引言

伴随着信息时代的到来，信息技术以及互联网从各个方面都在影响并改变着人们的生活。档案作为单位、组织、企业的生产经营活动以及发展变迁的原始凭证与记录，充分展示了档案工作存史资政育人的重要作用，档案工作在不断地壮大和延伸。档案管理是企业管理工作中非常重要的组成部分。做好档案管理可以有效提升企业、单位、组织的管理水平以及管理效率。

1信息化数字化技术运用于企业档案管理的优势

1.1资源共享汇集互通

信息汇集的网络时代给人们的生活带来了很多便利，而企业在进行档案信息化数字化管理时，也会从中获得有效的资源。网络大数据的共享功能，使企业档案管理更具有了互通性。现今，企业正积极的探索和开发与本企业能够紧密联合的档案管理系统，以达到企业内部的资源互通与共享。基于此，企业中的档案管理部门，能够在信息技术的支持下，对信息数据进行搜集、储存、总结、运用等操作。一定程度上使档案数据的处理效率有了大幅度的提高，同时提升了档案工作的前沿性，为档案管理工作提供了动力。

1.2档案信息化数字化电子备份提升管理成效

与传统的企业档案管理形式相比，信息化数字化的档案管理更具有储存的优势。纸质的档案在进行保存时，空间上有一定的受限，如遇到天灾人祸或人为影响，都有可能造成档案文件的丢失或损毁，这对档案信息的储存有着极大的安全隐患。而网络化管理则能够随时进行信息的备份，不仅方便检索和查阅，还使档案保存的空间得到解放，为档案保存的时效性和安全性注入了全新的保护措施，使企业的档案管理更加富有成效。

2企业档案管理信息化建设问题分析

2.1基础设施建设不完善

当前我国大部分企业，仍旧对档案管理的信息化数字化建设认识较为浅薄，并且对档案管理工作的重视程度不足，管理层只顾着发展效益，在档案管理方面投入的资金以及精力都较少，导致档案管理基础设施建设不够完善，影响了企业档案管理的信息化数字化建设进程。档案管理的硬件设置建设低下。很多企业不愿意对档案管理中需要用到的计算机设备以及管理系统进行升级更新，并且部分企业甚至不具备档案管理中需要的硬盘、扫描仪、刻录机、相机等基础设备，这都在很大程度上影响了档案管理的信息化数字化建设。

2.2企业档案管理信息化建设存在问题

首先，高标准管理制度未能有效形成。该企业在档案信息化建设过程中需要制定统一有效且能够操作的制度标准，从而推进企业档案管理信息化建设遵循有序规范的原则，实现投入产出效率最大化。当前企业档案管理部门对于制度标准的制定存在滞后情况，往往是在信息化建设推进一段时间之后，工作中出现了问题才会进行相关制度标准的制定工作。标准的存在是弥补作用，而未能发挥引导作用，本末倒置，对于人员创新和机制创新也会产生一定的影响。如某部门在企业档案管理信息化建设中建立了统一的标准，对于人员如何操作，档案如何归档、如何提取和利用等都通过规定加以明确。但这些制度却未能在企业档案管理信息化建设中发挥带动作用，仍然存在部分单位标准制定不合理、不规范的现象。

3企业档案管理信息化建设相关优化建议分析

3.1创新管理，加强重视

企业档案管理信息化建设中，首先应积极创新管理理念，从主观层面上加强对企业档案信息化建设工作的重视，在企业内部形成良好的档案管理信息化建设氛围。具体而言，首先，企业顶层管理人员应认识到信息化建设不单是外部环境变化的需求，同样也是企业内部档案管理工作创新的必要举措。当前随着国家对企业档案管理重视程度的不断提升，企业必须积极进行革新，形成全新的工作机制，提升企业档案管理的效率。其次，企业中层管理人员在认识到企业档案管理信息化建设的必要性后，应做好企业档案管理信息化建设相关方案和计划的制定工作，为企业档案管理信息建设基础工作的落实发挥引导作用。最后，企业基层管理人员在接到上级的相关指示之后，要结合当前企业档案管理信息化建设的现状，制定具体可操作的计划，通过量化指标体现，及时进行阶段化建设的评估，稳步推进企业档案管理信息化建设工作。

3.2加强信息安全管理

档案信息的安全管理，是档案管理的信息化数字化建设过程中非常重要的组成部分。只有保障档案信息的安全性与保密性，才能保障档案管理的实际运用价值。首先要保障档案的物理安全，这是档案管理发展建设的首要保障。档案的物理安全主要体现在档案的构建与交付，在具体的设施过程中，要首先注重档案在构建过程中的设备安全，确保所有的设备符合国家安全并有国家保密局的安全认证。其次要注意操作过程中的安全管理，要明确档案管理的规范，制定相应的制度，通过培训、教育、签订保密协议等方式加强并提升工作人员的安全意识，确保工作人员能够按照安全规范的管理要求进行档案管理工作。例如不带电子设备进入档案构建现场、本人不能对外泄露档案管理的内容等。应创建严密的安全防卫系统，有方向的培养档案信息化管理的思想意识，配设专业的硬件设备，有效防止电磁干扰，尽量有安全配套设施等。

3.3建企业档案信息化管理专门平台

没有完善的信息化管理平台，企业的档案管理信息化工作将成为无根之木。要想建立企业档案信息化管理平台就要搭建专门的信息化平台，配备完善的计算机硬件设施及存储设备，选择适当的、功能齐全的档案管理系统软件，并且做到及时维护与更新，将企业档案的收集、整理、保管、统计等各个环节全部纳入计算机系统中，进行有序管理，方便企业员工进行查询以及归还、审批，促使企业的各类档案管理都在信息化平台上操作和实施，并且让企业内部人员习惯使用档案信息化平台，以最少的消耗获得最大的档案利用效率。

结束语

综上所述，企业档案管理信息化建设对于企业实现健康、稳定发展具有非常重要的作用。对于企业档案管理信息化建设推进过程中存在问题，要从强化安全保障、提升管理效率、建设专业化队伍几方面入手加以改进和提升，实现高效管理。同时还要合理选择技术、提升应用标准以及创新管理，提升对企业档案管理信息化建设的重视，立足企业发展现状，切提出适合的优化建议，切实从企业档案管理信息化建设层面促进企业健康、稳定发展。

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