1 引言
ISO19011标准中3.1 审核的定义:为获得审核证据并对其进行客观的评价,以确定满足审核准则的程度所进行的系统的、独立的并形成文件的过程。内部审核有时也称为第一方审核,由组织自己或以组织的名义进行,审核的对象是组织自己的管理体系,验证组织的管理体系是否持续的满足规定的要求并且正在运行。
AS/EN9100C标准中8.2.2要求“必须策划编制审核方案,策划时必须考虑拟审核的过程和区域的状况和重要性,以及以往审核的结果。应规定审核用的准则、范围、频次和方法。”
在质量管理体系运行工作中,内部审核作为一种有效的自我完善、自我改进机制对提升企业的精细化、规范化、程序化、标准化管理起到了不可替代的作用。成功的内审基于合理的策划,内审策划是顺利组织和实施内部审核的首要环节。因此,一个合理的内部审核策划方案是提高内部审核质量的关键,也是内部审核成功的保障。
2实施背景
目前,在内部审核计划时共有三种模型
2.1 按部门编制内审计划
按部门进行内部审核(也称横向审核),即以部门为主线,针对部门涉及到体系要求进行审核。
2.2 按区域和过程编制审核计划
在原有审核区域的基础上增加每个区域涉及的质量管理体系的过程。在过程安排时,每个过程进行两轮审核,对于不重要或问题较少的过程每年只进行一轮审核,对于问题较多的过程进行两轮审核。
2.3 按过程编制内审计划(内审计划模型三)
按过程编制内审计划,即以过程为主线,针对某一体系要求审核有关部门。在内审计划中规定每个过程的审核频次,每个过程编制一份审核检查单。
2.4内审计划模型的缺点
(1) 计划内容不具体、不明确,计划可操作性不强,审核内容、时间等存在着较大的随机性。
(2) 同一区域和过程每次审核的内容基本一致,计划的安排缺乏对审核过程和区域的状况和重要性的考虑。
(3) 不能体现不同区域所涉及过程的重要程度,未能明确审核内容所在的区域,区域选择具有一定随机性,不能完全覆盖所有区域。
为提高内部审核的系统性、可操作性和有效性,公司在原有计划的基础上细化审核过程并形成标准化的检查单,明确规定审核区域、过程、审核组、时间等细节内容,形成了内部审核计划向内部审核策划模型的转换。
3内部审核策划的基础准备
3.1细化质量体系过程为若干子过程
重新梳理AS9100C标准条款和程序文件之间关系,形成标准条款和程序文件矩阵表,根据标准条款和程序文件的内容,将公司质量体系现有的过程进行拆分和细化,细化的过程中充分考虑公司的产品特点,共形成个子过程。
3.2建立标准条款、程序文件和检查单矩阵表
依据程序文件,将细化的每个子过程编制一份检查单。检查单编制时,重点关注条款的可检查性,确保检查内容充分适宜性。形成标准条款、程序文件、检查单矩阵表(见表1),根据AS9100C标准条款质量管理职能分配表,形成检查单职能分配表(见表2)。检查单随程序文件的修订而实时更新。
表1 标准、程序和检查单矩阵表
表2检查单职能分配表
4内部审核策划模式的构建
4.1评估内部审核需求
在内部审核策划制定之前,需首先对审核的需求进行评估,明确需审核的内容,包括:每个过程进行两轮体系审核,对于上一年内、外审中发现问题较多的过程进行三轮审核;在一下年度将要进行的大型审核前按需进行公司级临时内部审核。
4.2确定审核资源
内部审核应由经过AS/EN9100标准、质量审核知识和相关技术、管理等知识的培训并有具有内审员资格的人员进行。需要时,可邀请技术专家参与。
4.3形成具体的策划方案并输出详细内审计划
对评估需审核的内容进行合理安排,确定审核的区域的具体的审核时间,形成审核策划方案。针对每个区域的每次审核制定具体的审核计划,包括审核员、审核月份、审核人天数和具体的审核检查单。在确定审核员时,本着审核的公正和客观性,同时要充分考虑内审员的工作背景,不同经验和背景的审核员进行搭配组合。审核时间的安排要充分考虑拟审核区域/过程的重要性和复杂程度。
5内部审核策划的优势
5.1每个子过程编制一份检查单,内审员在进行审核时,只需按审核策划中规定的检查单进行审核,减少了审核内容人为随机性。
5.2通过形成标准条款、程序文件和检查单的矩阵,使内审策划能够全标准和全过程覆盖,避免审核区域或过程的遗漏。
5.3审核内容细化到子过程,便于充分考虑到各区域所涉及过程的状况和重要程度,减少不必要的人力和时间的浪费,进而增加复杂和问题较多的子过程的频次,更好提高了内部审核有效性。
5.4策划中明确各过程审核频次、时间,减少了内审过程的随机性,使审核安排更合理化。
6结论
内部审核策划较以前的内部审核计划安排更具有可操作性和较强的适用性,保证了内部审核的全过程覆盖,提高了内部审核的可操作性、系统性和有效性,内部审核策划的模式具有一定推广意义。
参考文献
[1] AS/EN9100C 航空、航天和国防组织质量管理体系要求
[2] ISO19011 管理体系审核指南