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新时期事业单位档案管理工作的优化策略

曹东野

黑龙江省黑河市爱辉区政务服务中心,164300

摘要: 在当前的档案管理创新过程中,事业单位必须要认识到档案工作创新对于自身发展带来的重要影响,并且能够从制度体系、管理观念、服务方法、信息化技术以及基础设备角度进行优化改革。不断为档案管理工作带来新的技术体系和管理模式,在实践过程中总结经验,落实创新,这样才能推进档案管理改革的进程,同时也能够为事业单位自身的发展奠定良好的数据资源基础
关键词: 事业单位;档案管理;工作策略
DOI:10.12721/ccn.2022.157156
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机关事业单位档案工作要取得长足发展,必须把握好新时代的脉动,适应新时代的新要求。面对机关事业单位改革带来的新情况以及高质量发展的新要求,必须要有新的举措,从管理理念、制度建设、团队管理、文化培育、信息化建设、档案价值挖掘、评价体系建设等方面入手进行改革创新,着力解决深层次管理问题,更好地呼应机关事业单位档案工作高质量发展的新要求。

一、档案管理工作创新的原则

1.制度先行原则

制度先行是任何工作创新的必要保障,也是为档案管理工作创新指明方向的基础,因此事业单位自身的领导层必须要认识到档案管理工作的重要性,并且能够结合实际的创新方向和创新目标进行分析,制定具有条理性和针对性的制度体系,让制度成为档案管理工作各项细节运行的约束保障。

2.层级性原则

创新策略以及创新方案的拟定要经由领导层、部门领导、部门负责人员进行审批和分析,结合日常工作中的重点落实融合性研究,确保方案的拟定具有可行性,确保档案管理工作创新能够满足各个部门以及不同层级的实际发展需求。

3.灵活性原则

在制定档案管理制度以及管理模式的过程中,必须要遵循国家制定的相关标准,同时也要结合自己的实际情况进行针对性调整,但是这种调整并不是随意的,不是盲目的,而是建立在自身的实际领域进行优化。

二、事业单位档案管理创新思路和方法

1创新档案管理工作制度

事业单位在进行档案管理工作变革时,需建立全新的管理机制,更新自身的管理理念,完善档案管理工作的基本体系,促使管理人员能够更好地了解自身的工作内容,实现档案管理工作的创新、改革。在对档案管理制度进行创新的过程中,领导要根据单位的实际发展情况进行考虑,制定一套科学、合理、系统的长期发展目标,以事业单位的长期发展目标为中心,制定一套战略发展建设方案,并以这套建设方案为基础,来进行相关工作流程的操作,以此来提升档案管理人员的基本工作积极性,提高工作的质量。另外在对其进行创新、改革的过程中,还应该建立一套考核体系,对于考核合格的工作人员,可以优先上岗,对于考核不合格的工作人员,对其实施劝退处理。

2档案管理团队更为专业化

档案管理是一项技术性较强的工作,因此,需要相关的档案管理工作人员具备高专业、高素质的管理能力。在新时期事业单位的档案管理创新过程中,档案管理工作人员要采用科学、合理、先进的技术手段和方法,提高事业单位档案管理的管理水平。1.领导加强自身的正确认识,提高对管理工作创新的重要性,不断对现有的工作人员进行业务培训,丰富其知识储备量,提高工作人员的专业素养、业务能力以及综合素质等等。在对档案管理工作人员进行培训的时候,不仅要培养良好的工作素养,还要注重其个人素养的提升,从而为事业单位组建一支高素质、高专业、高技能的档案管理人才队伍。2.事业单位可以通过社会渠道招聘高素质、高能力、高专业的工作人员,为其注入新鲜的血液,通过新、老员工之间的融合,以此来增强工作的质量和效率。

3构建现代信息化的管理模式

由于档案管理工作涉及到了对大量数据和信息进行集中管理,那么利用传统的人工管理方法以及纸质档案管理模式,效率较低,同时也容易损毁,因此在现代化的档案管理工作创新过程中,必须要落实好信息技术的融合,要在工作实践中升级和开发相关的档案管理系统软件,确保实现信息化以及智能化管理。首先要建立数字档案库,将纸质档案中的重点信息进行分类录入,实现档案管理工作的数字化转型。其次打造高性能的运营维护系统,档案管理工作涉及到了设备机房以及日常的软件系统维护,要为硬件设备提供良好的运转环境,避免电磁、灰尘、水分等外界环境的干扰,要为软件系统构建防火墙和安全监控体系,避免黑客攻击,提升绝密信息和日常信息的保管质量。再次,打造个性化的技术体系,在引进国内外先进的档案管理技术的同时,也要结合事业单位自身的需求进行个性化技术体系的开发,培养一支高质量的技术人才队伍,落实技术创新和技术优化,不断加强档案管理工作的技术水平。

4落实档案服务体系的创新

档案管理工作创新的主要目的是将既有的档案数据资源进行重组,提升档案管理的水平,从而可以为事业单位的档案信息查找以及数据应用提供高质量的服务,因此增强档案服务体系的创新也是档案管理工作优化的重要环节。首先事业单位必须要进行管理观念更新,要认识到落实档案管理工作的重要性,同时要结合其服务管理手段进行优化,进一步增强档案信息的利用效率。在实际服务创新的过程中,可以将档案管理体系与事业单位的局域网联系起来,强化网站信息检索,实现智能化的信息价值挖掘[3];构建数字化图书馆,增强档案信息的应用多样性和灵活性;打造内部档案在线服务系统,制定客服人员能够为各个部门的信息查找提供一对一服务。在此基础上,针对事业单位自身的日常档案信息,可以打造对外服务体系,让基层群众以及其他的事业单位组织,能够进行数据资源的沟通和交流,不仅不会侵犯事业单位自身的合法权益,也能够在相互协同合作的基础上进行发展。

5加速档案信息化建设,着力做好手段创新

一是加强机关事业单位领导层对于档案信息化工作的重视,将信息化建设工作纳入到单位总体规划,出台相关的支持政策,推进档案信息化建设有序开展。成立档案信息化工作委员会,加大人员及经费支持,为信息化建设提供有力保障。二是加快档案数字化建设进度,机关事业单位应建立符合自身实际的数字化模式,从长远发展角度来看,还应以自主数字化为主,外包服务为辅。根据档案保管和利用的需求,优先对于利用频繁的档案进行数字化建设,确保在建设周期较长的情况下,能够优化信息化建设的内容结构,使其更贴合实际需要。三是制定信息化建设规划,细化信息化建设工作计划,从信息化建设目标、责任分工、实施阶段、成果验收、资金投入等方面进行统筹,有组织地做好档案信息化建设工作。四是严格落实上级档案管理部门对于专项档案信息化建设的具体要求,如干部人事档案已经实现了集中管理,那么不具备专项管理权限的档案管理部门,只需要按照上级部门的要求配合做好辅助工作,无需建设专业信息系统。五是做好信息化终端设备及端口的配置,购进触摸式档案查询一体机,用于档案管理人员和用户进行使用,在机关事业单位网站可以开发档案模块,为用户提供“档案工作动态”“资料下载”以及“在线查询”等服务,推动档案网络化进程。

结语

综上所述,事业单位档案管理工作必须要创新思路和方法。同时,借助互联网信息技术手段开拓档案管理的新模式,为事业单位的其他管理部门提供一定的数据参考。因为档案管理本身涉及的内容比较繁琐,需要相关档案管理人员加强重视,全面认识到档案管理的重要性,充分发挥好档案管理工作的真正作用和价值,从根本上推动事业单位的高质量发展。

参考文献

[1]王婷婷。新时期事业单位档案管理的创新思路及方法探讨[J].中国高新区,2019(015):246-248.

[2]尚彦明。新时期事业单位档案管理创新思路与方法[J].办公室业务,2020,349(20):124+128.