根据物资需求、市场信息等做好对物资成本的分析，明确价格影响因素，提前做好对采购价格的预测，保证在谈判过程中确定最合适的价格，便于实现对物资采购成本的有效控制。

（三）落实物资采购全流程的控制

在物资采购过程中，需要企业及时地转变传统的滞后理念，不能只关注物资采购中的显性成本，隐性成本也非常重要。因此，企业需要树立物资全生命周期的意识，不但要关注物资的使用，而且需要对物资的售后成本进行密切关注，通过对物资使用总价的评估，确定物资的价格，站在物资总体成本的高度控制采购成本。科学的物资采购观念是决定企业能够有效控制采购成本的重点，其不只是企业采购部门的责任，还需要各部门的协同参与。因此，为更好地控制企业的物资采购成本，还需要注重落实对物资采购的标准化管理，从物资性能、质量、安全、技术等多个方面入手，明确物资采购标准，帮助企业制定明细单，对所需物资进行集中、批量的采购，从而在与供应商进行谈判时具备更强的价格优势，并从中挑选最合适的供应商。总的来说，基于标准化建设的物资采购管理，对物资采购中显性及隐性成本都具有较强的控制作用，在物资采购成本管理与控制中需要引起企业的重视。

比如，企业在物资采购过程中可以采取四象限分类法进行成本管控，根据采购物资对企业的重要程度及采购成本的影响因素，采取不同的采购方法。如对于Ⅰ类物资，考虑到这些物资对企业生产经营以及物资采购成本有很大影响，企业应注重对非价格因素、价格因素进行平衡，尽量减少因信息不对称导致的资源浪费，采取招标采购的方式引入不同的供应商，通过供应商之间的良性竞争，按照价格、质量、供货时间等标准，选择最合适的供应商，不仅能保证物资的及时供应，又能减少企业的采购成本。对Ⅱ类物资（战略库存），此类物资的采购数量、采购成本通常较小，但会直接给企业的生产经营造成影响。在采购此类物资时，应考虑该物资是否能保证企业生产经营的顺利进行。采购以保证库存充足为目标，通过对采购数量及采购频率的控制减少成本浪费。针对Ⅲ类物资，需要重点考虑物资的价格，采购的成本往往会超出额度，对企业的生产经营会产生影响。此类物资需要采取反向拍卖的方式，由企业在网络上公布期望的最低价格，供应商则根据自身的条件展开竞价。一般情况下，供应商提供的报价需要比企业的期望最低价更低，有利于控制采购的成本。对于Ⅳ类物资，这些物资主要以办公用品为主，对企业生产经营及采购成本影响很小，但此类物资的零星采购往往会花费采购部门的大量时间和精力，是导致采购成本增加的主要原因。对此类物资，可以通过采购部门授权各需求部门的方式，由各部门按照自身需求进行定点采购，并在规定时间内进行采购款的结算与支付。

六、结束语

国有企业的物资采购成本，在管理过程中受到的影响因素是比较多的。重视企业物资成本的管理和控制，解决现有问题和不足，并控制采购成本，才能有效地提升资源使用的效率，对企业的生产运营起到良好的促进作用。

参考文献