档案是反映一个单位工作成就的历史见证，是积累历史的重要载体，也是公民维护自身权益的重要工具。如今随着市场经济的不断发展，档案的价值越来越引起人们的高度重视，在新时期全球信息化的影响下，随着数字技术的广泛应用和数字经济迅猛发展，越来越多的企业将数字化上升为企业战略。档案传统纸质载体文件向电子文件转变，档案的利用也由传统纸质载体利用转变为数字化资源的利用，档案工作的数字化转型是时代发展的必然趋势。企业档案管理必须转变管理思路、管理方式和服务手段，建立适应企业档案工作数字化的档案管理体系才能有效实现档案资源优化集成，实现档案管理工作和数字技术融合，从而发挥和提升档案价值，助力企业高质量发展。企业档案工作数字化转型“为何转”、“如何转”成为热点问题，企业应当如何发挥数字技术的驱动作用，明确档案工作的创新方向，实现企业档案工作的创新发展。
一、档案数字化的含义
档案数字化是指利用数据库技术、数据压缩技术、扫描技术等技术手段，将纸质档案、银盐感光材料照片档案、以模拟型号为记录形式（录音带、录像带）的录音、录像档案等介质的档案进行数字加工，将其转化为存储在磁带、磁盘、光盘等载体上并能被计算机识别的数字图像或数字文本的处理过程。档案工作数字化是一种全新的档案信息管理模式，运用计算机网络等技术建立档案之间的联系，通过档案管理系统平台和计算机终端及网络全面整合和集中管理，构建档案数字资源管理和利用数据库，打破时间和空间的壁垒，达到数据资源互通与共享的目的。
二、企业推进档案工作数字化转型的重要意义
1. 贯彻落实国家档案法规政策需要
2020年新修订的《档案法》新增“档案信息化建设”专章设7个法条，对档案信息化发展和档案业务的数字化转型提出了新的要求。学习领会习近平总书记关于档案工作重要批示精神，深入贯彻落实《“十四五”全国档案事业发展规划》，加快推进档案信息化建设引领档案管理现代化，加快推进档案科技创新助力档案工作转型升级，推动档案工作高质量发展。与此同时，国家档案局先后出台发布了《电子档案移交接收操作规程》《电子档案单套管理一般要求》等制度规范，规范和规定了电子档案的管理要求和技术要求，切实推进、加快了电子档案管理创新发展。
2. 信息化及企业业务发展需要
随着信息技术的飞速发展和深度应用，适应企业数字转型的需要，企业业务板块复杂从而产生的档案门类和内容多样，档案数量不计其数，档案载体类型复杂，档案管理工作难度随之增大，实现档案工作数字化转型升级，全面优化管理模式，提高管理效率和利用率，充分发挥档案资源价值非常必要。档案数字化转型是档案信息化转型的基础，档案数字化是全新的档案信息管理模式，通过一体化系统平台，实现企业及所属企业之间信息和知识资源的互通与共享，信息的流动和共享加速了决策的制定和执行，实现了档案资源数字化、档案管理信息化和档案服务知识化，满足新时期企业档案工作的需要，能够与为企业的经营工作与领导决策提供完整准确可靠的信息支持。
3. 企业提质增效的背景需要
档案数字化使海量的信息可以被快速而准确的创建、录入和存储。相比传统载体纸质档案需要人工分类、整理和查找，数字化档案可以通过关键词等信息搜索方式快速定位所需内容信息。大大提高档案管理效率，节省大量的时间和人力成本。提高企业档案管理效率也是企业提质增效的背景需要。
4. 档案工作高质量发展需要
企业数字化转型的深入推进使档案管理对象从纸质文件向电子文件和数据转变，企业档案管理也必须转变管理思路、管理模式和服务方式，建立适应数字时代下的档案管理体系。国家和企业治理现代化对企业档案管理提出了更高要求，主要为档案治理现代化、档案资源集约化、档案业务数字化、档案服务知识化。通过档案数字化转型才能有效实现档案资源优化、集成和融合，发挥和提升档案价值，助力企业档案工作的创新发展和高质量发展。
三、企业开展档案管理工作数字化转型存在的问题
1. 缺乏高素质的复合型档案管理人才
现实中，在企业从事档案管理工作的人员大多数均非档案管理相关专业，未进行过专业化的系统培训或专业学习，导致缺乏专业知识和技能，无法应付复杂的档案管理业务工作。档案数字化建设工作属于一项系统工程，其要求所有参与者不但要有档案管理的技术和经验，还要有计算机信息科学技术管理水平、对所在企业所经营的产品了解及整个企业运营过程中所产生的数据和数据流转的管理水平都有一定要求。部分即使是专门设有档案管理部门的企业，档案管理人员业务水平都存在参差不齐的情况，对于没有专门档案管理部门的企业，则进一步增加了档案工作数字化转型的难度。
2. 缺乏对档案工作的认识
现实中，虽然大部分企业的领导对档案管理工作都能给予一定的重视，但对档案管理工作的认识却存在严重的不足，且大多档案管理人员思维意识陈旧，创新动力不强，难以主动学习运用新技术、新手段、新模式，仍采用过去传统载体纸质档案管理、人工查询利用等方式开展工作，不仅限制了档案工作数字化转型的开展，还不利于档案资源价值的充分开发与利用，对整个档案行业的信息化发展造成了不小的影响。
3. 档案管理模式陈旧
从当前各企业采取的档案管理模式来看，各企业的都存在差异，大部分企业采取的是传统载体纸质档案和电子档案双轨制管理模式，只有少部分企业真正实现了档案管理的无纸化模式。
4. 档案管理制度体系不健全
首先档案管理制度是开展档案业务工作必须遵循的规矩、标准和程序，部分企业的档案工作不规范，没有科学完善的制度体系支撑，也没有专门设置专业的档案管理机构和责任制，档案工作无法可依、无章可循，严重阻碍了档案工作的数字化转型。其次档案工作标准不一，电子档案数据的归档范围、归档格式、保管期限不统一不明确，甚至归档数据有无价值还需要档案部门鉴定，大大增加了日常工作量，档案工作的数字化转型很难推动。
5. 档案管理系统平台较落后
目前大多数企业使用的档案管理系统仍是初级的操作系统，功能单一，操作界面接单，仅局限于信息录入、检索功能，缺少对档案信息统计、信息数据分析、数据管理等功能的升级和相关模块的使用，系统软件级别较低，系统更新不及时，甚至有的企业莲档案管理系统平台都没有，仅利用EXCEL管理档案目录数据。另一方面数字档案资源在档案信息的总比重逐年增高，档案管理软硬件设施跟不上时代的步伐，对档案数据的收集、保存、管理、利用造成很大影响。
6. 面临档案信息泄露风险
档案工作数字化转型虽然能够提升档案管理的质量和效率，也同时面临档案信息泄露的安全风险，档案数字化建设相比传统档案管理模式对安全系统的构建具有更高要求，如果管理不到位很容易出现安全风险问题，导致进一步的安全事故，严重损害档案的安全性和有效性。大多数企业惧怕面临档案信息泄露风险，存在迟迟不敢推进档案工作数字化转型。
四、企业档案工作数字化转型的推进措施
从以上企业开展档案管理工作数字化转型存在的问题中可见，其主要问题聚焦在复合型档案管理人才、对档案工作的认识和管理模式三个主要方面。因此，企业若需要推进档案工作数字化转型，仍要从上述三个方面制定推进措施。
1. 加强复合型档案管理人才引进和培养
企业要在重视档案管理工作的基础上，加强对此类人才的引进和培养工作。首先，企业可通过提高薪酬福利待遇、工作提升机会、自我价值实现等方式吸引复合型档案管理人才，注重档案管理人才队伍结构建设，引进计算机信息科学技术型人才，提高档案管理人员的综合素质；其次，企业应多聘请档案管理方面专家对企业内部人员进行专业的培训和工作经验传授，使档案管理人员业务水平、知识技能和工作经验全面提升；再则，组织企业内部档案管理相关人员多到档案管理水平领先的企业开展经验交流会、培训考察等，学习其先进的档案管理模式和理念方法。
2. 加强对档案管理工作的认识
要推进企业档案工作的数字化转型，要求企业的管理者以及档案管理工作人员，要全面、有效的认识档案管理工作，要积极主动的掌握档案事业的发展动向，在各项业务工作中具有决策权，要充分意识到档案工作的重要性和强化依法治档意识，并做好档案宣传工作传播给企业的全体员工，进而推进档案工作数字化转型的法制化、规范化、合理化。同时企业的管理者还应制定科学、完善的监督考核机制，奖优惩劣，提高档案管理工作人员的工作积极性，将岗位职责、职能落实到个人。档案管理工作人员同样要意识到档案工作的重要性，在实际工作中，要不断创新档案管理模式和方法，积极主动借鉴企业外部的档案管理成功经验，结合实际情况推进档案工作的数字化转型，要加强服务意识，站在利用者的角度，主动调整工作方式，将人工智能、大数据等技术融入到档案管理工作中。
3. 优化创新企业档案管理模式
在新的信息化时代，随着数字技术的不断应用与推广，各个行业都在创新性改革，档案管理工作也受到影响，管理方法和模式在发生变化，企业档案工作也要不断深化改革，实现档案管理工作现代化、信息化和智能化，全面提高档案管理工作的质量和效果。传统的档案管理模式已无法适应当前的档案管理工作需求，必须优化创新企业档案管理模式。首先，加大资金投入，注重企业档案管理自身软硬件设备设施的建设和完善，实现企业档案管理信息化软件和硬件设备设施的配套，奠定企业档案管理现代化基础，通过建设企业数字档案室，实现档案管理工作的信息化和智能化，推动企业档案工作的数字化转型；其次，实现档案收、管、存、用四大业务流程在线完成，利用电子档案管理系统实现智能分类整理、智能著录、智能查阅等，同时档案资源智能备份，存储于云端服务器，提升档案的安全性。利用传统纸质载体档案数字化资源，也增强了档案原件的保护，档案的使用更加安全。尤其是对重要档案、历史档案材料的使用，大大减少了其出库频率，能更好的保护起来。另外，通过档案的数字化处理后，也防止了部分档案篡改的行为。
五、结束语
综上所述，企业要推进档案工作的数字化转型，应该在具备档案管理工作正确认识的基础上，要不断提高对档案管理的重视度，着重培养复合型档案管理人才，通过人才实现档案工作的数字化转型，实现档案管理工作的创新发展，早日实现企业档案工作的现代化、信息化和智能化。
