在运营管理工作的实际开展中，涉及到集体决策、信息互动与传达、资源整合的时候，通常都需要召开会议，当前很多企业也都逐步达成了自动化办公部署的目标，例如ERP系统、CRM系统等。可是在会议管理工作中，很多企业依然使用的是人工、团队管理措施，会议管理工作具有较强随意性，资源使用容易出现冲突，会议管理的成效较低，管理难度也比较大。开展会议管理，在会议管理工作中积极应用现代化科技手段，让会议管理逐渐达成信息化、自动化、智能化，这是会议管理现代化发展的必然趋势。
一、会议准备时期的信息化管理
（一）申请平台方面
传统形式的会议，一般使用的都是前台登记、电话沟通等申请方式，此种申请方式较为落后，其中会存在很多问题，比如人工工作效率较低，工作量较大，会议的申请时间会存在冲突，会议室的预定时间较为分散，存在闲置和利用率偏低的情况。鉴于这些问题，可在会议管理工作中引入和应用自动化办公系统，比如OA系统，在其中开设专门的会议管理模块。会议申请方可基于此系统全面了解会议室占用情况，于会议申请当中明确名著会议组织召开的时间、地点、内容、参会人员、需求物品、通知以及诸多备注信息，管理部门也可全面掌握会议室方面的预定、空闲情况[1]。
（二）会议显示
会议室的显示终端，可以于会议室门口、后背板上安装显示屏，其能够将会议室当前状态完整显示出来，其中涉及会议预定信息、天气预报、签到码、多媒体播放等，同时也可插播一些临时性通知信息等。同时企业会议的管理工作中，在使用计算机等诸多电子设备的时候，可在会议室中加装演讲台，以免会议工作者需要进行多次搬运，并且信息数据可基于企业内部的交流平台进行传递，此种方案可于信息管控较为严格的企业中应用，以免产生商业机密泄漏的情况。
（三）沟通过程
会议组织召开过程中，前期的组织、沟通工作较为复杂和繁琐，会务工作者一般需要耗费大量时间与精力同参会方进行交流与沟通，其中包含会前提醒以及保密等，此环节属于是重复多次的，且其效率并不高。在引入和应用信息化技术手段以后，能够对此问题进行有效解决，基于会议APP来公布、分享、核实、交流、互动等，各个参会方可基于会议APP进行对会议相关的状态进行反馈。其中会议中的重要内容，比如议程、咨询、公告、议程、交通、行程等诸多信息都可基于会议APP进行共享。并且会议APP可达成会议社交的作用，组织方、参会方可不局限在传统会议的形式进行交流与沟通。引入和应用信息技术，能够减少传统管理方式中错误情况产生的概率，提升会议的筹备质量与成效，给会议管理的集成化、有效性、合理性奠定了坚实基础。
二、会议召开时期的智能化管理
传统形式的会议室，一般都是这样的：大、宽敞且明亮的房间，中间位置是形状不同的会议桌，四周摆满了各种不同形式的座椅。参会者需要带着挂图、文件内容、投影胶片等诸多会议材料，携带起来非常不方便，相关工作者需要手动操作诸多会议设备，遵照实际诉求对环境管控按钮进行切换，慌乱至极。此种状况，不仅会对会议质量与成效产生影响，同时还有可能会产生泄密的情况[2]。会议室电子化、智能化管控能够对这些问题进行有效解决，在会议中需要使用视听、电脑图像进行显示，保湿合适的会场温度等，科学技术的发达性、先进性，视听、电脑、环境设备方面可以进行复杂整合，比如，关闭窗帘、灯光调暗、空调遥控、屏幕开放、投影、播放音乐、音量调整等，对影像播放停放进行管控，管控投影仪开关、投影仪幕布升降等等，这些操作会议工作者可在会议室外进行相应的调节，会议主持甚至也无需走到管控室，就能够一键达成。此种综合管理功能，可对不通过设备进行协调管理，让其都能够相互配合、协同工作，这就是通常所说的中央管控系统，其也是计算机互联网技术的最新成果，把全部设备管控操作集中于一个界面之上，集合诸多设备的各种功能，简化繁琐、复杂的操作过程，相关工作者不再需要奔波在设备之间，使用者可对会场中的诸多设备进行轻松使用与管理，强化提升会议管理工作的质量与成效。
三、会议管理工作的未来发展
当前人们的生活水平在持续提升，其生活节奏也越来越快，更多企业认知到科技手段、创新意识应用到管理工作中的必要性，会在会议管理工作中积极引入和应用信息化、智能化系统，以此来为企业运营管理工作提供支持，构建企业管理工作平台。互联网、视频会议等诸多实用性技术举措，都能够达成远程、可视化、协同工作的目标，冲出传统会议在时间与空间方面存在的制约影响，减少企业的成本资金投入，更能够强化提升其经济效益[3]。会议机器人与3D技术等的实际应用，给企业的现代化发展奠定了坚实基础。在会议管理工作中积极引入和应用科技手段，属于是综合过程，企业会议的科技化发展过程中，一定要注意总体规划，并且分步实施，达成效益目标，这是一个不断尝试、探索与实践的过程，要求企业进行持续不断的创新优化，企业的发展诉求在持续变化，技术、管理等方面也需要积极进行创新优化，这样其才能够为企业现代化发展保驾护航。
结束语：
总而言之，在企业管理工作的未来发展中，会积极引入和应用更多自动化、智能化、信息化的技术手段，将来大量科技创新产品、工具会在会场中出现，在诸多产品应用推动会议业务得到创新发展时，会议就不只是单纯的专属名词，其会变成科技发展中的实践品，会议组织与召开也会进入到全新的科技时代。
参考文献：
[1]丛海洋,金佳,孙伟,等.国有企业基层减负与管理提升相融互促[J].中小企业管理与科技,2020(23):2.
[2]庄长君.大数据技术在科技资源信息化管理中的应用[J].2020.
[3]陈春来.应用大数据现代科技手段提高干部管理水平[J].理论学习与探索,2021(3):3.
