二级学院是高等院校的基本组成单位，也是教学档案形成最多的场所，做好二级学院的教学档案管理可以说是做好全校教学档案管理最为关键的环节。大量的教学档案在二级学院形成，流转，存档，最终和其他部门所形成的教学档案一起组成了整个学校的教学档案。教育部和国家档案局早在2008年就制定颁布了《高等学校档案管理办法》，明确指出高校档案工作是高等学校重要的基础性工作，学校应当加强管理，将之纳入学校整体发展规划。
一、高校二级学院教学档案管理的重要价值
1、高校档案工作是高等学校重要的基础性工作。教学档案主要产生于学校教务处和各二级学院，通过加强对二级学院教学档案的管理可以显著提高全校教学档案管理水平，提高教学工作的整体质量。
2、通过对目前高校二级学院教学档案管理现状的研究，可以对目前二级学院教学档案管理中存在的问题有清晰的认识，从而探索出一套更加适合二级学院教学档案管理的办法。
3、高校二级学院的教学档案是教学评估过程中的重点检查项目，通过提高二级学院教学档案的管理水平，在日常的教学工作中就按照科学的管理制度进行归档管理，可以为未来每一次的教学评估奠定扎实的基础。
4、教学档案中包含了丰富的教学活动经验以及教学运行规律，科学有序的分类归档管理，有利于对其中的重要信息进行归纳总结升华，从中吸取经验教训，更好的开展之后的各类教学工作。
二、高校二级学院教学档案管理现状及存在的问题
湖北经济学院是2002年由湖北商业高等专科学校、湖北金融高等专科学校以及湖北省计划干部管理学院合并的一所全日制本科学校，学校经历了三校合并以及办学层次调整的过程，目前学校共设置了17个二级学院以及一个实验教学中心。2018年学校发布了《湖北经济学院本科教学档案管理工作规范》，从教学档案工作规范的基本要求、教学档案的归档范围、教学档案管理工作的程序和方法、教学档案管理人员的职责、教学档案的分类及内容六大方面对学校的教学档案工作提供了纲领性的指导。2019年，湖北经济学院档案管发布了最新的档案实体分类实施细则，对各职能部门，二级学院各类档案的归档范围、保管期限以及归档标准提出的相应的要求。
虽然学校近几年出台了学校层面的相应的档案管理以及教学档案管理的相关制度文件，但在具体的执行过程中仍然存在不少问题：
1、缺乏针对二级学院的教学档案管理办法
虽然目前学校已经出台了《湖北经济学院本科教学档案管理工作规范》（以下简称《工作规范》），但规范当中却没有明确院校两级的教学档案管理职责。目前的《工作规范》仅仅是从学校教务处的层面对教学档案的管理提出了一些管理办法，但其内容并不适用于二级学院的管理日常。并且，该《工作规范》对教学档案的移交、后期利用以及销毁等方面也没有提出具体的工作方法。
2、职能部门对二级学院指导和监督较为欠缺
目前，学校教务处及档案馆基本没有对二级学院的档案管理进行过相关的指导和培训，也没有制定一定的监督和考核机制。二级学院的教学档案管理基本处于“各自为政”的散漫状态，这种状态直接导致了二级学院对教学档案的管理不够重视，也不知该从何下手。通过笔者对多个二级学院的走访发现每个二级学院基本都是自己随性的规定教学档案的归档范围和保管期限，每个学院都不尽相同。由于缺乏考核和监督机制，很多学院的教学档案管理也比较随意，经常出现遗失的情况。
3、教学档案管理的信息化水平较低，利用水平有待进一步提高
目前学校二级学院的教学档案管理基本还没有采用什么信息化的管理办法，所有的归档材料还是以纸质材料为主。在日常的教学管理过程中，主要是着重收集了各类教学教研活动、教学检查、学籍异动、各类考试相关的纸质材料，但对各类线上形成的电子的教学档案的收集和整理归档十分欠缺。纸质材料虽然进行了一定的整理和归档，但也没有完成信息化的处理。缺乏信息化的管理手段和方法是目前学校二级学院教学档案管理面临的很大的短板。
由于缺乏信息化的管理手段，纯纸质和手工的教学档案管理方式也大大制约了后期档案的利用。纸质档案的整理和保管较为麻烦，查找起来也耗时耗力。这使得二级学院教学档案的利用基本为0，除了偶尔查询一下毕业生的毕业实习和毕业论文资料外基本没有其他的利用途径，利用水平始终停留在较低的水平。
三、提高高校二级学院教学档案管理的策略
1、完善院校两级的教学档案管理办法
完善的制度保障是做好任何工作的前提。想要进一步提高学校教学档案的管理水平必须先从完善管理制度入手。在目前现有的《工作规范》的基础上，应该进一步充实和更新，首先从教学档案的管理流程上细化每一个工作环节，从档案的收集、保管、利用、销毁这几个基本环节入手，完善《工作规范》的相关内容。
其次，应该督促二级学院在校级《工作规范》的指导下，出台适合各自学院特点的教学档案管理办法，让学院教学档案的管理有“法”可依。在保障基本归档的前提下，各自学院可以根据自己的特点进行工作细则的优化和个性化。
2、职能部门加强对二级学院的业务培训及考核
档案管理工作是一项需要专业知识做支撑的工作，做好这项工作需要对档案管理有基本的认识和了解。目前学校各个二级学院的教学档案管理基本是由教学秘书兼任，他们普遍缺乏对档案学的基本知识。
因此，必须由学校档案部门对教学档案的管理人员进行一些专业知识的培训，让他们对档案管理有基本的认识，对教学档案的范围和各个档案管理的环节有清晰的了解，这样才能使他们具备做好教学档案管理的基本素养。同时，教务处和学校档案馆也应该出台一定的监督和考核机制，定期对二级学院教学档案的管理情况进行抽查，这样有利于提高二级学院对教学档案管理工作的重视程度，从而做好二级学院教学档案的管理工作。
3、加强教学档案管理的信息化水平，提高教学档案的利用效率
档案管理最终目的是为了进行利用，保管是为了利用服务的。所以要想长远的做好教学档案的管理工作，必须提高教学档案的利用水平。
目前二级学院教学档案管理的信息化水平太低，制约了教学档案的利用和挖掘，提高教学档案管理的信息化水平迫在眉睫。首先应该从制度上明确纸质档案和电子档案的归档范围和归档方法，建立高效、规范化的教学档案管理信息系统；其次充分利用数字化教学档案，对纸质教学档案材料进行电子转化，加强对电子管理文档的存储与利用，从而提高教学档案后期的利用效率。
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