在信息化时代，办公室文书档案管理工作难度大幅度提升，过量的信息资源让很多档案管理人员在工作时感到力不从心。档案是单位实力的体现，也是文化传承的基础，只有做好文书档案管理工作，才可以让单位实现稳定发展，为单位各项工作提供优质的信息资源，所以单位在日常管理过程中必须注重档案管理工作，这样才能保证单位的整体实力得到提升。现在社会的信息流量不断增多，单位在进行档案管理过程中的工作任务也在增加，这不仅要求管理人员的专业能力提升，还需要创新工作形式，让管理效率得到提升。办公室文书档案管理工作是需要管理人员对往来文函等信息资源进行分类与整理，将不同类型的资源进行分类保管，利用信息技术能够让这些信息资源在网络上进行储存与转换，节约更多的人力资源，对于单位内部的工作效率提升有着关键性意义。
一、办公室文书档案管理工作中常见的问题
（一）档案评估利用尚未优化
随着单位的快速发展，办公室文书档案数量正在不断增多，在过去常常被忽略的档案管理问题逐渐暴露出来，这些问题严重影响了单位的整体发展，因此应当注重办公室文书档案管理工作的优化，让更多问题得到解决，提高整体的管理质量。档案评估利用尚未优化，是档案管理过程中常见的问题之一，在档案管理过程中，档案的数量较多，如果全部进行严密的保存与处理，将会增大工作量。在信息储存过程中，可能会有很多无用信息录入，档案管理人员首先要做的是在录入档案过程中将这些无用信息尽量排除，做好档案信息的评估工作，这样才能让档案的价值提升，但是目前很多单位内部的档案评估工作并未做好，许多无关信息录入档案之中，这些价值较低的信息给档案管理工作带来了严重的影响，也会导致档案的整体应用价值变低，无法通过档案的信息进行更加严格的分类，增加了文书档案管理工作的整体工作量[1]。
（二）管理人员素质有所差异
传统的档案管理工作并不需要管理人员具有更多的专业技巧，只要熟悉档案管理流程就可以保证质量的完成工作，但是随着社会科技的不断发展，信息流量的不断增大，档案管理工作的复杂性也不断提升。信息技术在办公室文书档案管理工作中的应用能够大幅度提升档案管理工作效率,降低档案管理人员的工作压力，但是与此同时对档案管理人员的专业能力要求更高了，档案管理人员在当前的信息技术工作形式中，除了要求具备一定的档案管理能力，还要拥有信息技术基础能力，这样才能让他们利用信息技术做好档案文件管理工作，不同素质的工作人员的工作效率也有所不同，管理人员的素质有所差异会给档案管理工作造成较大影响，只有强化管理人员素质，让管理人员的素质得到平衡发展，才能够保证档案管理工作的整体质量，让信息技术的应用提高整体的管理效率，让管理人员素质提升，保证管理质量，让档案管理工作向着科学化、快捷化的方向前进[2]。
（三）缺乏整体规划
虽然我国已经建立起比较规范的电子存档系统，但是在应用过程中还缺乏管理规划，这样就无法保证电子存档系统的应用安全。我国的电子存档系统发展速度与国外有着较大差距，在应用过程中还存在着许多问题，因此更应当注意电子档案的管理工作，这样才能保证每一个步骤、每一个环节都能够得到全面的应用，确保正确的运作模式，提升整体的规范性。单位内部更应当建立起制度严明的管理规划，这样才能保证每一个环节不发生疏漏，避免错误影响整体的管理工作为企业的资料整理与应用带来极大不便。提高档案整体的利用率，让办公室文书档案管理工作发挥真正的价值。
二、信息社会下办公室文书档案管理工作的改革与创新
（一）加强基础设施投入
具有一定的基础设施投入是信息社会下办公室文书档案管理工作实现信息化的前提，也是改革的关键措施，随着信息技术的不断发展，各个领域受到信息技术的影响实现了全面的发展。办公室文书档案管理工作是一项处理各类信息资源的工作，这项工作如果能够利用信息技术进行革新，一定可以实现工作质量的提升，因此利用信息化技术强化文书档案管理工作成为许多单位企业内部的主要工作目标之一。想要通过信息化技术对各类文书档案进行管理的前提是必须具备相关设备，进行信息化管理必不可少的是电子计算机设备，如果想要实现信息技术的全面覆盖，更需要增添信息设备，实现信息数据的全面监管。除了信息技术管理必要的硬件设施之外，还需要投入更多的软件设备，应当结合单位自身发展目标添置更多能够进行管理的软件设备。可以安排具有专业能力的人员进行软件系统的设置，让整体的工作效率在软件系统的应用下得到大幅度提升，也要具备相应的监管策略，安好管理软件的杀毒软件、防火墙，将软件与硬件互相结合，提升整体管理质量[3]。
（二）加强办公室文书档案管理工作信息化
信息技术的应用能够让档案管理工作迎来全新的发展，传统的档案管理工作过度依赖于纸质文件，纸质文件需要设立面积巨大的档案室，并且要对档案室内的环境进行调整，避免纸质文件发生损坏。在档案信息应用过程中需要将纸质档案文件调取出来，在运输过程中很容易让档案文件破损，这些珍贵的档案信息不应当只凭借纸质档案来进行传递，还应当以一种更合适的手段保证档案的安全。利用信息技术能够将纸质文件中的信息资源传入到网络上，在网络上能够通过系统应用进行信息的详细分类，对信息整体进行处理与分析，这样在调取信息的时候，管理人员能够快速寻找到需要调取的目标档案，在网络上实现信息存储，这样更有利于各个部门之间的信息交流，并且能够保证档案信息的完整性，也能提供档案备份功能，让档案继续进行再次备份，进一步保证档案的储存安全，为外派人员提供下载途径，让档案信息的使用率大大提升。
（三）建立数字化档案数据库
纸质档案室是保证档案安全，进行档案储存工作的关键地点，而数字化档案数据库则相当于网络上的档案室。档案数据库能够将网络上的档案信息进行归纳整理，在单位需求某类档案信息时，管理人员可以通过系统的索引找到目标档案。想要实现档案管理工作的信息化，首先应当建立数字化档案数据库。要对新产生的数字化档案进行归档，对档案的基础信息进行记录，生成档案入库信息的序列号，要对档案信息及时进行更新与维护，面对一些档案系统中存在的安全隐患要及时寻找专业人员进行处理，避免档案信息丢失。要根据单位内部经营情况对档案信息进行更新，这样能够保证答案信息的有效性。对于一些无用的档案信息要及时进行处理，保证档案信息的价值。如果档案数据丢失，要安排专业的人员及时进行修复处理。
（四）提升管理人员专业素养
许多档案管理工作信息化改革难以完成的原因都是因为管理人员的专业素养缺失，很多管理人员习惯了传统的档案管理模式，对于一些新型档案管理方式难以接受，而且他们很多是从基层位置调入的，他们对档案管理流程已经非常熟悉，但是对于信息技术的应用却难以理解，这导致了很多单位内部的档案管理工作始终无法真正的变革。即使利用信息化技术进行改革，也很难让管理人员提高自身信息意识，无法提升档案管理效率，因此应当以加强管理人员素质为公改革工作的中心任务，重视文书档案管理人员的素质培养，在企业内部面临改革的过程中，应当组织信息技术专业能力培训，让更多人能够接受专业素质的教学。在培训过程中提升他们的信息技术能力，要让他们意识到信息技术应用在档案管理工作中的优势，让他们改变传统固守的观念，实现管理人员素质全面发展[4]。
（五）建立管理制度
我国目前很多企业单位缺乏完善的管理制度，这导致很多管理工作无法实现更高的价值。因此，建立完善管理制度成为许多企业单位想要完成的工作目标。档案留存了单位内部许多重要的信息资源，办公室文书档案管理工作看似只是行政管理的普通工作，但是对于单位的整体发展而言却有着非常重要的价值，因此应当建立起完善的管理制度，管理人员通过制度对工作进行监管，保障档案管理质量。可以在管理过程中设立严格的奖罚制度，工作效率高的员工能够得到一定奖励，而工作质量较低的员工则会面对惩罚，要定期进行抽查监管，检查员工的工作质量，这样能够及时找到单位内部存在的问题，让内部的经营与管理更加稳定，实现企业单位的可持续性发展。
三、结语
综上所述，在信息化社会中，办公室文书档案管理工作应当顺应时代潮流，积极进行改革创新工作形式，让工作效率得到显著提升，这样才能降低更多投入成本，避免人类资源过度浪费。在改变传统管理方法的同时，也不能抛弃传统的管理理念，应当进一步强化管理人员的专业能力，让管理人员的工作水平得到提升。完善管理制度，定期对过期档案进行处理，这样才能避免资源的过量堆积，让更多的信息能够得到充分利用。信息化技术对于办公室文书档案管理工作而言非常重要，应当将信息技术的合理应用作为单位主要发展目标之一，这样才能真正实现工作效率的提升。
