1 企业采购与付款内部会计控制现状
1.1采购控制有待加强
在采购控制方面，企业采购计划安排的合理性不足，究其原因是企业在制定采购计划时，没有充分考虑到生产和销售的实际需求，导致采购的商品数量和时间可能与企业的实际需求不匹配，使得企业可能会面临库存过多或者供应不足的问题，影响到企业的运营效率和成本控制。其次，在供应商选择上，考虑因素的全面性不足。过度关注价格或者质量等单一的因素，而忽视供应商的服务、信誉、交货时间等其他重要的因素，导致企业在采购过程中遇到各种问题，比如供应商无法按时交货，或者提供的产品质量不稳定等。最后，采购方式上，大多数企业的采购方式还停留在传统的线下采购，这种方式不仅效率低下，而且容易受到人为因素的影响，比如采购员的主观判断等，从而影响采购的效率和效果。
1.2付款控制不够严谨
首先，企业采购与付款过程中，发票是重要的凭证，用于确认采购的商品或服务的数量、价格等信息。然而，部分企业在发票核对环节存在疏漏，可能导致错误或虚假的发票通过审核，从而影响企业财务数据的准确性。其次，在企业采购与付款过程中，付款审批是关键环节，然而，部分企业的付款审批流程不够严谨，可能存在审批人员对相关文件把关不严、审批速度过快等问题，导致不合理或不合规的付款行为发生。最后，企业采购与付款过程中，银行账户是资金流转的重要渠道。然而，部分企业在银行账户管理方面存在不足，如账户权限设置不合理、账户使用不规范等，可能导致资金安全风险。
1.3职责权限控制存在不足
首先，在职责分离方面，不少企业并没有做到将采购、审批、记录和支付等关键职责进行有效分离。例如，负责采购的员工不应该同时拥有批准支付的权力，负责记录账目的员工不应该参与实际的采购活动。然而，在实际运作中，相关责任往往没有被清晰划分，导致同一人可能同时掌握多项关键职能，这不仅增加了错误发生的可能性，也为不当行为提供了可乘之机。其次，在权限控制方面不够细化。在实际操作中，权限设置往往过于宽泛，缺乏必要的限制和监督，导致员工能够接触到并非其职责范围内的敏感信息或执行超出其职权范围的操作，从而增加数据泄露或滥用资源的风险。
1.4内部审计与监督有待改善
首先，现有的内部审核管理机制存在一定的漏洞，导致企业在采购和付款过程中的风险暴露，甚至可能导致企业的财务损失。其次，企业内部缺少独立的监督机构或职能部门，使得企业可能没有足够的力量去监督和检查采购与付款的过程，无法保证其合规性和有效性，从而对企业的稳定运营构成威胁[1]。
2 强化企业采购与付款内部会计控制主要策略
2.1全方位加强采购控制
首先，妥善规划采购方案。针对采购工作，企业应当预先规划采购方案，对采购全过程进行妥善布局，涵盖采购申请、价格咨询、报价对比、订购单生成、采购验收等环节，以保障采购活动的透明度和规范性。同时，在采购管理部门和各实际需求部门之间构建联动机制，使得采购管理部依据实际需求来执行短期与长期的标准化管理，以规避物资缺乏和过剩的问题。其次，科学选择供应商。企业应依据其具体状况制定供应商审核流程，并改进对供应商的评估体系。在进行全面的评估时，考虑因素涉及供应商的商业声誉、财务能力以及增长潜力。详细的评估需要关注供应商提供的物料品质、成本、客户服务以及配送效率等方面。经过筛选，与那些符合标准的供应商展开业务洽谈，同时在持续的交易过程中，对于那些建立起有效且周到服务体系的供应商，企业应当考虑与其建立长远的采购关系。最后，改进采购方法。优化价格管理体系和招标程序，采购专员需依照严格的规章制度，在定价阶段进行彻底的市场调研、供应商资格审查、征询报价、对比报价以及讨价还价。在招标流程中恪守开放、透明与公平的准则，实行公开征集投标，确保投标的平等性。定价和招投标工作全程由专业的内部控制人员监管，防止任何欺诈行为的发生，以此帮助企业挑选最契合其实际需求的供应商，从而持续增强采购控制的成效。
2.2多举措提升付款控制水准
首先，加强发票核对工作。通过仔细比对采购单据、接收凭证以及账单的一致性，确保付款过程中无重复付款或伪造账单的情况发生，从而预防不需要的经济损耗，并保障企业付款程序的正确性与高效性。同时，挑选适当的付款方式，对于金额不大的零星购买活动可以实行现金支付；对于金额居中的购买活动，普遍使用电子银行转账支付；对于大额的采购交易，宜选择使用银行承兑汇票来完成支付，这样可以通过延期付款来缓解公司的资金负担。针对提前支付的款项或订金必须实施灵活的监控程序。在觉察到任何异常时应与有关的商务人员协作探究背后的因素，识别出那些可疑的资金或者可能导致资金滞留风险的金额，并迅速实行策略以确保其回收。其次，重视付款审批任务。为确保企业付款遵循相应的制度与法令，需要构建一套严密的付款审批流程。该程序应该嵌入多层次的批准过程，同时进行规范性检验，以此，保障每笔资金的划拨均经历细致的检查与授权，从而避免任何可能的财务风险。最后，强化银行账户管理。通过限制员工对企业银行账户的访问，以确保账户的安全，预防所有潜在的经济诈骗行为，并确保企业的资金安全[2]。
2.3全方面加强职责分离与权限控制
首先，对企业的职责进行清晰的分离。在整个采购和支付过程中，关键的职责必须被清晰地界定，并保障这些任务不应集聚于任一职员或团队之下。例如，批准、验证和财务登记等关键环节应当由不同的人员或部门来执行，以保障程序的明晰度和正直性。其次，对企业的权限实施严密的控制。这表明企业必须为各个职员或团队配置适宜的权限等级，保障他们仅能够接触和使用那些与其岗位职能和所需相符合的系统资料。这般做不仅能避免无谓的错误操作也能有力地预防可能发生的内部舞弊行为，保障公司经济的稳健与持续增长。
2.4立体化完善内部审计与监督
首先，建立内部审核监督机制。企业通过定期对采购和付款过程实施彻底审查，以保证这些程序的遵规性。这不仅仅是对企业本身的一层防护，更是对外部合作伙伴和客户的一种承诺。在此期间，倘若观察到任何不合规的行为或者操作，内部审核监督部门必须迅速提出优化方案，并协助相关部门对这些监管漏洞进行整改。其次，成立自主的监督机构或职能部门，保障采购和付款流程的规范性和透明性。该部门核心使命是对整个采购和付款流程实施持续的追踪监督，一旦发现任何异常行为，该部门应当立即介入，展开彻底的审查，并向上级管理层汇报。另外，企业要在不断完善内部审计与监督的基础上，构建更为完善的内部会计管理控制架构，保障对于采购及付款各阶段实施精确的管理策略，以致达到对公司采购及支付全程的有效管理，涵盖预防性措施、过程中的监督以及事后的核查[3]。
参考文献：
[1]郭乐乐.流程管控下制造企业采购与付款内部控制研究[J].财富生活,2022,(02):52-54.
[2]黄犇.A公司采购与付款内部控制研究[J].中国物流与采购,2022,(23):77-78.
