企业档案资料的主要特点是：种类多、数量多。在传统管理模式下，可能会出现管理工作精细化水平不达标的问题，容易影响管理职能的实际发挥情况。基于此，各个企业都在积极优化管理观念，尝试结合档案管理工作的基本特征，规范化开展精益管理工作，旨在降低工作难度，保障工作质效能达标。
1.使用精益管理方案需要重视人才的地位和作用
1.1开展人才素质教育工作
档案管理工作必须要由专业的人才负责完成，如果人才的工作素质无法满足使用精益管理理论的要求，就会增加工作的开展难度，拖慢档案管理工作的创新发展进度。基于此，在推广精益管理方案时，应先对人才进行素质教育，提高人才的工作责任心，鼓励人才主动总结工作经验，分析现存工作问题，引导人才自觉引进新思想，转变个人工作思维，以此来适应新档案管理工作的发展变化。关键要培养人才的精益管理意识，让人才学会在日常工作中运用精益思维处理问题，这样就可以解决工作难题，提高工作的细节化、精细化水平。
1.2开展人才技能培训工作
精益管理要求档案管理人员具备细心发现工作中各类问题的能力，这需要企业意识到人才的重要作用，积极进行人才能力考核工作，根据考核结果，及时安排人才学习理论知识，弥补人才在工作中的不足之处。具体应结合档案的收集、整理、开发利用问题，学习相关专业知识技能。同时，企业应提供精益管理能力的培训课程，让人才可以在不断学习的过程中提高个人综合实力，注意提高人才的自主学习意识，调动其工作积极性，这样才能灵活解决工作中遇到的各类问题，将企业档案管理工作充分落到实处。
2.使用精益管理方案需要规范档案管理工作流程
2.1优化档案归档整理思路
不同档案管理人员之间如果档案资料的整理没有统一的标准，其资料很容易出现混乱。比如，不同档案人员对资料的分类定义不同，其归档储存位置自然也不同，其他档案管理人员想要查找资料时，很难快速精准地通过分类找到想要的资料。因此，档案部门的管理层要提前设置好档案的分类标准，针对不同部门、不同类型、不同时间、体量的资料进行相应的分类，并要求管理人员严格按照其分类标准来整理和储存资料。同时，档案管理工作要有主次重心，并非是企业运作中产生的所有资料都值得被存档归纳。相关档案管理人员要优化档案结构、科学确定档案分类标准、判别需要归档的资料类型，以此来提高档案管理的工作效率。
2.2优化档案服务工作流程
新时期，工作人员实际进行档案管理工作时，不仅要落实工作的管理职能，还要提升服务意识和能力，优化服务工作的流程。因为档案管理的重心不是一味的存储档案，而是要为人们提供便捷的资源开发利用途径，发挥档案的使用价值。不过，由于各种资料沉淀在储存系统中，为了加强对数据价值的挖掘，相关人员要及时理清档案服务工作的思路，编制工作计划。档案管理部门收纳着企业内的各项信息数据，不同的数据，其机密性不同。管理人员要对不同类型的档案资料划分出不同的查阅权限。同时，对于查阅资料的人员，要做好相应的时间、人员、查阅内容等相关登记，确保查阅留痕。另外，要关注人们对档案的实际使用诉求，从以用户为中心的角度出发，积极提升服务质量、效率，提高人们对档案管理工作的满意度。
3.使用精益管理方案需要建立完善的管理机制
3.1建立绩效考核机制
人员工作态度、行为是影响精益管理方案在档案管理工作中应用效果的关键因素。因此，企业在编制内部管控机制时，会专门针对员工的工作情况设置公平、公正的绩效考核机制。旨在通过量化考核指标，清晰的了解每位档案管理人员日常工作进展，由此作为对员工进行奖励或处罚的基本指标。比如，参考档案资料的完整性、真实性，档案归档的数量以及实际的开发利用情况，对表现优异的员工公开进行精神表扬和物质奖励。如果员工工作态度不积极，没有按时完成本职工作任务，就要予以相应的处罚。一般以扣除绩效奖励为主要手段，并要进行警示教育，提醒员工及时转变工作态度，规范工作行为。如果多次考核不通过，则要考虑对员工进行岗位调动工作，更换符合岗位用人要求的专业人才，实现精益化档案管理目标。
3.2落实目视化管理任务
档案资料的精益管理追求的是不断改进、不断优化的动态管理过程，企业可以设定管理工作的短期目标和长期目标，并落实目视化管理任务，制定出档案管理工作的目视板，通过目视板来展示出档案管理工作年度、季度、月度的工作具体情况，将工作进度以及相关责任人的工作完成情况进行集中展示，通过这种视觉化的管理模式来向上级传递管理信息，方便从中找出现阶段档案管理工作的优势和不足之处，找出后续的精益管理方向，体现管理工作的科学性和合理性。
4.使用精益管理方案需要落实档案信息化建设任务
信息技术可以用于解放员工的双手，实现自动化数据收集、整合和传输工作，为解决精益化档案管理难题提供了技术支持。因此，企业应积极引进计算机技术及设备，落实档案信息化建设任务。
4.1建立档案数据库
在信息化建设进程中，首要任务就是将企业内部所有的纸质档案资料转换成电子化的数据信息，注意统一电子档案的格式，将这些资源集中存储在网络平台上。这要求企业建立数据库，可以选择根据档案的不同类别，分设文化档案、经济档案等不同的资料库，方便对资料进行分类管理。其次，应使用云存储技术来合理扩大存储空间，实现对数据的永久存储，这是保证资料完整性的关键技术，能为精益管理工作的有序开展提供基础支持。最后，应设置数据库的登录权限，注意要对机密档案单独进行加密存储，并要通过设置安全防火墙、定期进行系统杀毒等方式，充分保障数据库的运行安全与稳定。
4.2进行信息共享管理
在精益管理理念的支持下，落实企业档案信息化建设任务时，应积极借助互联网技术，为企业内部的各部门员工之间提供信息共享的渠道。目的是让员工根据业务工作进程，及时将产生的数据信息上传到网络平台，由档案管理人员统一进行档案的实时存储，保证工作的及时性。与此同时，可以尝试在网络渠道中为企业与企业之间搭建沟通桥梁，对一些基础的、非机密性的档案进行共享管理，旨在最大化发挥档案资源的使用价值。此外，针对精益管理要求，还可以与其他企业的人才进行实时交流，方便进一步优化管理策略，降低管理难度。
结语：企业在档案管理工作中使用精益管理方案时，需要先提高人才的精益化管理意识，安排人才学习专业理论知识，确保人才的工作素质、能力符合现代化档案管理工作要求。同时，企业要积极优化档案的归档工作流程，突出体现工作的服务属性，还应建立健全的管理机制，用于约束员工的实际工作行为。必要时，可以引进信息技术，通过构建网络工作平台，开展智能化、精细化的档案管理工作，显著提升工作质量与水平。
参考文献：
[1]徐曼.基于精益思想的档案管理优化[J].机电兵船档案,2024,(1):83-85.
[2]范海斌,李秋香.精益管理在煤炭企业档案管理中的应用[J].产业科技创新,2023,5(6):99-101.
[3]任星.精益管理视角下医疗卫生档案管理质量的提升[J].黑龙江档案,2021,(3):44-45.
