引言：档案工作就是对工作中各部门零散、庞杂的实体信息进行规整、保存，实施优质管理，以方便后期各业务使用，在整个管理流程中，主要涉及汇总规整、保存认定及查证等方面的内容，是一项繁杂的工作。在公司日常经营中，会计档案的管理工作非常重要，不可或缺。新时期下，档案管理具有双向性，电子档案管理与纸质档案管理相协调的模式下，对于会计档案管理也提出了更高的要求，一旦出现数据丢失或者数据销毁等问题，会严重影响会计档案电子化管理成效，甚至会影响会计档案使用价值的发挥。为促进企业健康发展，对信息化条件下会计档案的电子化管理展开探究，具有一定现实意义。
一、会计档案电子化管理的主要特征概述
会计档案电子化管理的实现，以磁盘、光盘、磁带等设备为载体，档案信息存储也可通过云技术来实现。云端存储空间大，操作便捷，但存在较高要求。当前会计档案电子化管理的特点主要表现在以下几个方面：第一，电子会计档案载体对环境要求高。会计档案管理过程中，传统纸质档案管理方式对于空间存在较高要求，纸质档案的分类保存复杂化，实际管理存在一定难度。而信息化条件下，会计档案电子化管理的开展，对于空间的要求有所减小，查阅便利，一般以硬盘等作为存储介质。但硬盘等会计档案载体对于环境存在较高要求，一旦环境潮湿或者温度过高，极易损坏硬盘，若会计档案信息数据并未及时备份，则极易出现会计信息丢失的情况。第二，电子会计档案的脆弱性。信息化条件下，会计档案电子化管理的开展，需要储存介质的稳定性，会计档案信息的存储具有明显的集中性，一旦存在人为篡改会计档案信息的情况，很难留下任何痕迹，非计算机高手难以发掘，这就会影响会计档案信息的真实性和有效性。电子会计档案存在一定脆弱性，磁盘储存介质的使用寿命有限，一旦出现问题，会对会计档案数据造成破坏，或者设备更新也有可能导致会计信息数据丢失的情况出现，这就无法保证会计档案电子化管理成效。第三，内容丰富，扩展性强。传统会计档案一般包括了原始单据和记账凭证等多项内容，在拓展性上有一定的局限性。在信息化条件下，会计档案电子化管理的实现，能够涵盖传统会计档案的所有信息，并且具有良好的拓展性，能够结合会计档案管理的现实需求出发，对会计信息内容进行更改和拓展，因而具有良好的应用价值。第四，效率性与共享性。会计档案电子化管理的实现，主要是计算机技术为载体，对会计档案信息进行整合、规划、分类等，会计档案电子化管理的整体效率能够得到明显提升。以网络技术为支持，电子会计档案信息对顺利传输，能够免受时空限制，网络空间内会计档案信息资源共享得以实现，电子会计档案的积极作用也得以充分发挥。
二、现阶段会计档案电子化管理中存在的问题
（一）管理系统安全隐患问题
云会计环境下会计档案电子化管理的首要问题是管理系统的安全性问题，即会计档案管理部门在收集、归纳、整理、储存、提取电子会计档案时可能遇到的系统运行安全风险、信息存储安全风险等问题。与传统纸质化会计档案管理相比，会计档案电子化管理的安全隐患更易暴露，具体体现在以下两方面。第一，在管理系统运行安全隐患方面，企业管理系统存在很大的被入侵风险，例如，常见的病毒和黑客技术等，恶意攻击在很大程度上会造成计算机操作系统及其载体毁损，导致电子档案管理系统运行出现故障，不仅会增加系统维护成本，更无法保证会计信息和会计文件的安全。第二，在系统信息存储安全隐患方面，企业将会计档案存储在专门的管理系统内，而电子会计文件的保存形式具有多样性，自身信息结构具有多媒体集成性和复杂性，在归档存储过程中，保存路径很难统一，存在完整性和真实性缺失等安全隐患。此外，会计档案管理系统还存在会计档案信息被窃取、泄露或毁损的风险，降低了电子会计档案的保密性。
（二）管理层与专职人员职责缺失问题
云会计环境下会计档案电子化管理的另一主要问题则是人员管理和职责缺失问题，主要涉及主体为企业管理层和档案管理部门的专职工作人员。第一，在管理层管理职责缺失方面，大多数管理者尚未深刻认识到会计档案电子化管理的未来发展前景以及实施管理的必要性和重要性，甚至没有委派专职人员管理会计档案，仅重视会计业务，忽视了会计档案管理工作，且缺少专门的电子化管理会计系统操作人员，管理职能缺失，导致企业会计档案电子化管理工作停滞不前。第二，在档案管理部门专职人员职责缺失方面，专职人员缺少针对性的专业知识技能培训，没有完全掌握系统性理论知识、操作技能、标准规范等，实际工作受限，导致会计档案电子化管理缺乏专业性，降低了档案管理效率。
（三）相关管理制度不健全问题
电子会计档案管理的规范化和标准化至关重要，需要企业制定完善的管理制度和约束机制。目前，管理制度不健全是制约会计档案电子化管理进程的又一问题，其主要表现为：当前电子会计档案监督管理机制和监督管理办法落后，即实施的监管制度总是落后于电子会计档案管理过程中的实时监管制度需求；电子会计档案在归档、保存、查阅以及销毁时缺少规范化管理制度体系的约束，即电子档案的借阅、审批、使用权限等缺少明确的制度规定。此外，现行电子会计档案管理的法律条例大多与企业经营机制不符，无法满足企业实际管理需求。这表明我国目前的档案管理政策和规定忽视了中小型企业的实际经营情况，也没有认识到处于不同发展阶段的企业对会计档案电子化管理的需求不同，且实施能力存在很大差别。
三、加快推动会计档案电子化管理的具体策略
（一）推进会计业务信息化
电子会计资料是进行会计档案电子化管理的基础。根据《会计档案管理办法》的要求，企业内部产生和外部接收的会计资料要符合相关要求，以电子形式进行保存，不再产生纸质文件。对于企业内部产生的会计资料，要通过计算机等电子设备形成或传输；在会计核算系统中要嵌入符合公司管理流程的审批手续，保证电子会计资料的有效性；同时采取电子签名、“四性”检测等技术措施，防止电子会计资料被篡改，保证电子会计资料的完整性和真实性。电子会计资料不能脱离业务存在，这就需要企业持续推进会计业务信息化，通过信息系统输出合规电子文件。对于公司外部接收的会计资料，可以通过建立会计业务信息系统与外单位例如银行、电商、其他企业等系统接口，通过技术手段保障接收或同步文件的真实性、完整性、可靠性、可用性。对于无法用电子手段生成的文件，例如原始凭证，可以扫描成电子文件上传到系统中，确保电子文件的完整性。
（二）完善电子档案管理系统功能
要实现会计档案的电子化管理，一方面应实现会计核算业务流程电子化，另一方面还需完善系统接口功能，完善电子档案管理系统功能，实现电子档案从业务系统到电子档案管理系统的传输，实现电子档案的归档管理。对于会计核算系统，要能接收、读取和输出会计资料，对于电子档案管理系统，要能接收、处理和长期保存电子会计档案。档案系统与业务系统建立归档接口，具备接收会计核算系统传递过来的数据包、解析、存储并能保证文件不被篡改的功能，可对接收的电子会计资料进行分类、编目、命名、归档、存储等。要明确业务规则及流程，明确归档电子文件范围、元数据、版式化格式、归档时间、归档目录及要求等，确保电子文件生成后按既定规则及流程产生并归档，形成合规电子会计档案。
（三）注重电子档案的安全保护问题
最大限度地降低在信息使用和传输中的主要风险。会计电子档案的安全管理涉及到的内容比较多，其中比较重要的是存储介质以及网络环境的安全管理。存储介质主要包括计算机硬件和存储磁盘的安全管理两个方面。从计算机硬件方面，单位需要购买配置相对较高的计算机，保证会计管理软件程序的稳定运行，避免因为计算机的配置过低而导致软件运行失败或者相关信息丢失的情况发生，也要防止工作人员因计算机的配置问题恶意破坏电子数据，从而导致所有档案数据的丢失。除此之外，还要建立相应的多台电子计算机备份的档案保管制度，防止由于个别计算机硬件故障导致档案的丢失。从存储硬盘的角度来看主要包括数据备份和磁盘安全保存两个方面，在数据备份上，要建立定期备份制度，备份时要采取多个硬盘共同保存的方式，并且保存档案电子数据的磁盘要在安全环境下保存，保存地点不要选择在单一地点，要分开保存，以防止磁盘的集体灭失或者损坏。在网络安全控制上，通常从访问权限以及预防电脑病毒等方面保障电子档案信息的安全。首先，在访问权限控制上，最好设置访问IP权限，相关信息通过绑定计算机硬件等方式保障相关信息和访问内容的安全性，防止相关信息被恶意损毁；其次要设置安全防火墙，采用信息加密的方法保证访问网络的安全性；最后，就是要预防恶性病毒的感染和破坏，一般可以选择安装正版病毒查杀软件，布设专用网关等方法保障网络的安全。
（四）培养专业会计电子档案的管理人员
信息化条件下的会计档案电子化管理对人才素质有着较高的要求，懂得管理内容是基本，还要掌握一定的计算机网络知识，如此才能适应电子化管理发展的速度，高效解决档案管理中的问题。企业应针对财务管理人员积极开展培训活动，从专业技能和计算机知识方面强化有关工作人员的能力，让其更好地融入信息化管理工作中，助力会计档案电子化综合管理模式的实现。与此同时，会计档案管理人员需立足自身，丰富管理经验，切实完成好电子档案的存档管理和备份工作，最大化地避免出现档案信息损失、遗漏或丢失的情况。为了在管理软件出现问题时得到快速有效的解决，档案管理人员还应该学习基本的档案管理系统和软件维护的技能，一方面避免企业会计信息泄露，另一方面也从时间和资金成本上为企业减低风险。
四、结语
本文在对会计档案电子化管理的主要特征进行了一定分析的基础上，分别从管理系统安全隐患问题、管理层与专职人员职责缺失问题和相关管理制度不健全问题等多个角度，详细阐述了现阶段会计档案电子化管理中存在的问题，经过研究发现，想要从根本上加快推动会计档案电子化管理，必须要从多个角度同时入手，比如推进会计业务信息化，完善电子档案管理系统功能，注重电子档案的安全保护问题，最后还要注意培养专业会计电子档案的管理人员。
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