引言
档案管理工作是企业经营管理中不可或缺的工作内容，企业在全面推进现代化管理的大环境下，档案管理也必然需要进行改革，才能更好地支持企业现代化管理。与此同时，在信息技术高速发展的时代，企业档案管理工作所面临的信息数据开始不断增长，要想提升企业档案管理工作的效率与质量，更好地适应企业现代化管理，档案管理规范化、标准化建设无疑是重中之重。
1企业档案检查的意义
档案是组织和个人活动的重要记录，反映历史和现实，具有一定的法律效力。企业档案检查可以帮助机构和个人了解其历史和现状，更加有效管理和利用档案资源；同时也是保护档案安全、完整和可持续利用的重要手段。通过档案检查，可以促进各级领导对档案工作的重视、推动档案人员业务能力提升、有利于档案基础设施设备改善、加快档案信息化进程等，是全面发现档案管理问题、提升档案管理水平的有效举措。企业档案检查便于发现日常管理工作中难以发现的问题，化档案工作人员“埋头干事”为“抬头看路”，通过对近几年档案管理工作的全面梳理，为档案管理发展未来指明方向；通过对专项工作的档案检查，提升该专项业务的档案管理水平。
2企业档案管理工作现状
2.1档案体制机制不合理
档案综合检查中常见问题之一就是档案体制机制的不合理。档案管理体制机制是指为了保障档案安全、完整、准确、可靠和便捷利用，建立起来的一套管理制度和操作机制。档案管理体制机制的建立，首先需要建立档案管理的组织机构和确立职责分工，明确各级档案管理机构的职责和权利；其次需要建立档案管理的工作流程和标准，确保档案管理的规范性和有效性；再次需要建立档案管理的信息化系统，实现档案的数字化管理和共享利用；最后需要建立档案管理的监督机制和评估机制，确保档案管理的合法性和规范性。档案体制机制的关系合理可以确保档案管理层级合理以及档案管理力度有力。部分单位没有独立的档案管理机构、部分单位档案管理机构设置层级过低，这些都大大影响了档案管理力度，无法有效传达档案管理要求，不能较好地贯彻落实档案制度规范。档案管理处于无监管或监管无力的状态，严重影响档案管理力度，致使档案管理水平滞后。
2.2企业重视程度不够，档案意识不强
企业的档案管理工作在企业发展中不能直接产生经济效益，部分企业管理者认为档案就是简单的资料收集、整理、保存、借阅登记，与经济效益和社会效益没有直接关联，保持传统模式即可，致使对档案管理工作的投资少、要求低，甚至边缘化，重视程度不足严重影响了档案治理体系的有效推进。档案部门缺少档案和信息化专业人员，很多档案人员被动从事档案管理工作，缺少理论知识和实践经验，工作内容琐碎，很难体现价值，对档案的认同感较弱。企业员工的日常培训中缺乏档案知识培训，导致在日后工作中很难有主动建档、存档、归档的意识，认为所有档案归档即可，不需鉴别分类整理，只要全部归档就安全可靠，然而在出现问题时才发现不能很快定位、查找到所需的信息内容。这种对档案工作错误的认识，势必无法满足档案治理现代化需求。
2.3企业信息化发展与档案发展不匹配
随着新时期物联网、大数据、元宇宙的快速发展和国产化需求的提出，企业的信息化发展模式也在不断地变化着，已经在不断地向着整体规划的方向发展和进步。同样，新时期发展背景对于档案数据也有了更高的要求和标准，但是现阶段企业中的档案数据现状并不能有效地满足档案治理的实际需求。企业档案表现形式和存储方式也在随着企业生产需求转化，档案数据呈现出数量大、领域广、结构和关联复杂等特点，对应信息化建设也存在任务大、投入多、集成难的状态。在企业现有的信息化发展模式下，缺少多种应用系统和档案系统集成，在实际的应用过程中数据没能有效地进行集成分析，不利于企业各业务之间数据信息的共享。相关的档案利用者无法针对问题快速找到问题源头和提出相应的解决办法；相关经营者无法及时地对企业的生产活动以及经营情况等进行分析判断。
3企业档案管理工作优化
3.1向档案数字化转变
在企业档案管理工作中推行数字化技术是对档案管理工作的革新，它使企业档案资料的收集和管理由传统的纸质化向数字化转变。利用数字化技术提高了档案管理效率，更重要的是运用数字化技术实现了档案业务体系的重构，细化了档案管理流程。企业档案数量的逐年增多，传统的纸质化管理效率低下，无法满足当前发展需要。借助计算机技术，对企业形成档案资料进行数字化处理，将传统的分段式、手工管理模式转变为集成化管理模式、自动管理体系，通过计算机实现统一管理，利用各种系统实现自动归档，可以使搜集、整理变得更便捷。
3.2做好企业档案管理系统安全防护
互联网环境下，信息化的发展为企业档案管理工作带来了革新，同时也要防御网络带来的恶意入侵、泄露信息等危险，企业可以引进先进安全管理系统，利用权限技术、防火墙技术及备份技术来加强档案数据信息安全管理。首先，应该划分档案机密等级。针对普通档案数据应做好正常存储保管工作，借助云备份技术对档案做好备份，避免发生档案数据丢失；对于机密性档案，要设置权限，具备登录、查阅与审阅权限的工作人员可以根据需要获取相关档案资料，其他工作人员不可随意接触机密档案资料；其次，企业档案管理电脑要禁止外网访问，内网查询设置跟踪模式。为了避免网络攻击破坏档案数据，企业档案管理工作中要禁止员工利用外网访问企业档案，所有档案管理电脑要定期检查与维护，依据相关安全防护标准，设置防护墙，安装杀毒软件，对于极其重要的档案资料要做好备份，确保档案的安全性；对内要设置查询痕迹跟踪模式，所有人在线查阅档案信息时系统会自动保留查询痕迹，便于档案管理出现问题时有据可查。
3.3狠抓人才业务培训
人能尽其才则百事兴，档案数字化信息建设面临着人才缺失的现状。与其他行业相比，数字档案建设领域所需人才大多为专业复合型人才。高标准的度量与筛选之下，擅长档案业务又掌握信息技术的专业人才往往数量稀少，可能大量出现“引得进，留不住”或者“培养缓慢，流失严重”的局面。面对深化改革新形势、创新发展新要求、高质量建设新挑战，通过培养人才与吸引人才双管齐下，为数字档案的建设与运营壮大人才队伍规模，全面提升档案人才队伍专业技能，为数字档案建设工作提供充分可靠的人力资源保障。
结束语
随着时代的不断发展，档案工作的重要性也越来越突出。随着现代社会技术的迅速长期地发展，云计算、云存储管理等许多新型应用的管理业务模式等也正日趋完善成熟，并开始在计算机档案安全管理服务中逐渐得到了更为广泛成熟的商业应用。
参考文献
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