建立新闻资料管理系统的必要性
在知识海量般的增长以及更新换代频率加快的今天，媒体的编辑记者使用资料的行为也发生了变化，由原来对文献的需求转向对信息的需求，就是说他们不再重视信息载体的差别，而是注重信息的连续性、相关性和实效性。他们希望了解最新的动态和新的事件、新的发展，以作为新的原料进行加工，给新闻报道注入新的内容。为了适应这一形势，新闻资料部门必须加大对网络信息资源的采集，构造有特色、成规模的新闻资料管理信息系统。

为了提高网络新闻资料采集的效率，方便高效利用，应该考虑采用数据库技术研发新闻资料管理信息系统。

成熟的新闻资料管理信息系统，首先按照定题服务的模式进行信息归类，定题信息服务是情报服务中最重要的形式之一，被称为SDI（Selective Dissemination of Information Service）。它的含义是：用户提出某一项具体的研究项目，由信息机构跟踪研究进程，提供相关的动态文献。SDI是情报服务中最有效的方法之一。当然这种成功的模式也可以搬到互联网上。定题服务需要快捷有效的信息沟通，这就对实时传输技术提出了要求，提供SDI服务的系统和一般的管理信息系统结构上并没有太多的不同，不同之处在于其数据库的内容都是经过精心挑选，服务于特定用户的需求。
二、新闻资料信息采集的指导思想
作为新闻专题制作中的背景材料，新闻资料信息能补充新闻的不足，增加新闻报道的厚重感，最大限度地满足观众的求知欲，阐明深一步的意义，增强新闻的可读性，提高新闻价值。我们贮存的各种新闻资料，是媒体编辑部门，特别是一线记者查证新闻事件的名称、数字、引语和史实等的重要依据，在一定程度上制约新闻的深度和时效性，也制约新闻的准确性与真实性；同时，新闻资料还可以作为预测和研究未来的依据。一直以来，新闻资料部门海量的传统形式的信息，查找起来十分不方便。网络环境给新闻资料的存储和使用带来了极大的便捷，可以利用计算机、扫描仪将有用的信息录入计算机，进行数据库的建设。特别是对网络信息的采集，在今天的新闻资料工作中应该日渐趋于主导地位。信息采集系统就是将非结构化的信息从大量的网页中抽取出来保存到结构化的数据库中的软件。网络是一个动荡的环境，每天都在不断地产生新的信息，很多信息也在不断地消失。

 网络信息采集示意图

 网络信息采集的总体指导思想，是由网络信息本身特征决定的。网络信息采集的原则包括以下几方面：

1、 连续性原则。信息采集是一个完整过程，是个连续性的工作。

2、 针对性原则。信息采集是依据用户的实际需要，有目的、有针对性、有重点、有选择地收集利用价值大的、符合需求的信息。

及时性原则。信息采集工作要及时发现、捕捉和获取各类信息。

预见性原则。信息获取既要着眼于现实需求，又要获取那些对将来发展有指导作用的预测性信息。

三、提升信息时代的新闻信息资料工作的“软实力” 

当今国际传媒业发展的趋势之一就是联合网站，他们纷纷加大对互联网的资金投入，细化各自的服务内容，更新信息传播的手段。直面汹涌而来的信息技术大潮和日益加剧的国内外竞争，作为信息积累者的新闻资料部门必须重新审视自身状态，改变传统的工作方式，以适应新形势的发展。如果说新闻资料工作在信息时代的“硬实力”是指计算机、网络平台、馆藏资料、库房设施等等，那么，新闻资料工作的“软实力”便是作为资料人的一种适应新形势、可持续发展的能力，即：以人为本，高效低耗，最大限度地发挥资料人的聪明才智，使工作效率与经济效益最大化。这种软实力强调“节约型发展”，运行的是“高效低耗”的新模式：无需消耗高昂的发展成本，通过自己的优质服务“吸引眼球”进而实现发展目标。同时,新闻资料工作“以多为王”的定位理念已过时,代之以“质量为王”的定位理念,以质量求生存，比如优质专题、独家链接、精品资料、唯一影像资料等，以此牢牢吸引观众并锁定市场。例如自2005年以来，我们资源管理中心尝试将每月一期的音像内参《金鹰参考》在湖南省委的内网播出，其主题是为湖南所有的地、州、市县级以上的领导提供服务决策、开拓视野、启迪思路的服务，《金鹰参考》各栏目的视点力求具有前瞻性，为了做到时效性强、信息量大，内容有新意，我们在全省内广泛建立了“通讯员联系网络”，通过互联网大力开发信息渠道，运用现代先进技术把优质网络信息充实进来，经过筛选、提炼和编摘，实现小范围资源共享，《金鹰参考》多次受到省委领导的积极肯定。在此，就提高“软实力”的应用能力提供几点具体思路：

强化新闻信息资料的社会化服务理念。首先要在树立“满足使用者的个性化服务需求”的全新服务理念;再者就是要积极探索新的服务模式，变传统单一、静态、低效的模式为提供特色讲座、发布深层信息等动态的主动服务的模式；第三就是要融于市场的大环境，在市场竞争里培养升华服务理念，更好的为经济建设和文化建设服务。

新闻资料管理部门要依托本身的资料信息资源，针对使用者的具体需求，对某一领域或某一专题有利用价值的文献进行搜集、分析、评价、处理、存储，并按照一定标准和规范将特色资源信息数字化，建立满足使用者的特色数据库，力求使特色数据库的建立成为新闻信息资料部门服务用户、参与市场竞争、提高影响力，实现资源共享的重要保障。

充分利用网络化服务的优势，创建远程服务体系，发挥新闻资料信息管理人员在分类、加工和组织整理网络资源的专长，收集、筛选出有价值有序的信息资料，通过对网络资源的有效组织管理，使现代信息环境有序有效、方便快捷为使用者提供服务。
在信息时代的今天，无论是网络经济还是大众娱乐休闲，媒介的同质化程度越来越高，竞争也越发的激烈残酷。我们作为省级广电系统的资料管理部门，更应心怀使命感、责任感和紧迫感，不断拓展在新技术条件下，将资料信息用足、用活、用好的途径，实现信息资料管理的社会效益与经济效益双丰收。