社会经济高速发展的新形势下，商务局的档案管理工作标准逐步提升，需要档案管理、服务以及其他工作人员共同进行工作创新，方可促进商务局档案管理工作的全新改变。新时代背景下，商务局的档案管理内容逐步增加，且随之而来的风险及压力也日渐提升，迫切需要构建新型档案管理体系，实现信息化的档案管理，以达到档案管理与利用效率提升、管理成本降低的目的。

1.商务局档案管理与利用中面临的问题

1.1不具备较高的档案管理意识

部分商务局的档案管理人员，并未严格按照档案管理规范进行档案资料的收集、处理与存储，同时部分科室的档案管理细则制定不够完善，规章制度不够清晰，因而档案管理人员仅是进行档案资料的基本保管。同时，部分档案管理人员缺乏档案管理意识，未及时进行有价值档案资料的收集，因而存在档案资料丢失或损毁问题。档案记录方面，也常会出现填写格式错误、内容不够严谨或缺乏科学的审核标准等问题，致使档案管理工作难以规范化与细致化开展，难以为单位管理决策的制定提供信息支持。

1.2档案业务操作熟练需要提升

近年来，商务局的组织机构不断改革，人员流动频繁、制度也不断修订，因而档案资料数量暴增，且存在管理混乱的问题。同时，由于档案管理人员更换，部分档案管理人员未接受培训便上岗工作，致使其不了解档案管理工作的开展流程，影响了档案管理工作的开展成效。此外，部分单位在工资发布等方面未严格遵循既定流程，或是对档案资料未严格保密，甚至存在档案造假现象，致使档案资料缺乏真实性与保密性。

1.3档案管理过于分散

在商务局管理机构管理的影响，导致人事档案的管理存在分散性较高的问题。比如党办相关的干部档案、人事部门的在职人员档案以及退休人员的档案管理方面，特别是对原有企业人事档案和业务资料的留存，这些管理只是停留在不丢失的状况。

1.4硬件设施不完善

部分商务局的硬件设备更新不及时，基础设施建设不够全面，部分单位的档案管理空间不充足，不符合档案管理标准所规定的要求。同时，档案管理方式较为陈旧，难以实现档案管理的信息化与现代化发展。信息时代背景下，商务局的档案管理部门的业务内容不断拓展，然而部分商务局未严格进行档案管理设备的选择，或是仍沿用传统的手工管理方式进行档案管理，不仅限制了档案管理信息化的实现，档案资料检索与管理方面效率也十分低下，档案管理人员的工作量难以降低。

1.5档案管理软件统一性不高

由于缺乏管理资金，运行成本高昂，因而部分已实现档案管理信息化的商务局档案管理部门仍存在计算机型号不统一、软件之间兼容性不高的问题，且未独立开发出兼具文件检索与档案信息管理功能的计算机管理系统，因此商务局的档案管理信息化发展进程受到了限制。

2.提高商务局档案管理与利用效果的可行性策略

2.1拓展档案管理内容

信息化发展的新时期，商务局应引入科学的档案管理模式以确保档案资料可得到高效利用。商务局的管理者应对当前的档案管理制度进行优化，针对档案管理工作开展现状进行工作方式的创新与完善，筛选出有价值的档案资料信息，加大档案资料的开发力度，丰富档案资料收集范围，如人事档案收集方面，除了要对员工的基本信息进行收集之外，还应对员工的政治面貌、工作能力等内容进行完善，进而为员工职务的晋升提供可靠的信息支持。

2.2提高档案资料的真实性

信息时代背景下，信息真实性是档案管理工作需重点关注的内容。因此，商务局的档案管理人员应坚持实事求是原则，严格进行档案资料真实性的审核，确保档案资料具有一定的利用价值。档案管理人员首先要具备高度的责任心，同时还需具有一定的政治敏感性，可严格遵循档案管理制度仔细审查各个档案资料，避免虚假档案的存在，在提升档案资料的可靠性。

2.3加强档案管理体系的规范性

规范管理制度首先需要完善相关的基础硬件设备，加大计算机等现代化硬件的投入力度，根据“档案工作条例”中的有关规定，建立出一个坚固的、防水防火的专用档案库，档案库中要按照每20平米一千卷的规格进行资料的摆放，其中还要配置灭火器等工具，需要将人事档案进行统一集中管理，做到档案的放置、档案的查阅以及办公进行分开管理，将管理库中的防火防潮以及防蛀等工作做到位。此外，档案房内还有必要配置计算机或者打印机等现代化办公设备，并在此基础上解决办公室拥挤或者资金投入不到位等方面的问题，防止出现多部门、多人员监管，却无一人负责的情况出现，避免存在管理错位及交叉现象，以免影响档案管理的质量和效率。

2.4推进档案管理的信息化建设进程

当今社会快速发展下，利用计算机和信息网络进行档案管理是时代变化的必然趋势，同时也是实现档案管理现代化必经之路。首先，商务局管理部门可以多与专业档案管理部门对接沟通学习，利用扫描仪或者计算机等现代技术，将档案以数字信息的方式输入到计算机当中，将纸质文字、图片上的信息全面转化为数字信息，实现纸质档案和数字档案的并存。其次是对管理档案的信息管理系统进行完善，建立一个巨大的数据库，采用相关的管理软件进行档案目录的编制，利用现代化手段，加大档案管理效率和利用率，实现档案信息的检索，有效提升新时期提升档案信息的实效性。

结语：新时期给商务局档案管理工作带来了极大的机遇，同时也带来了较大的挑战，需要管理部门抓住这些机遇，结合商务工作实际特点，从制度改革出发，对管理人员进行观念上的更新，再根据当下档案管理工作的发展趋势，在创新管理制度的同时实现档案管理的现代化，全面提升档案管理与利用效率。

参考文献：

[1]高翔宇.探析如何做好工作档案的管理和利用工作[J].城市建设理论研究:电子版,2015(20):2348.

[2]周雁南.浅谈如何做好档案的管理和利用工作[J].民营科技,2015(9):96.