1 石油企业技术档案管理的重要性
石油行业拥有大量的技术和经验，这些都记录在技术档案中。有效的技术档案管理可以确保企业的知识得到保护和传承，防止因员工离职或流失而造成重要技术的丢失。档案记录不仅对当前的生产活动起到指导作用，也对未来的技术创新和发展提供了宝贵的参考和支持。
通过有效的技术档案管理，可以确保企业的活动符合法规要求，并在审计过程中提供必要的证据。技术档案作为企业的历史记录，记录了过去的经验和教训，有助于进行问题排查和故障诊断。通过对档案中的信息进行分析和研究，可以快速找出问题根源，并采取相应的解决措施，提高生产效率和安全性。技术档案中的数据和信息可以为企业的决策者提供权威的参考，指导企业在市场竞争中做出正确的决策。
石油企业技术档案管理的重要性在于保护和传承知识、确保合规与安全、支持问题排查与故障诊断、提供决策支持和项目管理。有效管理技术档案可以帮助企业提高生产效率，降低风险。
2 石油企业技术档案管理存在的问题
2.1档案收集不全、不准确
档案收集不全和不准确的问题可能会对企业的运营和决策产生负面影响。不合理的收集方法、缺乏有效的信息管理系统和不完善的数据获取流程可能会导致企业无法获取到准确和完整的档案信息，从而影响到业务的顺利进行。企业需要审查现有的收集方法和流程，并采取相应的措施来确保档案的准确性和完整性。
2.2档案整理和归档困难
石油企业的技术档案庞大而复杂，包含大量不同类型的文档、图纸、报告等，导致档案分类和编目变得繁琐和不规范。其次，档案存储方式可能过时陈旧，例如使用纸质存储，不便于检索和管理，容易导致档案遗失或损坏。此外，有些档案可能存在重复存储或遗漏，增加了整理和归档的难度。还有一些企业可能缺乏整理档案的专业人员，导致档案整理工作无法高效进行。
2.3档案安全威胁
档案安全威胁主要包括以下问题：首先，技术档案作为企业重要的资产，可能受到黑客攻击和非法获取的风险，导致敏感信息泄露和商业竞争力下降。其次，档案可能遭受篡改或损坏的风险，这可能导致数据的准确性和完整性受损，影响企业的正常运营和决策。此外，档案还可能面临丢失的风险，例如由于自然灾害、设备故障或人为错误而导致档案无法恢复或找回。
2.4档案利用和共享有限
一些企业在档案利用和共享方面存在局限性。技术档案的利用还停留在独立部门层面，缺乏整体共享和跨部门协同的能力。这可能导致企业的知识资产无法充分发挥作用，重复劳动和低效率的问题。
2.5档案保管期限和规范不明确
缺乏明确的保管期限导致档案过早销毁或保管时间过长。过早销毁可能导致重要信息的丧失，而保管时间过长则会占用大量的存储资源和成本。其次，缺乏规范可能导致档案的管理混乱，难以追踪和定位需要的档案，增加了档案检索和利用的难度。此外，缺乏规范也会给企业带来法律风险，例如无法妥善应对法律诉讼或审计要求。
2.6技术档案更新不及时
旧的技术档案无法满足当前技术和设备发展的需求，导致信息的滞后和不准确。这会给企业决策带来困扰，可能无法及时采取正确的措施应对新的技术挑战或市场需求。其次，更新不及时可能导致遗漏重要的技术信息和经验教训，无法及时吸取并应用于新的项目规划和运营中。技术档案的滞后也会影响企业在技术标准遵从、合规性以及法律要求方面的表现，增加了风险和责任。
2.7缺乏档案管理人才
缺乏专业的档案管理人才可能导致对档案的分类、整理、存储和检索等工作缺乏系统性和规范性，影响档案管理的效果和质量。缺乏专业人才可能意味着档案管理的标准和流程无法得到有效的实施和监督，可能存在操作不当、档案遗失或损坏等风险。缺乏档案管理人才还会影响对档案价值的评估和利用，无法充分发挥档案在决策、知识管理和保留诉讼等方面的作用。
3 石油企业技术档案管理改进策略
3.1建立完善的档案收集机制
企业要采用现代化的信息管理系统，利用自动化、数字化技术来收集、存储和管理档案，提高数据的可靠性和可访问性。建立明确的数据获取流程，确保获取到的数据及时、准确，并进行质量控制和核对。这样可以有效规范档案收集，提高档案的准确度和完整性，为企业的运营和决策提供可靠的技术支持。
3.2建立系统化的档案整理和归档程序
为改进档案整理和归档困难，可以考虑以下策略：首先，建立系统化的档案整理和归档程序，明确分类和编目规范，确保档案能够有序整理。其次，引入现代化的存储设备和技术，如云存储和数据库管理系统，提高档案存储和检索的效率和便捷性。同时，通过针对性的培训，提升员工对档案整理和归档工作的认识和技能，确保操作规范和高效率。此外，定期审查更新档案管理系统，以适应企业不断变化的需求，并建立监督机制，确保档案整理和归档工作能够持续得到有效执行。
3.3加强档案安全管理
加强物理安全，采取有效的控制措施，如安装摄像监控装置、限制访问权限等，防止未经授权的人员接触档案。其次，建立健全的网络安全措施，包括使用防火墙、加密通信、定期更新和强化网络安全配置等，以防止黑客攻击和未经授权的访问。同时，制定严格的访问控制政策，确保只有授权人员能够访问和操作档案。此外，定期备份档案数据，并进行恢复测试，以确保档案的完整性和可用性。
3.4建立档案利用共享机制
建立跨部门的档案利用和共享机制，推动技术档案的网络化和共享化。建立信息交流平台，促进不同部门之间的沟通与协作，实现档案信息的共享和流通。同时，建立知识管理体系，提供培训和支持，鼓励员工利用和贡献技术档案，形成良好的知识共享文化。
3.5规范档案保管规范
制定明确的档案保管规范和管理制度，规定各类档案的保管期限、存储方式和安全要求等，确保档案的合规性和安全性。根据相关法规和标准，对不同类别的档案确定明确的保管期限，合理安排档案的处置和迁移，及时清理无用的档案，为新档案留出足够的存储空间。
3.6建立制度化的更新机制
通过建立制度化的更新机制，确保技术档案能够及时反映最新的技术和设备信息。引入定期审查和更新的流程，对现有的技术档案进行评估和修订。同时，加强与技术部门和研发团队的合作，及时获取最新的技术数据和资料。
3.7加强档案人才培养
增加对档案管理人员的培养和培训，确保企业拥有足够的档案管理人才。培养专业档案管理人员的技能和知识，包括档案管理原理、技术和法规等方面。与此同时，建立档案管理团队或委员会，定期进行档案管理工作的评估和监督。
4 结语
综上所述，石油企业技术档案管理存在着收集不全、整理归档困难、安全威胁、利用共享有限以及保管期限规范不明确等问题。通过建立完善的档案收集机制、整理归档程序，加强档案安全管理，推动档案利用共享，明确保管规范和职责，提高档案管理的质量和效果。
参考文献
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[2]张鸿艳.大数据背景下人事档案信息资源建设的现状与进路研究[J].山西档案,2020(01):81-86.
作者简介：任晓敏，女，1979年4月出生，助理馆员，从事档案管理工作。