一 、构建的背景
航空企业因产业链长，配套文件多，档案类别多以及档案的保密性和部分档案保管期限长等特点。随着航空企业的科研、生产、经营及精益化管理等活动，会产生大量的电子文件和数据，业务管理建立了相关的信息系统，随着业务的发展需要建设满足企业各种门类、多种数据格式的全生命周期管理的档案资源综合管理系统平台, 实现档案资源的统一管理、数据共享、综合利用，为企业的科研生产以及日常管理等提供决策支持与信息服务的档案管理平台需求愈发强烈。
二、数字档案建设的内涵和做法
（一）建设目标
构建满足企业的全门类的综合档案资源管理应用系统，为避免信息孤岛，将数字化档案馆与相关业务管理平台进行连接，实现文件及其元数据信息的自动捕获和归档。保证记录信息的即时性、准确性、一致性和共享性，实现无缝连接、数据共享。
建立与企业各业务系统建立接口，使得馆藏资源进一步扩大到企业的现行文件、以知识管理为方向，以档案资源为对象，对归档知识进行加工，加速档案开发知识化，构建以档案信息为核心内容的公司综合信息资源库，促使知识的形成、共享、传递得以实现，促进档案知识价值得以最大化的发挥，保障用户对档案信息资源利用的最大需求。
建立统一的电子档案资源网上发布、检索利用平台，实现档案资源利用的流程化管理，提高了档案资料的利用率。
（二）具体做法
1、 充分论证需求
以了解业务和档案管理业务的骨干组建数字化档案馆筹建团队，充分调研各业务域产生文件的类别以及与本单位各类档案的归档范围是否一致，了解业务流程，测绘业务流程，对业务流程进行重组、调整，调研流程中涵盖业务信息化管控模式及后期与档案的接口方式，需要提取的关键字段。以及流程拥有者和在流程中设置人员清单，为后期角色匹配和软件权限赋权作好铺垫。
2、建设档案资源库建设
根据业务流程和档案管理要求，筹建相应的档案资源库。档案资源库按照企业生产经营活动产生的文件类别构建如产品档案、管理类文件、质量文件、标准文件、多媒体档案、实物档案等专题数据库的建设。
按档案信息的组织形式以及便于日常工作利用、统计可分为目录数据库、全文数据库。便于后期数据的日常统计以及历史档案数字化的逐步开展。
结合企业中各类业务文件的形成及管理，构建不同管理模式的数据库。现将航空企业内数字化档案馆建设的重点专题库简介如下：
（1）产品档案数据库建设
现今航空企业的产品数据多分为两种，传统的纸质数据以及新产生的电子数据（包含电子文件和数据集）。传统的纸质文件采用人工数字化的模式，电子文件可通过数据管理平台进行数据接口的联接，结合企业的现状，可通过数据管理平台（PDM ）平台进行数据发放及完成现场的数据流转，数字化档案馆作为数据的实时数据备份、存储。
也可结合企业产品的数据量在数字化档案系统完成技术资料的分发、传阅 、存储、查阅。
产品数据的特点是其更改、替换、利用频繁，数据的动态性、有效性要求精确，为确保数据的有效、完整以及权限控制则要完善管理办法。
对于不能通过PDM 发放的产品数据可在数字化档案馆中建设技术资料分发模块，完成产品图纸的数字化传递，实现产品数据的实时动态跟踪发放。
结合企业业务需要，完善关键字段的提取统计工作，如技术文件的更改单统计及技术单统计工作。以及文件的贯彻更改统计。
(2)固定资产投资项目专题库建设
固定资产投资项目档案立足于服务项目管理和企业专业技术的发展服务，做好固定资产投资项目档案的收集整理工作责任重大。传统模式下，档案技术人员收集整理存在业务滞后性，发现问题整改周期长、难度大。以数字档案管理平台为依托，实现前端控制，在项目立项批复后还未开始实施时即把建设内容和任务纳入到数字档案管理系统中，列入归档计划，提出归档要求，借助平台开展前端控制和“三纳入”，由业务单位将归档资料进行预组卷，移交档案后进行审查，档案技术人员在项目实施初期进行参与、指导，避免文件规范性不合格，齐全性不达标，同时提高项目过程监督,提高归档率。
（3） 以业务接口文件专题库建设
该类专题库建设取决于企业的各业务的信息化程度，如合同档案、会计档案、文书档案以及管理类、标准类、企业规章制度等，若有相关信息管理平台，建立接口则可完成档案相关类别档案的电子化管理。
该类文件则应做好业务的策划，在业务平台完善关键信息，同步推送档案，便于后期档案的再利用管理。
（4）专题档案数据库建设
选建专题数据库是在目录数据库和全文数据库的基础上按某一特定主题进行分类，加工提炼后形成的，是发挥数字档案馆潜能、提供数字档案资源利用的有效方式，也档案库中数据再加工，再编研，建设专题数据库。如建设红色档案专题数据库、党史学习教育、疫情防控专题库等专项档案数据库。
3、构建安全运行保障体系
数字档案的丢失以及失泄密危害从内容范围、传播速度等方面远远高于纸质载体。运用可靠的技术措施和建立完善的管理制度，建立数字档案馆安全运行保障体系，以保证数字档案馆各方面的安全，包括物理安全、网络安全、系统安全、信息安全和保密管理等确保预防到位。
按照保密要求以及知悉权限，正确配置各类应用人员的角色、权限和工作时域，可以通过采用数据加密（如文件加密、记录加密、字段加密）技术防止非法用户窃取机密信息和非授权用户操作数据库，进一步进行风险防范，构建安全运行保护体系。
三、数字档案管理优化的实施效果
1、实现企业全门类档案的管理
数字化档案馆的建立将企业各项业务活动，在筹建、建设、生产、经营、管理等活动以及产权变动过程中形成的具有价值的各种载体形式的文件进行条目级和全文级的管控，提高档案的管理效率和提高借阅效益。
数字化档案馆的建设使用实现了档案工作从传统模式下的被动、事后归档转变成自动、实时归档，使归档工作前移，保证了前端介入和全程管理，实现文件的形成、流转、处置、归档或者销毁的全生命周期管理，更加合理、高效，提高档案工作对科研生产的服务水平。
2、实现快捷传输,提高周转效率
传统形式下，不管企业内部的查借阅，还是对外资料调拨业务，都完全依赖于人的传递，数字档案的利用则实现线上借阅、流转，管理流程可缩短，周转效率得到大副提升。
3、利用知识共享,共建知识管理平台
数字档案馆的建设，为档案部门和其他业务部门，档案工作人员和其他岗位、其他专业工作人员搭建了一个互通共享的平台。进一步沉淀企业知识结晶，分享档案知识成果。
