行政执法档案中记录了行政执法过程中的价值信息，信息资料的载体形式较为丰富，如声音、文字、视频和图表等，能够为行政纠纷的解决与处理提供可靠依据，是维护各方权益的原始凭证，也是追究行政责任的法律依据。要想将行政执法档案的法律功能和作用体现出来，则需要建立专门的档案管理制度，完善主责追究制度，这对行政执法工作的有效开展有着积极影响。
1.行政执法档案的法律功能
1.1为行政复议提供审查依据
行政复议通常是对行政相对人的申请内容及行政行为的合法合理性进行判断，而行政执法档案能够为这一行为提供审查依据。行政复议是一种监督形式，对行政机关进行内部监督，主要内容是对有关部门的行政行为是否正确、合理进行审查，从而进行有效裁决，可以及时纠正行政机关的错误行为。由于行政复议过程中需要行政执法过程中的文书档案材料，其作为行政复议中的核心内容，可准确判断行政执法行为是否是合法、合理，由此可见，行政执法档案在行政复议过程中的功能作用较为明显。
1.2为行政诉讼提供判决依据
行政诉讼是个人、组织等认为行政执法部门及其工作者侵犯他们的合法权益时，向司法机关寻求保护的一种方法，而司法机关会对依照相关请求对行政部门行为进行审查和判断。行政诉讼活动只是对行政部门工作行为的合法性进行裁判，而不会对行为的合理性进行分析，主要是对行政行为的程序、依据和主体的合法性进行审查。首先要保证行政机关具有国家认可的行政资格，并要求按照相关法律法规和规章制度进行规范操作，不能随意做出侵害公民或者组织合法权益的行为。而在进行行政行为合法性判断的过程中，需要从行政执法档案中寻找相关资料，其是行政诉讼判决的有效依据。
1.3是法制监督和社会监督的基础
为保证行政执法行为的合法合理，行政机关、司法机关等各个部门都会其进行有效监督，不同监督机构所采用的监督方法存在较大差异，但是在监督过程中的依据一致。行政机关对行政行为进行内部监督时，主要采用行政复议和行政监察的方式对内外部行政行为进行监督，行政执法档案能够为这些行为的合理性与合法性的判断提供可靠依据。司法机关对行政行为的监督主要体现在行政诉讼，而专门的监督机关则采用法制监督和社会监督的方式，这两种方法方式没有完善的法律机制，在实际开展监督工作时会遇到较多问题。但是无论哪种监督方式，都是从行政执法的档案资料入手，对执法记录进行分析，根据群众或者其他部门反映的问题进行深入调查与核实，在此期间行政执法档案起到了关键作用。
1.4为追究行政责任提供可靠依据
行政责任机制的建立能够起到约束和管理行政权力的作用，在行使行政职时，应明确具体职责，要能够做到权责一致。行政权力主要是由专门的执法人员通过行政执法行为进行实施，如行政决策和行政实施等，每个环节都必须承担相应的法律责任，若出现行政违法行为时，会根据具体环节进行责任追究，而在责任追究的过程中需要了解具体的行政执法行为，行政执法档案的建立可以为这项工作的开展提供可靠依据，对行政责任机制的建立与实施有着促进作用，有利于正确行政理念的形成。行政部门在开展各项工作时要求行政执法人员对工作过程进行详细记录，能够起到督促和规范工作人员行为的作用，可进一步提升行政执法行为的合理合规性。
2.行政执法档案的管理责任分析
2.1行政执法档案管理制度分析
部分地区虽然制定了行政执法档案管理办法和评议考核办法，但这类法规缺乏统一性，属于地方性法律规范，制度规范实施过程中的权限有限，管理方法和手段也较为片面，无法对行政执法行为进行严厉处罚，依照我国相关法律规定，地方性的法律法规通常只能通过罚款、警告等方式进行处罚，处罚力度不足，这也在一定程度上影响了行政执法档案管理制度的有效实施，不能将这一管理制度的作用充分体现出来，这是当前行政执法档案管理工作开展中急需解决的问题，应建立统一性、完善性的行政执法档案管理制度，能够为各地方行政执法档案管理提供指导依据，促进这类档案资源功能作用的充分发挥。
2.2行政执法档案管理责任机制分析
行政执法档案管理责任机制，能够对相关管理工作开展中存在的违法违规行为，进行责任追究，确定需要承担的法律责任。但从目前的行政执法档案管理责任机制来看，还有待完善，在国家法律体系中没有明确规定。由于行政执法档案较为特殊，其不光具有档案资料原本的功能作用，也关系执法部门的公信力，无法运用普通的档案管理责任制度进行管理。而且由于没有建立健全的行政执法档案管理责任机制，导致有关部门对这项管理工作的重视度不足，没有实现行政档案管理工作的有效落实，在出现问题时没有按照相关法律规定进行处理，从而影响部门的公信力，容易产生信任危机，不利于全国范围内的行政执法。这就需要结合行政执法档案管理工作的开展需要，对管理责任机制进行完善，在实际工作中能够对管理责任进行清晰化，从而规范行政执法档案管理工作行为，这对各地区行政执法工作的有序开展有着促进作用。
3.发挥行政执法档案功能作用的相关建议
3.1做好组织领导的工作
要想实现行政执法档案资源的高效运用，将其在各方面的功能作用充分发挥出来，则应做好档案管理工作。首先，要加强组织领导，有关部门领导人员应中是行政执法档案管理工作，将其纳入到行政部门的日常管理工作中，并安排专门的工作人员负责，结合行政执法档案性质与特点，对其进行规范化管理，做好组织领导工作，并严格按照相关法律要求标准进行档案管理，实现依法建档。
3.2建立专门的档案管理制度
在实际进行行政执法档案管理时，要健全相关管理制度，确定行政执法档案管理工作开展中的具体内容和管理标准，对相关管理人员的行为进行约束与规范，确保工作人员能够遵循相关制度内容，对行政执法档案进行科学管理，提高他们的责任意识，让相关管理工作得到充分落实。
3.3注重对管理员的技能培训
要提高档案管理人员的综合素养和业务技能，做好专门的培训工作。在选人环节需要充分考虑到档案管理人员的道德品质和责任素养，同时也要选择了解相关法律法规和行政执法要求工作人员，定期开展培训工作，不断完善行政执法档案管理人员的知识结构，提高管理技能，并能够熟练运用现代化科学技术开展档案管理工作，保证行政执法档案管理工作的开展质效，为行政执法档案资料的合理运用奠定基础。
综上所述，行政执法档案在各项行政工作中的功能效用较为明显，是行政执法职权监督工作的顺利开展和规范行政执法行为的基础依据，在行政执法过程中要能够摆正行政执法档案的位置，加强对档案管理工作的重视，能够从法律层面出发，建立具有权威性的管理制度，同时也要注重责任追究，确保能够对管理工作开展中存在的违法违规行为进行严肃处理，提高有关部门的公信力，可推动行政执法部门稳定、持续发展。
参考文献：
[1]张扬.行政执法档案管理工作中存在的问题及对策[J].今日财富,2019(12):1.
[2]董建山.行政执法档案的法律功能及其管理责任分析[J].科教导刊：电子版,2017(23):1.
