人事档案对于个体信息的记载和保存是贯穿整个过程的，所以，单位人事档案部门对于信息的存储、保护、查阅、更新、归档等多个环节的开展是比较烦琐的，一些问题也经常出现：管理人员意识淡薄、信息查阅不便、档案的疏漏和丢失、相关设备的陈旧和损坏等，使人事档案工作变得更加难以开展和突破。数字化时代的来临，给人们提供了很多先进的理念思维、实体先进设备、数据系统支撑等，这使人事档案工作更加安全高效，进一步推动了人事档案数字化建设。其相关策略研究值得思考和推进。
1人事档案数字化建设现状
1.1智能化不足
人事档案与人才服务工作离不开数字化信息管理系统的建设。随着信息技术的不断变革更新，人事档案与人才服务信息资源日趋丰富，大数据应用范围不断广泛深入，系统建设数字化、信息化程度得到明显提高。但由于系统存在单机与局域网结合应用、数字化管理软件与信息储存需求不适应、科学管理标准尚未完善统一等问题，导致目前人事档案数字化与人才服务信息化建设系统智能化不足。比如系统开发人员在设计过程中注重按照人社部门的要求去进行程序的编写和开发，但往往很难做到针对性的功能设计，制作出来的系统缺乏人性化；在人事档案系统具体应用中，缺少根据数字化管理实际需要修订和执行数字化保管、录入、扫描、传送和归档等规范及标准；现有的人才服务信息化系统存在存储资源有限、各区域人才信息不能共享、对用户就职情况记录有限、信息可能被篡改等问题。智能化不足不仅会浪费人事档案和人才服务信息系统数字、信息资源，还会增加档案管理工作量，档案工作人员后期查找与处理也会比较困难。
1.2基础设施投入不足
在信息技术的发展浪潮中，多数用人单位管理者看到了人事档案数字化与人才服务信息化建设的重要性、必要性，渐渐转变了依赖纸质人事档案的传统管理观念，能够做到与时俱进，按照数字化、信息化的发展趋势对人事档案和人才服务信息进行管理，配备了相应的硬件设施和软件系统。但部分单位相关基础设施建设在资金投入方面不足，导致系统软件更新滞后，配套设施并不完善，后期保养维护也被疏于管理，设备变得老化陈旧。基础设施建设是整个人事档案数字化与人才服务信息化工作的关键一步，用人单位管理者在这方面不够重视，惜于投入，将难以利用现有的设备对人事档案与人才服务信息资源进行开发利用和共享，客观上制约了人事档案数字化和人才服务信息化建设的顺利开展。
2人事档案数字化建设优化策略
2.1提高人事档案管理工作人员水平
人事档案工作的开展离不开管理人员、相关设备和具体的档案文件等，传统的人事档案管理向人事档案数字化发展离不开这些实体管理的转变和发展。人事档案管理工作人员是该项工作推进和发展的主体，他们的道德文化素质、科技创新意识、主观能动性等多项因素影响着人事档案工作数字化进度。相关的管理人员要不断学习和了解数字化信息的知识，以及专业的数字化操作和相关培训，使他们能够认同人事档案数字理念，掌握相关实际操作的技能要领，发挥主观能动性，利用自身优势，积极完成工作。培养专而精的管理人员，使其成为人事档案数字化发展的助推力。人事档案实现数字化建设后，对档案信息资源的利用会实现最大程度，对其保护和整理也更加安全高效。当前，人事档案数字化发展不仅要增强管理工作人员的数字信息理念，还要增强其服务水平。与过去不同的是，服务意识要由被动转成主动，档案管理工作人员要在原有的知识储备和技能掌握基础上，主动对数字化档案各部分工作情况有所了解、分析，并能够对档案资源进行优化处理。同时，对建立的档案查询和借阅平台，要熟悉其流程和操作步骤，在实际工作运用中能够得心应手。并且随着数字信息化发展，需要具备的能力和素质也会相应的增加，要不断开拓进取，使其自身能够具备相应的数字化背景下网络系统的操作能力、计算机信息处理能力、相关软件的应用能力等，树立现代化观念理念，能够对人事档案信息化建设管理起到优化效果，进一步增强人事档案数字化建设进程和实际效果。
2.2投入专业仪器设备
推动人事档案数字化的关键一步离不开相关专业仪器设备，这些设备的制造、选取、设置、操作等后续运用都要有针对性和适用性。对于本单位的工作性质、人员匹配、管理方式等有相应的吻合和匹配，而不是一味地追求功能和新意。人事档案管理网络系统需要系统的建立和改造，对内的软件设计和对外的硬件装备都会影响人事档案数字化建设进程。另外，一份份具体的档案文件怎样实现数字化储存、更新、查阅等是实现人事档案数字化建设的重中之重。有纸质的材料信息，也有动态的视频和音频材料，分开归档。利用数据库技术、数据压缩技术、高速扫描技术等手段，将纸质文件、声像文件等传统介质文件和已归档保存的电子档案，系统组织成具有有序结构的档案数字信息库。纸质的材料采用拍照、复制、归类等存储在存储介质中，也可以用网络化的形式传输，使其检索目录和内容数字化，进而提高其保存利用率；动态的材料以图像为主，将具体内容量化成具体数据，可用表格和图形呈现，这样才能更突出其内容的关键部分和主要信息，以便于了解和查阅等。
2.3提高信息资源利用率
各单位应拿出专项资金用于人事档案数字化与人才服务信息化基础设施建设中，将所需资金纳入预算，形成长期的资金支持机制，更好地为人事档案数字化与人才服务信息化资源开发共享和利用提供持续的资金保障。一方面，要配齐足够硬件，如添置计算机、打印机、刻录机、扫描仪、服务器等基础设备，并保证质量，定期进行检查和维护。另一方面，重视引进和更新相关数据处理系统软件，也可聘请专业信息化公司定制开发软件，使档案工作得到更有力硬件支撑。同时，用人单位要加大对信息资源安全措施的投入力度，利用防火墙、数据加密等技术，抵御病毒、黑客入侵风险，从而保障单位自身人事档案与人才服务信息资源的隐私性以及安全性。
2.4升级智能化操作系统
当前，多个智能化操作系统的升级和先进设备的更新换代使一些实际中的操作发生数据泄露、新旧版本不匹配等问题。人事档案由于其内在资源信息的特殊重要性，所以在保存和查阅时会受到格外的安全保护。在电子文件和档案全过程管理系统中，设计、实验、制造、传递、交换、共享等各个环节实现信息管理单一的突破和安全一体化动态储存和管理，要不断地实现和检测，确保能够更好地进行操作，要让智能操作设备和技术在安全保障的前提下推行，这样才符合数字化建设最初的出发点和质的要求。同时，在与各个科室与部门交接工作和内容时，要增强其沟通性，确保人员的保密性和安全性。对于相对应的问题，要建立畅通的信息沟通渠道和交流渠道，进而增加其相互沟通协调的有效性，保障相关档案信息的安全正确和完整高效性，这样既可以提高工作效率，又可以提高资源沟通的水平。
3结束语
综上所述，人事档案服务的数字化建设是档案信息服务发展的必然趋势。人事档案因其特殊重要性所在，在数字信息化时代，其发展要与时代接轨，要正确看待和解决过去单位人事档案管理工作中的不足和缺漏，对实体管理和信息化管理要紧密结合，亦步亦趋，使实体操作发展跟上数字信息化步伐。
参考文献
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