引言：档案是一个企业或单位维持稳定的重要基础，无论是在政府日常办公过程中还是在企业管理环节中，有序开展档案管理都可以为其他工作提供便利。然而，现代档案管理中仍存在诸多问题，如档案编号缺乏规范、缺少详细化的档案目录、档案组卷分类较为混乱以及工作人员专业知识匮乏等。为了解决此类问题，提高档案管理的规范性，必须意识到档案管理基础工作在现代档案管理中的重要作用，从基础工作入手，强化档案管理。
一、档案管理基础工作的主要内容
（一）档案收集
在所有档案管理工作中，最基础的一项就是档案收集，档案收集工作的完成情况将会直接决定整体工作的质量，所以相关人员务必确保档案收集工作尽可能地全面完善。第一，为保证档案全面，工作人员在进行收集时须秉持“宁多勿漏”的原则。档案作为企业活动的记录载体，涵盖方方面面，包括活动流程、经费支出和开展情况等。所以，保证档案真实有效也是工作人员的应尽职责，应合理规划，避免疏漏。第二，工作人员应该提升工作质量。档案收集工作需要各方面通力配合，所以工作人员在进行收集时，应不怕困难，尽心尽力。第三，需要建立健全档案管理制度，规范化工作流程，任何档案流动都要进行的详细登记，防止重要档案流失。
（二）档案储存
为确保在需要时能够及时和准确地提取所需档案，相关工作人员必须明确掌握档案调动情况，对储存的档案及时进行登记，规范管理。其主要工作内容如下：
1. 管理人员须按照《档案管理工作规范条例》的要求，对收集到的档案做好登记，科学分类，并按照规范进行编号，有序储存。同时，对于外调的档案也必须进行详细登记，定期追档，保证档案如期归档，防止重要信息缺失和档案缺损。
2. 管理人员须按规定做好“十防”工作，定期检查在存档案，每次检查都必须仔细严谨，不能走过场应付了事。
3. 管理人员必须严格遵守保密规定。档案可以说是一个企业的最高机密，其内容涉及方面广泛，小到个体员工身份信息和日常记录，大到企业未来发展规划和核心机密。一旦档案内容造到泄露，将会大大影响企业的工作开展，甚至造成巨大的财产损失，所以必须做好保密工作。
（三）档案查询
进行档案查询是通过核对文号、年份以及作者等多项信息实现的，对于一些大型企业来说，涉及到的归档信息量十分庞大，使档案管理工作变得更加困难，因此工作人员必须严格遵守《档案管理工作规范条例》，确保各项工作科学合理。此外，工作人员还要熟练运用发达的信息技术，开发出有效的档案管理软件，进行线上管理和查询，提高档案查询效率[1]。
二、当前我国档案管理基础工作之中存在的主要问题
（一）档案编号缺乏规范性
如今，由于企业性质不同，各企业所储存的的档案类别也各有不同，所以在进行档案管理的时候必须将档案按照所属类别进行精确分类。与此同时，一家大型企业旗下往往还有一定数量的分公司，而分公司也需要管理一定数量的档案，所以当企业进行档案管理时，必须要对各子公司的档案进行整合，进一步加大了档案管理的工作量和复杂程度。为简化操作流程降低整理难度，需要对档案进行按类编号。然而，从我国当前的档案管理情况来看，并没有一套科学完备的档案编号规范，这使得我国档案管理中分类混乱的问题仍较为严重。
（二）缺少详细化的档案目录
当管理者对档案进行整理或查询时，需要以档案目录作为参考，而一旦缺少目录或目录不完善，就会大大增加档案管理的盲目性，在查询时没有明确方向，进而使工作效率下降。然而当前我国部分企业仍疏于对档案的整合，在存档案缺乏管理，秩序混乱，没有形成一份规范准确的档案目录，大大的降低了当前我国范围内档案的使用率。
（三）档案组卷分类较为混乱
一个企业在正常运营过程之中会有多种类型的卷宗，而一旦在其正常运转过程之中该多种类型卷宗并没有一个系统化的管理体系，会在很大程度上造成卷宗的主题与其内容不符，还会造成组卷的重复与漏缺现象产生。所以做好档案基础管理工作，对于更加准确的分类各类档案的卷宗有着重要的意义[2]。
三、档案管理基础工作在现代档案管理中的作用
（一）提高了档案管理的标准
随着各产业的发展，如今企业运营涉及到的信息不断增多，档案管理的工作量也在不断加大，管理工作更加困难，每项信息都必须进行分类和编号，最终储存归档，为了适应新形势满足自身需求，各企业纷纷提高了对档案管理的要求，在这种形势下，做好档案管理基础工作更为重要。只有档案管理基础工作做好，工作人员才能逐步形成更高的管理意识，掌握更规范全面的档案管理技能，并充分意识到自身工作的重要性，使得档案管理工作的水准越来越高。此外，企业还可以通过组织档案管理心得交流或工作总结会的方式给档案管理人员提供相互交流学习的机会，并通过这种方式来提高其责任心，提高了档案管理的标准要求。
（二）促进档案管理规范化发展
为了促进现代档案管理的规范化发展，必须从提高管理人员的综合素养方面入手，而综合素养又可细分为工作技能和职业素养两部分。工作技能方面，培养工作人员使用新兴技术的能力，利用发达的计算机技术实现档案线上管理，可以简化管理流程，提高管理效率。职业素养方面，企业可以定期举办职业培训，通过案例分享或其他形势培养管理人员档案收集、归类储存、档案查询、标号填写、档案审核等方面的能力。只有工作技能和职业素养两方面同步提升，才能有效促进档案管理规范化发展
（三）提升档案利用率
档案管理部门每天都会收到大量的档案信息，工作人员会根据档案信息类别进行划分，将较为重要且常见的档案信息分类储存，然后将其他档案进行整理。通过这样的方法，当企业需要档案时，工作人员可以利用简单的搜索就能迅速找出档案，以此提高了档案管理的工作效率，从而更好地为企业服务。同时，档案的利用是档案管理工作的主要出发点和最终目的，因此，为了提高档案的利用率，档案部门的基础工作者应当从收集、储存、整理、检索等方面进行大量的工作。
（四）保证信息的真实有效性
在现代的档案管理工作中，最重要的工作就是保证档案信息的真实性与有效性，档案信息的正确与否会直接影响企业的决策，一个细小的漏洞都有可能为企业或个人带来巨大的损失。当档案管理的基础工作全都认真做好，档案管理信息技术都合理应用时，档案的真实有效性才得到保证，使用者也可以放心地根据档案信息制定工作计划以及发展策略，为企业的发展提供了保障[3]。
四、结束语
综上可得，无论何种企业或事业单位，为了保证稳定发展，都必须做好档案管理工作，而档案管理基础工作在现代档案管理中发挥着重要的作用，只有做好基础工作，才能保证档案信息的真实有效并使档案的查询更加方便快捷。如今计算机和网络技术高度发达，档案管理工作中也应结合该项技术，充分开发线上管理平台，线上线下协调管理，提高档案管理水平和档案利用率。
参考文献
[1]康海涛.档案管理基础工作在现代档案管理中的作用探讨[J].质量与市场,2020(19):130-132.
[2]单永新.论档案管理基础工作在现代档案管理中的作用[J].黑龙江档案,2020(04):88-89.
[3]栾爱芳.浅谈档案管理基础工作在现代档案管理中的作用[J].中外企业家,2020(03):133.