经济社会的发展，给企业的档案管理工作也带来了新的变化，如电子档案的出现，要求档案工作者不断学习和掌握先进的科学知识和技术手段，提升信息化管理水平。并且随着信息化程度的不断提升，电子文档的种类和数量也在不断增加，进一步增加了档案管理工作的难度，因此在信息化建设的背景下，企业还应不断加强电子档案管理的研究。
一、企业电子档案简述
企业电子档案即通过计算机对非纸质材料进行处理和储存。电子档案的所有活动包含形成、储存、读取等全部都是通过计算机来完成的。在电子档案制成或储存以后，要基于企业发展需要及时修改，和纸质档案相比有着天然的优势，但是电子档案可以随时修改的特征也决定了电子档案不易保存。电子档案管理的主要工作内容必须明确好归档主体、范围，明确OA、ERP系统采集和生成的元数据属性集，制定OA、ERP系统采集数据存储格式，明确OA、ERP系统归档流程。
（一）电子档案特点
和纸质文件管理不同，电子文件在归档保存和管理中遇到了问题。随着信息技术的发展以及在社会各个行业的应用，实现了企业办公的自动化发展，电子文件在实际管理中需要立足纸质管理模式这一基础，同时也要加强信息技术的应用，以提升电子档案管理的严密性。和纸质文档相比，电子文档的最大特点就是容易被篡改和删除。企业在日常经营活动中，难免会产生商业机密，如若忽视对电子档案的管理势必会泄露机密，更为严重者会给企业带来无法挽回的损失。一般情况下，电子档案存储于计算机中，企业工作人员在开展操作中极容易因忽视而删除，而且电子档案的丢失难以被及时发现和找到，所以在电子档案的管理中要特别注意如上两点[1]。
（二）企业加强电子档案管理的重要性
企业施行电子档案管理，可以帮助企业在短时间内查找到相应的信息，进而提升查询率。特别是以信息技术为支撑的电子档案管理，工作人员可以轻松、便捷的对档案归类、查询，进一步提升了档案管理的工作效率。在企业的发展进程中，从纸质档案管理到无纸化办公趋势的发展，可以为企业的档案管理提供极大的便利。而且和纸质档案不同，电子档案通过加密、备份处理，可以进一步提升工作人员的管理效率，不会因管理员自身失误对企业造成损失。以信息化手段为依托开展电子档案管理，可以实现档案价值的最大化[2]。
（三）企业开展电子档案管理的必要性
在信息时代背景下，企业要想提升自身的市场竞争力，必须遵循时代发展趋势，利用信息技术对档案开展管理，以实现档案管理的信息化发展，提升企业的信息收集和处理水平。和纸质档案相比，电子档案的应用优势在于管理效率和管理质量的提升。管理者可以借助计算机对信息进行整理和归纳，一来提升了信息整理的效率，降低了管理工作人员的压力；二来管理者可以根据企业发展情况及时修改档案信息，并有效提升了档案管理的完整性。当然电子档案管理工作的开展，还极大提升了档案使用的便捷性，避免档案在使用中出现丢失等问题。
二、信息技术下的电子档案管理存在的问题
（一）管理人员电子档案管理能力不高
虽然在新时代背景下，企业加强了信息技术的引用，但却忽视了对电子档案的管理。一些管理者并没有看到电子档案管理的重要性，自身素养和能力无法满足实际要求。甚至部分管理人员在对档案开展管理的过程中，没有发挥信息技术的优势分类编号电子文档，也没有基于实际情况加密、备份，这些不正确、不规范的操作都加剧了电子文档的存储隐患。另外，管理者自身的电子档案管理能力不高，信息技术薄弱，在实际管理中没有采取有效措施，无法将电子档案的价值发挥到最大。
（二）企业电子文档管理制度不健全
企业在进行电子档案建设之初，并没有建立与之配套的管理制度，而是沿用纸质文档的管理模式对电子文档进行管理，但传统的制度无法满足新管理形式的需要，导致电子文档管理中各种问题的出现，相关管理者重复着单一、单调的工作。而且企业没有从电子文档管理流程出发，规范文档提取、储存、归档的方式，导致管理者对信息管理的无序性，最终降低了信息分析和提取的价值。
三、信息技术时代背景下电子档案管理的基本策略
（一）健全电子档案管理制度，实现电子档案管理的常规化
在21世纪这一信息时代背景下，电子档案管理效率影响着企业决策的有效性。为了实现电子档案管理的常规化发展，企业要从自身情况出发，健全电子档案管理制度，保证各项工作的有序进行。第一，健全档案管理人员制度。以档案管理者的能力为依据，将电子档案管理纳入到绩效考核范畴中来，对管理人员起到激励作用。具体可以根据档案管理流程，利用信息化规范电子档案的归档、格式等要求，实现电子文档管理的规范化、常规化发展。第二，建立电子档案的常规化管理制度。比如信息提取、加密等，企业内部人员在提取信息的过程中，需要提前登记并标注好时间。可以通过信息加密措施的管理，对企业电子档案、机密档案进行加密处理，提升电子档案管理系统的安全性、稳定性。第三，建立纸质和电子档案衔接制度。从电子档案本身特征出发，实现纸质与电子档案的有效配合，以提升档案管理的有效性。第四，建立检查和总结制度。从电子档案管理工作出发，定期对工作人员是否按照要求执行进行考查和监督，通过各部门的有效配合对电子档案储存、信息提取等进行检查，对不适宜的档案及时筛查和处理[3]。
（二）发挥信息技术作用，提升电子档案管理的安全性
发挥信息技术的作用，对已经生成的电子文件采取印章或签署标志的添加工作，通过双重标志的签订提升电子文档的安全性。与此同时，管理者要从企业自身实际情况出发，制定严格的审核流程，通过加密处理、安排专人监管等措施，防止电子档案被篡改，以提升电子档案利用率的最大化。
（三）利用大数据技术，拓宽电子档案服务内容
管理者在对电子档案开展归档、储存等工作的过程中，要从企业自身问题、需要出发，通过大数据技术的分析，实现有效信息的价值化。通过对信息的更深一层的挖掘，可以为企业高效决策和运行提供依据。同时，以大数据技术为支撑，构建电子档案管理体系，可以对企业档案开展分类管理，比如企业经营模块、职工管理模块、财务模块等等。而上述的实现，需要管理者找准档案管理工作的切入点，通过大数据技术的发挥将准确的信息以恰当的方式传递给管理者，以提升档案管理的服务能力。
（四）加强管理者专业素养培养，提升档案管理工作质量
要想实现企业电子档案管理效率的最大化，就必须注重管理者专业和信息素养的培育。在新时代背景下，企业可以积极引进大数据和其他信息技术，为管理工作人员提供更多的便利。通过培训，提升档案管理者的职业和信息素养，以为企业发展更好的服务。同时，企业要从自身情况出发，建立一支业务能力强、信息技术过硬的人才队伍，通过对外招聘为管理队伍注入源源不断的活力，以从根本上提升档案管理部门的能力。另外，企业还可以加强与软件开发部门的合作，通过研发适合企业自身发展的档案管理软件，提升企业电子档案的管理效率，保证企业电子档案管理的有序开展。
结束语：
综上所述，基于信息时代，利用信息技术对档案开展管理，不仅可以提升档案管理的效率，还能在很大程度上减轻工作人员的压力。所以对信息时代下的电子档案开展管理十分必要，它可以推动企业的稳定发展。随着企业生产经营活动的开展，产生了大量的电子档案，电子档案管理作为企业档案管理的有效环节，是推动企业稳定发展的关键一步。因此，企业要正视自己，看到自身在电子档案管理中存在的问题，并通过巧用信息技术提升电子档案管理效率，推动企业的稳步前进与发展。
参考文献：
[1] 曹新美. 郑丽.浅谈信息技术在企业档案管理中的应用[J].中国新技术新产品，2011（003）：386.
[2] 宋瑛.企业档案管理与电子信息技术[J].中国科技纵横，2014（3）：52-52.
[3] 朱晓露. 林刚. 马加坤.基于电子信息技术在电力企业档案管理中的应用[J].数码设计（上） ，2019（010）：145.