纸质档案是一种较为传统的档案管理模式，因为其在管理流程上相对较为复杂，以及在档案存储空间要求上比较高等因素影响，近年来逐渐被数字化档案所取代。这两种档案管理模式的存在形式存在很大差异，也都各有优势和缺陷，因此，相关行业工作者在进行档案信息化转型的过程中，应当对此形成全面而正确的认知，充分结合二者的优势提高档案管理质量，而非一味跟风操作，反而限制信息化档案管理效率和管理质量。
1纸质档案管理的优缺点分析
传统的纸质档案信息载体为实体纸张，文字的形成方式则以笔记录为主，档案类型分为图表以及文字等。这种档案管理模式的优势具体而言主要体现在以下几个方面：首先，档案信息和载体的依附性比较强。当文字被记录到纸张上之后，文字信息和纸张两部分内容就形成了一个统一的结合体，要想将文字从纸张上再分离出来，且保证文字信息以及纸张不受影响，基本上是不可能的，所以二者具有很强的依附性。这就使得记录在纸张上的文字信息可以作为某种具有充分证明价值的原始凭证所使用，不同于信息化技术条件下，硬盘中的数据信息完全可以被复制、删除甚至直接更改。其次，纸质档案载体以及文字具有很强的被识别特征，相比较于文字格式固定的数字档案而言，纸质档案无论在纸张材质以及文字书写样式等方面，都能够体现档案制作者的一些信息，比如根据笔迹可以判断书写人是谁等，这更有利于进行档案信息源的追溯，而信息化档案是利用计算机等电子设备完成的，使用者的身份可以存在多种可能性。另外，纸质档案的信息存储介质耐久性相对来说也比较强。我国古代很多珍贵的文献资料都是通过纸张形式，保存了几千年，可见其耐久性是非常值得肯定的。只要给纸质档案提供一个良好的环境条件，避免其受到空气氧化以及水分水解作用的影响，就可以使其寿命得到大大延长。
但是不可否认的是，纸质档案相比较于信息化档案而言，其管理成本上实际上存在很大的不足之处，比如在档案建立、分类以及归档的过程中，都需要使用到大量的人力，花费很长的时间进行整理，工作效率较低。另外，存储纸质档案也需要很大的面积空间，这对于当前土地资源紧缺的情况下来说，其管理方式已经无法满足社会发展需求。另外，在信息共享方面，纸质档案的功能也是完全无法与信息化档案相媲美的。
2纸质档案在档案信息化管理中的重要性
档案信息化管理就是通过信息技术等高科技手段来促使档案由实体保管实现以数字化信息为载体，向社会提供服务为重心的转变。在档案信息化管理过程中，纸质档案有着极其重要的作用，主要体现在：
2.1发挥纸质档案原始凭证作用可确保档案的真实性
档案生命力最基本的体现就在于档案的原始证据和法律凭证作用两大方面。对档案来说，完全实现数字化和网上应用就必须解决好电子档案的真实性及其法律效力两个问题，但是，对于电子档案的法律地位国家尚且没有相关法律法规能够对此进行明确。但对于管理完善的纸质档案来说，其真实性是确定无疑的。传统纸质档案所体现的是“内容的原始性”和“形式的原始性”的有机统一，其唯一性表现任其文件资料的字体、字迹、图像、印章以及纸张载体均不可能被替换掉，若存在被篡改和复制的内容也很难达到与原件完全一致的程度。因此，目前的技术条件就决定了纸质档案的真实性和法律效力比电子档案要高出很多。在档案信息化管理过程中，因为真实性在电子档案中的难以确定性，对于那些比较重要的文件档案，若利用电子文档，就需要保存原始纸质档案来使其真实性和法律效力有可靠的保证。在计算机网络环境下，面对档案应用空间和种类急剧扩大的现实情况，这种做法对于有效保存和发挥纸质档案的原始凭证作用有着极其重要的作用。
2.2发挥纸质档案稳定性作用可确保档案信息安全性
因为计算机软硬件系统及信息存储的本身就有缺陷和不足，与纸质档案比较起来，电子档案在传输、存储和利用中的安全性就相对比较弱，也就比传统纸质档案难以进行信息安全防护。在目前，由于网络黑客、病毒对计算机网络系统和电子信息安全形成了严重威胁，虽然建立计算机网络防火墙和病毒查杀系统能够起到一定的安全保护作用，但黑客、病毒种类的日益翻新使任何安全防护技术和手段都很难给予电子档案信息可靠的安全保障。而很多存在于电子档案中的信息安全问题不可能出现在传统的纸质档案中，且纸质档案安全管理的模式和经验都已经非常成熟。要确保信息环境下的电子档案的安全可靠，不仅需要开发和应用诸多类型的信息安全与技术手段，纸质档案提供的安全保障也有着不可替代的作用。
2.3利用纸质实体档案增强档案信息保存与利用价值的永久性
档案价值就体现在其保存与利用上。因为电子文件必须在光盘、磁盘等电子介质的虚拟空间中存储，就不可避免地被存储载体、技术条件和外部环境等因素影响，与纸质实体档案相比，有着比较低的保存和使用寿命。比较起来，那些对纸质档案安全保存产生威胁的环境，对电子档案存储载体和使用设施保管的要求更为苛刻。对纸质档案来说，为其提供冷热干湿条件适宜、远离自然灾害和人为盗取破坏等因素的环境，则其有着可以超过一年以上的长期寿命。珍贵的档案资料因其保存的年限久远则更显示其价值。在档案信息化管理之中，纸质档案所拥有的永久性保存价值是无法被其他形式的档案所超越和取代的。因此，为使电子档案载体和纸质档案资料的双重安全有可靠的保证，就要求现代档案馆（室）设立专门的计算机房，并设立专柜来保存电子档案载体，在有条件的单位或部门，就应分库来对电子档案载体和纸质档案资料进行分类存放，同时要设立专门的馆员对其做双套管理和维护工作。
3结语
经过以上分析阐述不难发现，纸质档案与信息化档案相比，既有优势也有不足。在这个信息大爆炸的时代背景下，计算机技术以及数字化技术已经广泛渗透到各个行业当中，纸质档案向数字化档案方向转型发展，已经成为必然趋势，但是在由前者向后者过渡的期间，纸质档案仍然发挥着不可忽视的作用价值，且从长远来看，纸质档案也具有一定的不可替代性。因此，相关行业工作人员应当有效融合二者的优势之处，扬长避短，这样才能促进档案领域的长效健康发展。
参考文献
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