据调查显示,我国互联网发展进入了全民时代,互联网的普及已经渗入各行各业,档案部门应当积极适应该趋势的发展,用互联网的思维主动融入到“互联网+”的运动中。利用互联网的优势,以包容、开放、共赢的理念促进档案服务工作的创新发展,改变传统的服务方法,向现代化方向迈进,使档案工作能够充分发挥其社会效益。
1. “互联网+档案”服务发展概述
2012年我国首次提出了“互联网+”一词,作为年度十大媒体流行语持续盛行。国家对于“互联网+政务服务”工作大力推行,要加强档案服务民生的能力,以建设面向社会化的政务服务平台为目标,积极推动档案的公共服务进程。
“互联网+档案”在档案学界日益成为热点,各地档案工作正积极参与档案信息化的变革。在“互联网+档案”的创新服务进程中,不断涌现出大量人才参与其发展策略与方法的探究中,为不断促进档案管理完善与发展做出贡献[1]。总的来说,在较短的时间内,档案学界关于“互联网+档案”的研究正在迅速增多,但随着互联网技术的更新换代,该方面的论文数量仍旧不多,关于创新服务发展策略研究的论文数量更少。本文主要进一步分析“互联网+”时代下档案服务所面临的机遇与挑战,对“互联网+”时代档案服务的发展创新进行思考并提出策略与方法。
2. “互联网+”时代下档案服务创新面临的挑战[2]
2.1. 挑战一:将服务理念由被动转变为主动
很多档案部门依然保持着历史观念和传统的管理模式,档案的利用主要还是“你来我查”的服务形式,没有使档案发挥其积极主动为各行各业提供高效服务的职能。档案服务作为政府公共服务的重要组成部分,需要档案工作人员的理念从被动转变为主动,树立主动服务意识,把握用户需求,针对性地开发档案信息资源,主动向用户提供全方位,多层次的档案信息,只有这样才能真正服务社会、服务大众。
2.2. 挑战二:利用互联网,服务模式由线下转变为线上
“互联网+”盛行的时代,档案的服务也不应当拘泥于线下模式。档案部门应当充分利用好互联网这个工具,提高档案的服务效率。据调查显示,很多地方的档案部门只提供线下的文件查阅,没有系统的在线服务档案,用户需要提前预约申请,然后线下办理。这种线下服务无法满足用户及时的线上需求,无法跟随时代的发展。只有充分利用互联网平台,结合现代化计算机技术,加大线上模式发展力度,才能更好的弥补线下服务的不足。
2.3. 挑战三:档案的管理没有系统化整合共享
目前,从我国的档案资源实际情况来看,档案资源仍分布在各级各类的档案室中,处于分散管理状态。在“互联网+”的时代下,碎片化的数据资源已经无法满足用户的需求,只有将数据经过整合共享才能真正发挥其效果。档案资源是社会的重要数据资源,也必须通过档案的整合,才能最大限度的发挥其作用。档案资源分散孤立的现状仍需改善,这是社会档案服务的一个重大挑战。
3. “互联网+”时代下档案服务创新面临的机遇
3.1. 机遇一:信息化技术快速发展,为档案服务创新提供了动力
“互联网+”一词是指:以互联网为主体的一套信息技术在经济、社会生活的各个部门中应用的过程。目前已有将云计算技术应用到档案服务中的先例,通过云端储存,可以在终端进行查阅和利用,大大提高了服务效率,可以从根源上扩大档案资源的共享和整合,拓宽了档案利用途径,提升了档案利用水平。
3.2. 机遇二:档案信息化的建设,为档案服务的创新提供了基础
随着档案管理信息化的建设与落实,各级政府陆续开通网上政务大厅,档案的服务也不断整合共享,有的地方提供了档案服务在线预约和查阅档案的功能。用户实现了在家看档案的需求,随着档案信息化资源建设的日益丰富,各种软件的完善发展,都为档案服务的创新发展奠定了基础,为以后实现高水平的档案资源共享,互联互通创造了可能。
3.3. 机遇三:相关政策的颁布与落实,为档案服务创新发展规划了发展方向
为了顺应“互联网+”的浪潮,我国档案部门越来越重视互联网与档案服务的深度融合,故出台了一系列发展规划纲要。《国家信息化发展纲要》中指出:各个部门要运用互联网开展服务模式创新,以提高公共服务水平。一系列国家政策的颁布与实施,为“互联网+档案”的创新发展提供了政策保障。
4. “互联网+档案”服务创新策略与方法[3]
4.1. 理念创新
树立开放的理念,不断的提高开放化程度。对于档案服务而言,必须以服务用户为中心,加大开放力度、推动开放深度、扩大开放广度。档案的服务创新,可以利用各种现代化信息技术,对档案信息管理进行全面开发利用,并能够为政府决策服务。用户的档案意识逐步提高,对其需求也逐年上升,作为档案部门的一员,应当为收集用户需求而服务,不断提高档案的 开放化程度,更好地服务社会、服务民众。
树立共享的理念,“共建共享”是在“互联网+”大背景下,各行各业所追求的共同目标。面对现在档案资源分散的局面,整合不同部门的档案资源,实现同一单位不同部门、同一地区不同档案室以及不同地区档案室资源的整合,对档案的数字化加以统一,并制定统一标准,建立完备全面的国家档案数据资源库。此时用户便可以利用一个平台,查到所需的各类档案,最大化的提高了档案的利用效率,实现了档案资源的共享。
4.2. 构建良好的网络环境
在开展档案服务的过程中,一个良好的网络环境不可缺少,能够全面提升档案的信息化水平。在良好的网络环境下,也极大地方便了用户的档案查询。此外信息化的实现也降低了档案工作人员的工作量,从而加快推进档案资源的共享。利用互联网以及良好的网络环境,档案资源还能够实现跨区域共享,更加方便了用户的使用,为档案行业的发展奠定了一个良好的基础。
4.3. 服务方式创新
为了不断开拓“互联网+档案”服务的新路径,加强与用户的互动,可以利用社交媒体。档案馆可以通过在官方平台进行档案资源发布,一方面可以提高用户对档案利用的意识;另一方面可以加强与用户的互动,对用户进行宣传,能够解决“用户不知档案馆的信息,档案馆不知用户需求”的尴尬局面。为进一步提高档案服务提供解决思路。
为线上查阅搭建平台,充分实现网络化利用。目前的线上平台仍然停留在较浅的层次,只能满足预约查档及目录查询,具体的档案资源无法实现共享。构建一个开放平台是要实现用户在家就能查阅所需档案,档案馆将可以开放的资源发布在互联网,并通过用户的查阅量的反馈,对档案进行更新调整,对于切实关乎用户利益的资源被提供到网上利用,满足其需求,这将大大提高档案服务程度,使档案的利用有了质的飞跃。
5. 结束语
当今时代,创新是各行各业发展的动力和根源所在。档案服务行业应当继续加快创新的步伐,不断完善档案服务的理念、完善其技术与方式,积极构建良好的网络环境,都将为档案服务创新事业发展提供最坚固的基础。在进行现代化建设的过程中应当把握机遇、化解挑战、保持创新,为档案服务建设的发展营造良好的氛围,不断满足用户的需求,发挥档案服务的最大效益,促进档案服务事业大步向前发展。
参考文献
[1]孙茜.基于网络环境下的档案创新服务探究[J].城建档案,2021(09):21-22.
[2]杨晓光.基于“互联网+”档案服务模式的创新策略[J].办公室业务,2020(14):109+111.
[3]刘健.关于网络环境下档案创新服务的研究[J].才智,2018(13):211.