引言：随着企业规模的逐步发展和不断壮大，企业档案管理的重要性日益凸显。企业规模的扩张与业务经营范围的多元化，使得文书档案不仅承载着企业历史文化的积淀，也成为了日常运营与决策制定不可或缺的信息资源。高效能的档案管理体系能够促进企业运作效能的提升，确保信息流通的精确度与时效性。然而，个别企业在档案管理实践中尚存不少短板，限制了文书档案资料的充分利用。因此，在新时代背景下探究企业文档档案管理的改进路径与优化策略，显得尤为迫切且具有实践意义及理论价值。

一、企业文书档案管理存在的问题

1、档案管理意识淡薄

在个别企业中往往未能充分认识到档案管理的重要意义，致使此环节在企业内部未受到应有的关注度。在日常运营过程中，企业易于陷于短期业务操作的泥淖，而忽略了档案管理对未来发展的长远贡献。文书档案材料的收集、分类及保管工作浮于表面，缺失了必要的系统化与标准化，引发了信息碎片化、完整性缺失的问题。这一现状不仅削弱了文书档案利用的有效性，也提升了信息检索与应用的难度。再者，因档案管理意识的薄弱，企业普遍存在档案管理岗位人员配置短缺及专业能力欠佳的现象，进一步制约了档案管理工作的效率，难以适应现代企业发展步伐的需求。

2、管理制度不完善

企业在档案管理领域面临的挑战在于其制度构建的非系统化与非科学性，这直接引发了档案管理工作上的标准缺失与规范缺位。各职能部门采取的档案管理策略存在显著差异，从文书档案的划分、存档至利用均缺少一套统一的基准，从而形成了一种分散独立的管理模式，不仅加剧了档案管理的繁琐程度及劳动强度，还可能造成文书档案的多重保存或遗失问题，威胁到文书档案的完整性与一致性。另外，管理制度的模糊性也使得文书档案的安全防护与保密性难以达到理想状态。档案管理工作因缺乏规范而显得任意无序，这限制了文书档案资源的顺畅共享与高效利用，进而阻碍了企业信息资本的有效整合与运用。

3、信息技术滞后

在当下的信息时代背景下，个别企业的文件管理体系依旧维系于传统的纸张载体阶段，未能充分融入现代化的管理方法与技术支持。此种依赖纸质的管理方式，不仅大幅度占用实体存储空间，造成文件资料易于受损及丢失。纸质文件在检索与应用上的效率偏低，往往需要投入大量人力资源与时间成本以查找单一文件，这显然无法适应现代企业对于文件管理高效、便捷的本质诉求。由于管理领域内采纳信息化管理系统，错失运用先进技术进行文档自动分类、智能化搜索及高效档数字化水平有限，信息资源的迅速共享与传递受到阻碍，间接影响到企业决策的速度与精确性。

二、新时期做好企业文书档案管理工作的策略

1、提升管理意识

文书档案是全面反映企业各方面工作，记录发展历程，保存历史，为企业可持续发展和领导决策提供有效的文书档案服务的重要材料。企业应高度重视文书档案文件材料的收集移交工作，加强领导、明确责任、制定专人负责应归档文件材料的收集移交工作，确保文书档案收集齐全完整。一是企业要组织文件管理教育宣传项目，借助内部研讨会、专题讲座及信息传播渠道，向各级管理人员、普通员工宣传文件管理的基础理论与重大意义。这样不仅能够深化员工对文件管理任务的重视程度，还能增进其管理技巧与认识。二是企业需建立健全文件管理的规章制度，明晰管理责任部门与操作流程。建立文书档案职责网络图，关注管理细节与规范性，树立正面的文件管理示范。同时，引入激励机制及奖惩体系，以激发员工参与文件管理的积极性与责任感。在日常工作中，强化监督与审核机制，及时识别并修正实践中的缺陷，确保文件管理工作的持续精进与优化。促使企业文件管理实践趋向科学化、标准化道路，进而增强企业管理效能与服务质量。

2、加强人员培训

档案管理工作的效能与专业人才的素养息息相关。一是企业需拟定周密的培训规划，规律性地实施培训课程，课程内容如档案管理的基础理论、新兴技术及最佳实务操作，以确保存档管理人员掌握稳固的专业学识。二是企业可通过筹办专家讲座与交流活动，邀请业界精英分享实战经验和案例分析，助力档案管理人员把握行业趋势的最新脉动与尖端科技，从而拓宽其认知边界。三是鼓励档案管理人员投身于专业研讨会及学术论坛，与其他从业者进行深入的交流互动，借鉴高效的管理模式与技术应用实例，以此增强其业务实践能力。构建档案管理人员的职业晋升体系亦为关键一环，企业应设定明确的晋升路径与奖励机制，激励他们持续学习，追求卓越。通过实行档案管理职业资格认证及考核系统，验证并认可档案管理人员的专业资质，确保其能妥善执行各类存档管理任务。

3、完善管理制度

构建一套科学化、规范化的档案管理体系，是奠定档案管理工作坚实基础的关键步骤。企业应当依据其独特的运营实况，定制一套周全的档案管理制度，明确规定文书档案的划分准则、归档程序、保存条件及利用机制。一是对当前的档案管理状况进行全面审视，识别存在的缺陷与短板，并据此规划行之有效的改进策略。其次，该制度需全面覆盖文书档案的搜集、分类、归档、维护、查阅与销毁等所有关键阶段，确保每一环节均有详尽的操作指引与质量标准。通过搭建标准化的文书档案分类框架，企业能够促进档案管理的条理性，加速文书档案的检索与应用过程。二是企业必须确立严密的文书档案保护规则，以保障文书档案在储存期间的完整无损与安全留存。三是关于文书档案的调用与外借，亦应设计详尽的管控流程，明晰权限范围与申请步骤，有效遏制文书档案的误用与信息泄露风险。

4、利用现代技术

通过信息技术策略来实现企业文书档案的数字化管控，是增强档案管理效能的关键路径。首要步骤涉及构建电子化的档案管理系统，旨在达成文书档案资料的数字化保存、检索及应用。这一系统促使纸质文书档案向电子文件格式转化，简化了文书档案的归类、存档及查询流程，显著提升了档案管理的效率与精确度。融入云计算技术至档案管理中，可将文书档案数据迁移至云端存储，此举不仅加固了数据的安全防线与稳定性，还促成了文书档案资源共享的无界化，消弭了地理与时间的障碍。大数据技术的介入，则为文书档案数据的深度剖析与发掘提供了可能，为公司输送宝贵的信息参考。举例而言，大数据分析能够预见文书档案使用的趋势及需求，引导档案管理策略的优化，推动文书档案使用率的上扬。此外，人工智能技术的嵌入将档案管理带入智能化的新纪元，如智能分类、智能搜索及自动化归档等特性，再度加强了管理的效率与精确性。

三、结语

新时期，企业文书档案管理工作不仅是企业发展的内在要求，也是确保企业信息资源得到高效运用的关键环节。通过对当前企业档案管理中存在的问题进行剖析，并相应地提出改进建议，能够为企业在此领域的实践提供有价值的指导。唯有不断推进档案管理工作的创新与完善，才能更好地适应现代企业发展的需要，进而促进信息资源的充分挖掘与价值增值。

参考文献：

[1]祝华.浅谈新时期如何做好档案管理工作[J].财经界,2023,(36):57-59.

[2]朱昶敏.浅析新时期下如何做好企业档案管理工作[J].中国管理信息化,2019,22(18):191-192.

[3]贺悦.新时期做好档案管理工作研究[J].办公室业务,2019,(11):89.